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2012-02-13 メール作成を時間短縮する

メール作成を時間短縮する

| 01:13 | メール作成を時間短縮するを含むブックマーク メール作成を時間短縮するのブックマークコメント

ビジネス上、メールのやりとりに使う時間というのは非常に多いですね。

2009年に実施されたあるアンケートによると、1日に1時間以上使っている人が50%以上、30分以上使っている人を含めると80%の人が時間を割いているようです。

少なくとも、私も今の形になるまでは1日に1時間近く、今でも30分くらいはメールの処理に時間を使っていると思います。


しかしメール中の文字は、殆どがパターン化されているものが多く、何度も入力していたりします。

そこで時間短縮する方法としては、

1.Gmailを使う

Gmailを使えば、まずスパムメールやダイレクトメールなどに時間を使う必要がなくなります。

これだけでも結構時間短縮になります。

 【関連記事】

  Gmail関連の記事は多すぎるのでこちらから気になる記事を参照ください。


2.署名に挨拶文も入れる

「お世話になっております。」とか、「よろしくお願いいたします。」などといった言葉は、ほぼ必ず書いています。

そこで、メールの署名に最初からこの文章も入れておけば書く必要はありません。

 【関連記事】

  メール作成をちょっと楽にする方法(Gmail)

  GmailとGoogleAppsのアカウント両立と活用(3)

  Gmailの署名が複数アカウントで変えられるようになった


3.IMEの辞書に単語や名前を登録する

私はGoogle日本語入力を利用していますが、例えば

 "か" ⇒ "川瀬 広宣"

 "じゅうしょ" ⇒ "〒16X-00XX 東京都新宿区〜〜〜"(自宅の住所や会社の住所)

 "でんわ" ⇒ "03-0000-0000" "090-0000-000"(自宅や会社、携帯の番号など)

 "お" ⇒ "お世話になっております。"

 "めーる" ⇒ "XXXX@gmail.com"(個人や会社のメールアドレス

などを登録しておくと便利です。

他にも会社のドメイン名を登録しておいたり、専門用語やよく使うコードなどを登録するのもいいと思います。


まずはこのくらいやっておけば、かなりメールの処理時間は短縮出来ると思います。

ここから先は、出来るだけFacebookメッセージを使うとか、チャットなどを活用していくと、そもそもメールそのものが減るので根本的な解決になったりします。


メールというのは「回答としてキッチリまとめて書く」為、正確さを求めて時間を割いてしまう事が多いのですが、Facebookチャットなどだと、口頭で話す時のようにさくさく進む為、絶対的な時間短縮になります。

ただ、メール文化はそうそうなくならないでしょうから、両方使いながら短縮していけるのが良いですね。

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