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2014-04-16

「ストレスフリーの整理術」を再々読して、実際にやったこと


FlickrIMG_1671 by choiyaki

もうだいぶ長い期間、GTDをベースにして”やること”を管理しています。

すべてをInBoxに収集し、一日に一回、InBoxの中身を処理。日付が決まっているタスクについては、iPhoneアプリに登録、その場ですぐにできるものはやってしまう。

GTDの手法に加え、一日のはじめに「その日やること」をすべて把握し、計画を立て、実績を記録していく、という形で、”やること”をこなしてきました。

現状の方法で、常に”やること”は把握できていたので、積極的に変える必要はなかったのですが、新年度を迎えるということで、書類の整理方法や、InBox内の処理について、もう一度学び直そうと、「ストレスフリーの整理術」を再々読することにしました。で、読んだ後、それまでの”やること”管理方法をガラリと変えることにしました。やはりこの本、読むたびにいろんなこと、改善点を教えてくれます。

”行動”への分解

GTDでは、InBox内のものに対し、「これは何か?」を考え、「次にとるべき行動はなにか?」を明らかにしていきます。本書を読み直し、改めて感じたのは、これまでは、「次にとるべき行動はなにか?」まで、”やること”を分解できていなかったな、ということ。

「資料を作成する」というやることにたいして、そのままiPhoneアプリには「資料を作成する」と登録し、実行していました。これだと、次にとるべき行動が明らかになっておらず、取り掛かりにくい状態のまま。まず、何をすればいいのかが?がはっきりしていないので、とりかかかりにくい。

「次にとるべき行動はなにか?」をあらかじめ考え、”やることリスト”に次の行動を登録しておけば、”やっるべきこと”がはっきりして、とりかかりやすい。

「資料を作成せななぁ」と思ったときに、とりあえず「資料を作成する」とメモっておき、InBoxに放り込む。それを見返したときに、次にとるべき行動へと分解する。この流れをスムーズにするために、”やること”は手書きで書き出した方がいいんじゃないか、と感じはじめました。

そこで、5×3情報カードによる”やること管理”をはじめました。

43Tabsシステム

情報カードによる”やること管理”。これが、「ストレスフリーの整理術」を再々読して実際にやった、二つ目。

「43Tabs」は、情報カードで43Foldersを実践する方法です。

43Folders ならぬ 43Tabs: blog:野ざらし亭
こちらが発案者さんによる、43Tabsの紹介記事です。

ぼくは、普段のメモに5×3情報カードを使っています。43Foldersについて調べたときに「野ざらし亭」さんのエントリを発見し、メモに使っている情報カードを、やること管理にも使っていこう、ということになりました。

43Tabsのシステムを利用すれば、やらなければいけない日付が決まっていることをリマインドすることができます。また、普段のメモにも情報カードを利用しているので、メモ→タスクの登録がとてもスムーズになりました。さらに、カードに書きつけた”やること”に対して、「次にとる行動」をメモしておくことも簡単。

メモに情報カードを利用している人には、43Tabsはとてもおすすめできる”やること管理”のシステムだと思います。

クリアファイルを常備する

60秒以内で楽しく整理ができ、座ったままで手が届くようなファイリングシステムがないと、GTDはうまく機能しない。

とにかくInBoxにまずは収集していくと、やることを書いたメモや、資料など、いろんなことが集まってきます。これらの処理の際に必要不可欠になってくるのが、資料を保管しておくファイリングシステム。これがないと、資料がわっちゃわちゃになってしまいます。

再々読するまでは、ファイルしておくところが十分でなく、いちいち手間取っていました。ファイルする場所が十分に用意されてなかったんです。

そこで、まずはクリアファイルをたくさん用意しておき、資料があったら「これは何か?」考え、今までのファイルに足しておくのか、新しくクリアファイルを取り出し、保管するのか判断することにしました。

