2006-04-13 Google Calendarのスケジュール共有機能の使い方
■[Web2.0]Google Calendarのスケジュール共有機能の使い方
Google CL2としてクローズドβが続けられていた、Google Calendarがいよいよ公開になりましたね！
全体としてとても手堅い造りで、ツールとしての使い勝手はかなりのものです。
今日は、他の方がGoogle Calendarの一般的なレビューについては記事にしていると思いますので、僕のところではスケジュール共有機能のみに着眼して、簡単な利用方法をご紹介したいと思います。
大枠の手順
Google Calendarは基本的には自分のスケジュールを管理する為のサービスですが、特徴的な機能として他の人とスケジュールを共有することができます。ただ、現在は英語版しかなく操作がちょっとわかりにくいので、以下ではスケジュール全体を共有するための機能についてご紹介します。
ここでは、とある【Aさん】と【Bさん】がスケジュールを共有する事を考えます。具体的には、【Aさん】のスケジュールを【Bさん】に共有する事を目標にします。
【Aさん】の画面
【Bさん】の画面
手順としては、大枠二つに分かれます。
- � �Aさん】がカレンダーを公開する相手を【Bさん】に設定する
- �◆�Bさん】が【Aさん】のカレンダーを自分のカレンダーに追加する
つまり、共有する人とされる人が相互に操作を行うことで、スケジュールの共有を行うことが出来ます。
以下では、具体的な操作手順をご紹介します。
� �Aさんの操作】：カレンダーを公開する相手を設定する
(1) まず、Aさんの画面の左下、「Calendars」パートの中の共有をするカレンダーのプルダウンメニューを選択します。
(2) プルダウンメニューを開くと、「Share this calendar」メニューがありますので、選択します。
(3) カレンダーの詳細画面が開きますので、「Share with specific people」の欄に共有する相手【Bさん】のGMailのアドレスを入力します。
(4) 【Bさん】のアドレスが追加された事を確認してください。
(5) また、プルダウンメニューからカレンダーの公開相手に対して、どの程度の情報を公開するのかを選択できます。今回は内容は見れるが編集できない「Share all event details」を選択します。
(6) 画面上部に「Changes saved」という表示が出れば、登録完了です。
以上で、【Aさん】が【Bさん】に自分のカレンダーを公開する設定が完了しました。
【追記】
ここまでの作業が完了すると、【Bさん】に対して【Aさん】がカレンダーを公開した旨を通知する、以下のようなメールが【Bさん】宛てに届きます。
Hello 【Bさん】,
We are writing to let you know that 【Aさん】 has given you access to view events on their Google Calendar called "【Aさんのカレンダーの名前】".
We have automatically added this calendar to your Google Calendar account. You can hide or completely remove this calendar at any time.
- The Google Calendar Team
�◆�Bさんの操作】：公開されたカレンダーを、自分のカレンダーに追加
【Aさん】が【Bさん】にカレンダーを公開する設定が完了しましたので、次は【Bさん】側で【Aさん】のカレンダーを表示する設定をします。
(1) 画面右上の「Settings」メニューを選択すると、設定画面が表示されます。「Calendar」タブを選択し、カレンダーの設定画面上から「Add calendar」ボタンをクリックします。
(2) カレンダーを追加する画面が表示されますので、「Friend's Calendars」タブを開き「Contact Email」欄に、【Aさん】のGMailのアドレスを入力し、「Add」ボタンをクリックします。
(3) すると、画面左下の「Calendars」パートに【Aさん】のカレンダーが追加されます。
(4) また、自分のカレンダー上に【Aさん】のスケジュールが追加されます。
これで、【Aさん】のスケジュールを【Bさん】も見れるようになりました！
まとめ
というわけで、共有するまえは【Bさん】のカレンダー画面はこんな感じだったものが
こうなりました。
少し手順は難しいのですが、一度設定すればあとは気にする必要がありません。また、一つプロジェクト用のアカウントを取っておいて、皆でスケジュールを登録し合うというような使い方も可能です。
グループウェアは明確なグループがあってその中でスケジュール共有をする事が主眼ですが、Google Calendarは自分のスケジュールが基本で、それを限られた他人と共有することが目的のツールなので、それなりに棲み分けができそうです。
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