シリアル・ポップな日々

■[gtd][pc]OutlookでGTD

GTDは私にとってかかせない方法ですが、ポイントはどんなツールを使うかですね。

仕事ではアウトルックOutlookを使用してGTDしています。

1. ほとんどの作業がデスクワーク
2. webツールは使えない
3. 異動してもOutlookはだいたいパソコンに入っている
4. もちろんソフトウェアの使いやすさ

などの理由です。

GTDの「プロジェクト」はアウトルックの「仕事」に入れます。情報は全て「仕事」のメモ欄に記入。チェックボックス、□■などですね、を使って細かい「次の物理的なアクション」（NextAction）に分けます。

「次の物理的なアクション」は、直接「スケジュール」に入れることもあります。

「プロジェクト」については、アラームを使ってほとんど全てを一日一回はレビューするようにしています。

今、３０ほどの「プロジェクト」を抱えていますが、ここ＝アウトルックに全て入っていると思えば、簡単に忘れておくことができます。考えるべき時が来たらアラームで教えてくれるので、言わば優秀な秘書を一人雇っているようなものです。「ポケット一つの原則」にもかなっています。

私の周囲でアウトルックを使い倒している人はいません。みんなどうやって複数の仕事を管理しているのか不思議です。

ちなみに繰り返し発生する作業のチェックリストは、アウトルックの「メモ」を使います。

本当はメールもアウトルックで管理すればいいんでしょうが、これは使いやすさからTunderbirdを利用しています。

検索は、Googleデスクトップですぐに探すことができます。アウトルック内のデータはGoogleデスクトップでは「その他」で絞り込みが簡単です。

ちなみに仕事以外でのGTDはモレスキン・メモポケッツでアナログやっています。remember the milkとか使っていますが結局アナログがいい、という話はまたするかもしれません。

【追記】2009/04/07

メーラーについても今はOutlookに統一しています。「ポケット一つ原則」でその方が便利だからです。

検索についても今は「Windowsデスクトップサーチ」を使っています。アウトルックの種類ごとの絞込みが簡単なのがいいです。マイクロソフトなのでそうでなくては困りますが。

追記したのは、この記事が「gtd outlook」という検索で上位に来ているからです。

また、仕事以外のGTDについては、EBt＋ロディアでやっています。EBtで「プロジェクト」を管理して、「次の物理的なアクション」をロディアにチェックボックスで書いています。

【追記２】20091205

ちなみに、完了したプロジェクト「仕事」は、「フォルダへ移動」で完了した時点の「予定表」に移してしまいます。そうすることで「仕事」には現在実行中のプロジェクトのみが残ってスッキリします。また完了した「仕事」の内容はコピーしてテキストファイルに貼り付けておきます。GREP検索ができるNoEditorで後から検索できるようにですね。

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