GTDのファイリングシステムがまだ十分整っていないうちは、とりあえず「新しくファイルする場所を用意しやすくしておく」というのが大切かな、と思いまして。手を伸ばせば届く範囲に、新しいクリアファイルを常備。これ、いい感じです。

おわりに

初読でGTDについて知り、実践し、再読で、もう少し深く理解し、再々読でさらに実践を加えていく。そんな感じで、少しずつ「ストレスフリーの整理術」に書かれているGTDに近づけていっています。

いままでiPhoneアプリで管理していた”やること”も、情報カードに移行したわけですが、これがなかなかいい感じ。今後も情報カードによる”やること”管理、「43Tabs」を実践していき、さらにより良くしていきたいな。

では、お読みいただきありがとうございました。


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連日更新中!

choiyaki出版

2014-04-12

「Evernote×情報カード知的生産」の連載、やってみます


Flickr20140412090805 by choiyaki

去年の終わりごろから「KDP」というものに興味を持ちはじめて、「一回自分でも、本みたいなんを試しに書いてみよう」と、今年に入ってすぐの1月5日から、つらつらと書きはじめました。

何について書くのか考えたり、構成をどうしようか悩んだり、本を書こうとするのは、ブログとは全く違って、それがまた新鮮で、楽しみながら文字数を増やしていくことができました。言うても合計3万字程度の、気軽に読めそうな分量ですが。この量を書くために、何度も読み返したり、付け足したり削ったり、今までにやったことないことをやり、自分のなかで刺激も多かったです。

はじめは、KDPによる出版を目指してたんですが、そのためにはちょっと越えないといけないハードルが多々ありまして。結局出版って形はとらず、ブログにて公開しよう、ということに落ち着きました。

公開のかたち

連載という形で、毎日つらつらと公開していこうと思っています。全5章の、合計33節あるので、節ごとにアップしていくと33回の連載となります。毎日公開していっても、1ヶ月以上かかるんですね。完結までちょっと長すぎるかな。。

節ごとに公開することで、一回あたりの分量がそんなに多くなく、読みやすいかな、と思うので、毎日こつこつ更新していこうと思います。最後に、すべてまとめたものも出せば、一気に読むも良し、ちまちま読むも良しで、どっちも選べる状態にしようと考えています。

公開場所をどうするか?

で、どこで公開しようかな、というのが問題になってきます。

はじめはこの「iPhoneと本と数学となんやかんやと」にて連載しようと思ってたのですが、「本を書くつもりで仕上げたもの」と「日々のブログ」は、やっぱり全然位置づけが違うので、別の場所で更新していきます。

最近話題の「note ――つくる、つながる、とどける。」にしようか、以前少し興味を持った「Medium」にしようか、なんてことを考えたりもしたのですが、他の投稿とはまざらないように、続けて読めるように、となると、やっぱりブログかな、ということになりました。

そこで、新しくブログを立ち上げ、本を書くつもりで仕上げた文章たちを載せていこうと思います。

ブログの名前は、「choiyaki出版」。第一弾が「Evernote×情報カード知的生産」。これを毎日更新しながら、次の文章を書きはじめ、また完成したら「choiyaki出版」にて連載する、という感じでいきたいな、と考えております。実際、次の文章にとりかかりはじめています。

本を書くつもりで文章を仕上げる。なかなかに楽しく、はまりそうです。

おわりに

新しい試みをはじめるのは、楽しいものです。今までにないことに触れてみるのは、少しこわさもありますが、それも含めてとても刺激が多いもの。その刺激を心地よく感じつつ、次は、続けることが目標となってきます。

第一弾に続き、第二弾、三弾と載せていくこと。毎日ちまちま書き進め、継続していきたいな、と思います。

では、お読みいただきありがとうございました。


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choiyaki出版

2014-04-08

C→Aが、最も大切〜「初速思考」を読んで学んだこと〜


FlickrIMG_1581 by choiyaki

最近もよく書いていますが、ぼくはメモをどうとろうか、どう処理しようか、ってことを常々考えています。

メモはしやすく、見返しやすく

メモを加速させる、”フロー”と”心構え”

