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Chikirinの日記 RSSフィード

2013-02-04 仕事の超重要スキル その2

前回に引き続き、ビジネスパーソンに求められる超大事な仕事のスキル。マルチタスク・マネジメントに続く二番目の重要スキルはコレ↓


2.生産性の高い伝え方を身につけること

皆やたらとコミュニケーション能力という言葉を使いますが、それって概念が広すぎます。“仕事がデキル”とか、“有能な人”などと同じで漠としすぎ。

コミュ系のスキルの中で、私が最も大事だと思うのは、生産性の高い伝え方を身につけることです。

簡単にいえば、「言いたいことを、ちゃっちゃと相手に伝えるスキル」です。


だいたいね。

「5分も話してるのに、何が言いたいのか全然わからん奴」とか、ビジネスパーソンとして成り立ってないです。


そして、伝え方の生産性を高くするための第一歩は「伝える方法の選択」なのに、これを意識して選んでない人が多すぎます。


伝える方法には

1)会って直接話す

2)電話で話す

3)メールで伝える

4)FB メッセージ、twitterDM、携帯メールその他の簡易メッセージツールで伝える


などがありますが、「今、このメッセージはどれで伝えるべきか」を正しく選べているかどうかで、伝え方の生産性の半分(以上?)が決まります。

反対に言えば、「どういう場合にどれを選ぶべきなのか」がわかってない人や、いつでもひとつの方法しか使わない人は、それだけで相当の生産性の低下を招いてます。


たとえば、「会って話す」のは、

・話す内容の複雑さレベルが一定以上であり

・資料をみながら、もしくは、ホワイトボードなどを使いながら話す必要があるか、

・3人以上の複数で話す必要がある。 もしくは、

・人物評価をする必要がある

といったときに有効です。


それ以外の時に「会って話す」方法を選ぶと、生産性が非常に低くなります。

会うためには双方のスケジュールを押さえ、少なくとも一方には往復の移動時間が必要となるなど、多大な時間がかかります。スケジューリングだけのために、メールを何度もやりとりしなくちゃいけない場合もあります。

電話やメールで済む話をわざわざ会ってするのは、ものすごく生産性を下げてしまうのだということを、まずは理解しましょう。


「とりあえず会いたいです」みたいなメールを送ってくる人は、たいていの場合、自分がとても暇です。なので、生産性の概念がありません。

「とりあえず会う」なんてのは、暇な人同士でやってるのはいいですが、普通は「なぜ(電話でもメールでもなく)会う必要があるのか」説得できないと会ってもらえないし、時には返事ももらえないでしょう。

一番ひどいのは「話を聞いてほしいので会ってください」とかいうリクエストです。「話を聞いてほしいだけなら、録音して送ってください」って思います。



次の「電話で話す」ですが、これは、

・記録を残す必要がなく、

・ふたりで話せばよく、

・お互いの意思確認をしながら進める必要のある話

の場合に、とても生産性の高い方法です。


「複数回の意思確認を踏まえて進める必要のある話」をメールでしようとする人がいますが、それってめちゃくちゃ非効率です。

意思確認ポイントが3カ所ある話をメールでするには、

・もしAならこうですが、Bならこうして欲しいです

・Aの場合、(1)ならこうで、(2)ならこうしましょう

・Bの場合、もし(3)ならこうで、(4)ならこんなことを考えています。

・で、もし、Aで(1)の場合・・・

みたいになるでしょ。


意志決定ポイントが複数ある話は、電話でやれば、切り捨てた方の選択肢については一切話さなくてすみますが、メールだと、すべての可能性を想定して書かなくちゃいけなくなります。

そして、そんな複雑なことを文章化できるスキルをもった人は多くなく、たいていは読む方もこんがらがってしまい、全くもって伝える生産性が下がります。


なので、そういう話は電話ですべきなんです。電話なら、

「Aですか?それともBですか?」

「Bです」

「なるほど。じゃあ、Bの(1)ですか、(2)ですか? なるほど、Bの(2)ですね。で、日時はxですか、それともyですか?」

という感じで、選ばない選択肢について一切触れずに話せます。


あと、電話って突然かかってくるもんだと決めつけてる人もいますが、仕事だと、時間を決めて電話で打ち合わせることもよくあります。電話なら隙間時間でもできるので、会うよりも圧倒的にアポがとりやすいです。

早朝や夕方以降でも、10分だけ電話で!というリクエストなら、昼間のアポはほとんどとれない人でも話せたりします。

特に、一度も会ったことのない人でも電話で用事を伝えることができるようになると、伝える生産性はとても高くなります。なんとかの一つ覚えみたいに「一度お会いしたいのですが」とかいうメールばかり送ってないで、電話で話すスキルを身につけましょう。



メールで伝えるのは、多くの方が活用されていると思いますが、

・初めての人に自己紹介と依頼をしたい場合(こちらから言いたいことが圧倒的に多い場合)や

・記録を残したい案件(アポの日時確認など)

・外部リンクを使いたい場合

・時差がある人や、めっちゃ忙しい人に「とりあえず伝えたい」時

に、めちゃ便利です。


メールの書き方はあれこれ実用書にも載っているので、私からのアドバイスはひとつだけです。とりあえず、「相手に何を期待してるのか」だけは明確にしましょう。

返事がいるなら「お返事をお待ちします」と書くべきです。なにかに協力をして欲しいなら、何をしてほしいのか、明確に分かるように書くべきです。

「ご協力頂きたいのです」とか「こんなことを考えています。よろしくおねがいします」と書いても意味不明です。何をよろしくすればいいのか、全然わかりません。

相手の時間が欲しいのか、智恵が欲しいのか、お金が欲しいのか、ちゃんとわかるように書きましょう。



最後に、各種SNSのメッセージツールです。これは、メールアドレスがわからない場合にも使えて、メールほどの形式も踏む必要が無く、手軽で便利ですよね。


これが有用なのは、

・メールアドレスが分からないけど、SNS を頻繁にチェックしてそうな人に最初のコンタクトを取る時

・既によく知っている相手に、ちょっとしたお知らせや質問をする時

などでしょう。


一方、

・背景説明が必要な複雑な話題には不向きだし、

・相手がそのメッセージを確実に見てくれるかも定かでないし、

・相手がそれらを「仕事」に使っているか、「個人の趣味に使っているか」を見極めてから使わないと、非常識なコトになります。


たとえば、韓流ドラマについてばかり呟いているアカウントに「初めまして。お仕事の件で・・」とか送っても、返事は返ってこないでしょう。

もちろん、自営業の人で、自分の営業活動のためにSNSを使っている人なら、メールより SNS でコンタクトした方が返事が早いこともあります。

大事なことは、自分にとってそのツールが使いやすいかどうか、ではなく、「相手にとって、そのツールが何用のツールなのか」ということを、きちんと理解してから使うということです。


家族のコトやパーソナルな趣味のことしか発信していないフェースブックのアカウントに、いきなり仕事のメッセージを送るのはとても野暮なことだし、相手にもいい印象は与えません。

たとえ本当にそれしかコンタクト方法がないとしても、まずは「こんなところに連絡して申し訳ないけれど、仕事の件でコンタクトをとりたいので、どこに連絡すべきか教えてください」と伝えるべきです。


★★★


というわけで、コミュニケーション能力がなんたらかんたらという前に、「言いたいことを、もっとも効率よく相手に伝える」という、ごくごく基本的なスキルを身につけましょう。

そしてそのためには、「今回のこの用件は、何で伝えるべきか」を意識的に選びましょう。というお話でした。


そんじゃーね。