ビジネス文書を作成するにあたって、抑えておきたいコツ - 資格試験合格と求人・就職・転職情報

ビジネス文書を作成するにあたって、抑えておきたいコツ

①１文書１用件・・・一つの文書には一つの用件のみを記載するように心掛ける。一つの文書に複数のことを記載する場合は、関連のある事項に留め、箇条書きするなどして、一目でわかるように記載する。
②わかりやすい文書を心掛ける・・・意思表示は、はっきりと記載する。特に、イエス・ノーについては、あいまいな文言を使わずに、はっきりと記載する。
③６Ｗ２Ｈを心掛ける・・・いつ（when）どこで（where）誰が（who）なぜ（why）何を（what）誰に（who）どのように（how）数量は（how much）
④文書は、横書きで記載する・・・数字を記載する機会の多いビジネス文書では、横書きが主流となっている。
⑤臨機応変に対応する・・・必ずしも、事実をありのままに記載するのではなく、時として、臨機応変に対応する必要がある。それが稼げるビジネス文書のコツである。

ビジネス文書文例

ビジネス文書の書き方　
①受取人への敬称のつけ方　②頭語と結語　③時節の挨拶　④基本的な書出し　⑤末文の挨拶

社交文書　見舞い・礼状・年賀状
取引先宛の年賀状上司宛の年賀状暑中見舞い寒中見舞い中元の贈り状中元のお礼歳暮の贈り状歳暮のお礼新会社設立の挨拶状

商取引文書　通知・案内文
電話番号変更のご通知営業所移転のお知らせ本社社屋移転のご通知価格変更のお知らせ夏季休業のお知らせカタログのご送付について

商取引文書　照会文
リコールの照会在庫の照会入金額不足の照会送金着否の照会注文内容の照会取引先の信用の照会人物の身元の照会取引条件の照会価格の照会

商取引文書　申し込み・勧誘
共同開発の申し込み共同販売の申し込み特約店取引の申し込み新規取引の申込見積もり参加の申し込み初回取引の注文書短期間での納品を求める注文書見計らい注文書指し値による注文

商取引文書　交渉・依頼文
資料送付の依頼出荷延期の交渉・依頼納期短縮の交渉・依頼商品価格値上げの交渉・依頼商品価格の値下げの交渉・依頼

商取引文書　督促文
領収書発行の督促不良品回収の督促代金支払の督促商品納品の督促貸与物の返品の督促

商取引文書　抗議・抗議への反駁
商品未着・不良品納品・商品誤送に対する抗議不意の返品に対する抗議契約不履行に対する抗議契約破棄に対する抗議商品価格引き上げ・値引き注文に対する抗議請求金額に対する抗議営業妨害に対する抗議社員の非礼に対する抗議

商取引文書　承諾の文書
納期延期納期短縮返品支払期日延期値上げ値下げ取引条件変更指し値価格引き上げ注文取り消し新規取引委託販売正規代理店取引共同販売共同開発

商取引文書　断りの文書
納期延期納期短縮返品支払期日延期値上げ値下げ取引条件変更指し値価格引き上げ注文取り消し新規取引委託販売正規代理店取引共同販売共同開発

商取引文書　謝罪の文書
商品品切れの謝罪不意の返品についての謝罪不良品納品についての謝罪商品誤送の謝罪商品破損の謝罪支払遅延の謝罪請求書誤記の謝罪領収書誤記の謝罪契約事項不履行の謝罪社員の不手際に対する謝罪