TextWellを、縦にながーいメモ帳として使う

ツールを選んだり、環境をととのえたり。どうたくさんメモをとってやろうか、なんてことを考える毎日です。

メモは、自分の知識や考えたこと、経験したこと、知恵の蓄積です。まずメモをし、それをどう活かすのか。活かせる形を考えておく、活かすまでのフローを定めておくことも大切です。

そんな「メモ」についてよく考えているときに、本書を読むことができてよかったな、と思います。

初速を上げる

何か、新しいことに着手するとき、計画を立てます。どういったことを目的とするのか。その目的に向かうために、目標をどう定めるのか。定めた目標を達成するために、どう行動していくのか。そんなことを考えながら、計画を立てるでしょうか。

計画を立てることは、とても大切です。PDCAサイクルのPlanからはじめていく方法です。でも、入念に計画をたてすぎるよりも、計画6割で着手しはじめるほうが、振り返ることができる。

振り返りを重視すれば、次の行動(Action)につながることになり、自然とPDCAサイクルは回り出すようになります。そしてこれを高速で回転させるために「すぐに振り返って次の行動に活かす」ことを強く意識しています。

新しいことをはじめているわけですから、わからないことの方が多い。計画を入念に立てようと思っても、掴み切れていないこと、やってみなければわからないことというのが、必ず出てきます。その状況で入念な計画を立てるよりも、大まかにわかれば着手しはじめて、すぐ振り返る。PDCAのP-Planよりも、C-CheckからA-Actionへのつながりを、より大切にするべきです。

振り返るために必要となるのが、そう、「メモ」です。着手したことに対して、どうであったか経験を文章化し、記憶ではなく、記録として残しておく。そうやって経験を蓄積し、振り返りを次のアクションへとつなげていきます。

「曖昧な記憶」に頼るよりも、そのときに「具体的な記録」を見返すほうが、確実な成果が見込める

「何を得るのか?」意識

次につながるメモ、記録を残し、CheckからActionにつなげる。メモの蓄積が、Actionの質を高めていくことになります。では、よりメモをたくさんとるためにはどうすればいいのでしょうか。

メモを常に持ち歩いたり、手の届く範囲に常に置いておくなどの、環境を整えておくことも大切です。これは本当に大事。環境を整えておかなければ、メモは加速していきません。

環境をととのえるほかにも、意識をメモに向かせることも大切です。それは、仕事に対して前のめりになる、ということ。

「この仕事から何を得るのかを明確に意識して仕事をするといい」

入社間もない私に、ある先輩がこんなアドバイスをくれました。

ポイントは、「何が得られるか」ではなく、「何を得るのか」を意識すること。

「何が得られるか」では、受動的です。受身です。対して、「何を得るのか」は、主体的に自分から得られることを探しにいっています。この違いは、かなり大きな差ではないか、と思います。

主体的に「何を得るのか」を意識することで、その仕事から得る気づきも増えます。気づきをメモすることで、振り返りの材料を蓄積することができます。材料が増えれば、次の行動へも、より振り返りを活かすことができるようになるでしょう。

何を得るのか意識し、主体的に、自分から知識を獲得しにいく。その姿勢が、成長につながっていきます。

STARというフォーマット

メモによる振り返りの蓄積を、次の行動へと活かしていくわけですが、まずはメモを見返し、分析しなければいけません。その分析方法の一つの型として、「STAR」というものが紹介されています。「STAR」は、Situation(状況)、Task(課題)、Action(行動)、Result(結果)の頭文字をとってつなげたものです。質問のフォーマットと言えます。

どんな「状況」で起こったどんな「課題」に対して、どう「行動」し、その「結果」どうなったのか。このSTARにのっとって分析することで、その結果を得た状況と要因をはっきりさせることができ、うまくいったことに対しては次への再現性が高くなります。

振り返りのメモをとっておき、その「記録」をもとに、成功要因、失敗要因を分析する。

分析結果は、文章化して書き残しておきます。未来の自分が読んでもわかるようにしておかないと、再現のしようがないので。

おわりに

PDCAサイクルを回すためにも、成長のスパイラルを起こすためにも、「メモ」というのは、要となってくる存在だと感じています。本書を読み、その思いは強くなりました。

人生、いつ死ぬかわかりませんが、一応平均寿命まではまだかなり時間があります。どんどんどんどん成長していきたいもんです。死ぬまで成長し続けることができたら、素晴らしいなぁ。

では、お読みいただきありがとうございました。


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2014-04-04

TextWellを、縦にながーいメモ帳として使う


Flickr20140404061734 by choiyaki

細かなメモを、5×3情報カードとiPhoneアプリ、TextWellでとることで、メモが加速してきています。

メモはしやすく、見返しやすく

メモを加速させる、”フロー”と”心構え”

では、なぜ他のメモアプリがある中、ぼくはTextWellを選んだのか。その理由について、今回は書いていきたいと思います。

コンセプトは、「縦にながーいメモ用紙」です。

Textwell
カテゴリ: 仕事効率化, ユーティリティ

カードのようにストックしたい

メモとりの、アナログ手法として、5×3サイズの情報カードを使っています。アナログではカードを使っているので、テキストのメモを残す際にも、できればカードのような形式でメモしていきたいわけです。さっと取り出すと同時にメモできて、メモしたものについては、順序を入れ替えたり、組み合わせたり、「くる」ことができる形です。

これまで数々のメモアプリを試しましたが、この要望に応えてくれるアプリは少ないんです。あることにはあるのですが、メモを書き始めるまで数ステップあったり、使いづらい。アプリを起動させると同時にメモを書き始めることができ、なおかつメモったものたちを、カードのように扱えるー順序を入れ替えたりできるーアプリがなかなかないんです。そこで、TextWellに白羽の矢が立ちました。

アクション「Reorder」

TextWellは、基本的には一枚のメモ用紙です。そこに書きつけたものを、「アクション」を利用して、EvernoteDropboxに保存したり、Twitterでつぶやいたりすることができます。

この、「アクション」がすんごく強力で、メモに、自分の思い通りの加工を加えることができたりします。なので、ブログの下書きを、TextWellで行っています。

その「アクション」のなかに、「Reorder」というものがあります。これが、とったメモをカードチックに扱うことを可能にしてくれます。

下の画像のように、メモをとったとしましょう。


FlickrIMG_1531 by choiyaki

ここで、「Reorder」アクションを使うと、、、


FlickrIMG_1541 by choiyaki

こんな風に、カードっぽい感じで表示されて、並べ替えもラクラク。


FlickrIMG_1542 by choiyaki

メモごとの順序を入れ替えることができるんです。


FlickrIMG_1543 by choiyaki

ということは、メモを次々と書き足して、「Reorder」を使えば、そのメモのひとつひとつを、カードのように扱うことができる、というわけなんです。ぼくの要望である、「カードのような形式でメモしていきたい」を、見事に叶えてくれました。

アナログに対する、アドバンテージ

基本的に、メモはやっぱり紙に書くのがいい、と思っているんですが、TextWellにメモをしだして、テキストデータとしてメモを書きつけていくのもいいな、と考えるようになりました。

俯瞰性では完全にアナログに軍配があがります。カードたちを床一面に並べれば、全体をパッと見渡せるので。

でも、ひとつひとつのメモをささっと読み返すには、TextWellの方が向いているのではないか、そう感じました。

TextWellに書いたメモたちは、縦にずらずらと書き足されていくわけです。どこまでもどこまでも、書き足していくことができます。前に書いたメモのあとに、今思いついたことを書き連ねることができます。それをスクロールにより、ピャーッと見返すことができます。一つ一つのメモを見返すとき、カードではこうはいきません。

縦スクロールでピャーッとメモを見返すことができる。これって、テキストメモの、紙に対する大きなアドバンテージだな、と感じました。

加えて、「Reorder」のおかげでカードみたいに見返すことさえできてしまう。TextWellに、縦にずらずらと書き足していくというメモのとりかた、なかなかにオススメです。

おわりに

現状、手書きメモは5×3情報カードに、テキストメモはTextWellに、という形がとてもしっくりきています。ただ、これまでは、手書きとテキストでは、手書きに傾きがちだったメモの比重が、TextWellによって反転するのではないか、と感じます。

固まりつつあるメモ環境ですが、さらに手に馴染んだものにブラッシュアップしていきたいな、と思います。

では、お読みいただきありがとうございました。

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2014-03-28

メモを加速させる、”フロー”と”心構え”


FlickrIMG_1472 by choiyaki

メモはしやすく、見返しやすくすることで、メモをとることのハードルは下がります。ぼく自身も、全てをEvernoteに放り込むのではなく、Evernoteに振り込むまでもない、細かいメモをとらえるための媒体を設けたところ、確かにメモが加速しています。

手書きメモであれば、5×3サイズの、100均の情報カード。テキストメモならば、iPhoneアプリ、「TextWell」を使用しています。

Textwell
カテゴリ: 仕事効率化, ユーティリティ

一行でもいい、まとめなくてもいい

とにかくメモです。一行でもいいから。まとまってなくてもいいから。

一つのカードに書いたこと単体では、意味をなさなくても、いくつかのカードのメモを見たときに、意味を成せばいい。どんなこまかなメモでもいいから、とっていくっていう心構えが大切に思います。

とはいえ、細かいメモたちをとったらとりっぱなしになってしまっていては、「意味あるのか?」って疑問が頭をもたげてきます。

アナログとデジタルのフローを統一

メモをどんどんとっていこうと思うと、「とったメモをどうするのか?」まで決まっていないと、「どうせとっても、たまるだけやしなぁ」みたいな考えがわいてきてしまうので、メモが進みません。とったメモの流れを考えておかなくては。

ぼくのメモの流れはこんな感じです。


FlickrIMG_1445 by choiyaki

まず、TextWellや情報カードにメモを書く。ちなみに、TextWellでは、メモをどんどん下に下に書き加えています。こうしておくと、あとからすぐに見返しやすいし、次のメモを書く時に、自然と以前のメモが目に入ってきます。で、それらメモの順番を入れ替えたりして、EvernoteやA6サイズの情報カード、ブログにまとめたりする。まとめ終わったメモたちについては、お役御免ということで、カードは一箇所にどさっと集める。TextWellのメモはまとめてEvernoteに放り込む。

こうして、とったメモの、最終点までの流れを決めています。

ポイントとなるのは、アナログのメモも、テキストメモも、流れが同じ、ということ。

メモを”とる”

→順番を入れ替えたり、組み合わせたりして、メモたちを”育てる”

ブログEvernoteに、一つの形として”まとめる”

→お役御免

細かなメモたちの終着点が決まっているので、どんなメモものちのち役立つはず、という確信が持てて、メモも進みます。

細かなメモはどんどんお役御免に

5×3情報カードや、Textwellにとるメモたちは、一つ一つは細かなメモです。いくつかをまとめて、さっさとお役御免にしてあげる。

そうしないと、細かいメモだらけになっちゃいますし、カードやTextwellがいっぱいになっちゃう。また、メモを活用できてるなぁ感も薄れてしまいます。

細かなメモは、積極的にお役御免にもっていく。この意識が、なかなか大事っぽいです。

おわりに

数年前から、ずっとメモをとる環境ってのを考え続けています。どんなかたちが自分にあっているのか。どういう風にすれば、より簡単にメモをとることができるのか。とったメモは、どう活かしていけばいいのか。

今回書いたことは、今の自分の最適な解であって、これはまた変わってくるだろうな、とも思います。自分に合ったメモ環境をその都度考え、試し、構築していかなくては。また、それが楽しいのですが。

では、お読みいただきありがとうございました。

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