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2016-02-04

WorkFlowyを、どんな風に使っているか?WorkFlowyと過ごす1日編

起床

起きたらトイレに行き、そのあと1日の計画を立てはじめる。
WorkFlowy内に作ってある「#Today」トピックに、前日1日に書いたメモを放り込む。
メモはほとんどiPhoneアプリのTextwellで書いており、それをWorkFlowyへとエクスポートするアクションを使う。
たすくまのログもその#Todayトピックに放り込む。
ログをコピーし、Textwellに貼り付け、WorkFlowy用に変換するアクション起動、WorkFlowyへペースト。
1日分のメモとログが、すべてWorkFlowyに。
その日の計画は、WorkFlowyとたすくまで立てる。
WorkFlowy内の「43Topics」にてタスクを管理しているので、今日の日付の階層下にあるタスクたちをたすくまへと登録。日々のリピートタスクと合わせ、1日を計画。
そこまでしてしまえば、朝の計画立ては完了。


日中

日中は、普段持ち歩いているノートかiPhoneにメモを書きつける。
iPhoneを取り出すのがはばかられることも多い。そんなときにはノートにメモメモ。タスクでも、思いつきでも。
iPhoneに直接メモすることができる場合は、Textwellを起動し、メモメモ。
PCに触っている時間もあるものの、直接WorkFlowyにメモを書きつけることは少ない。
WorkFlowyを開くのは、授業の準備をしているとき。準備チェックリストを参照しながら準備を進め、そこにメモも合わせて書きつけていく。
仕事中はそんな感じで、手書きかTextwellにメモをしていく。
いつでもすぐに書きつけることのできる場所を、iPhoneにもノートにも用意しておくことで、手書き・テキストどっちでもいいからメモできる環境をつくっておく。
サササッとメモするのには、Textwellや紙のノートがやっぱり使い勝手がいい。
紙のノートに書きつけたらタスクに関するメモは、Textwellに追記する。こうすることで、Textwell内のメモをWorkFlowyに放り込んだ後、43Topicsでタスクに実行日を設定することができる。
その日実行するタスクはたすくまで管理しているので、タスクを1つ終えるごとにそのタスクに対して感じたことをメモメモ。このメモも最終的にはWorkFlowyへと保存されることになる。
1日を通して、何かしらあればどんどんメモっておく、という方針で、仕事中も帰宅後も過ごす。


就寝前

Textwellを起動し、日記を書く。
日記の内容、書く項目はWorkFlowyにリストとして保管してあるので、Textwellアクションでそれを呼び出し、引っ張ってくる。
その項目に従い、1日を振り返り、日記を完成させていく。
1日過ごすと、Textwellにはたくさんのメモが書かれている。
着想のメモ。タスク。読書メモ。日記。思いついたことをだぁーっと書きつけたもの。ブログの一部分。
ぼくの中でTextwellにメモを書くことは、WorkFlowyにメモを書くことに他ならない。
WorkFlowyにメモを書くことは、タスクに実行日を与えることに他ならないし、アイデアをこねくり回せる形で保管しておくことに他ならない。ログを蓄積することに他ならない
とりあえず書いておけばWorkFlowyに放り込まれ、書いたものが適切に処理される安心感を抱きながら、眠りにつく。
そしてまた朝が来て起床すれば、トイレに行きその日1日の計画を立てはじめる。
そうやって、ぼくの身の回りのことやタスクは、WorkFlowyとたすくまで回っていく。

2016-01-07

WorkFlowyを、どんな風に使っているか?アウトプット編

WorkFlowyをどんな風に使っているのか書いていく連載、今回は、「アウトプット編」です。


書きためたメモを活かす

といっても、WorkFlowyを利用しながらアウトプットへとつなげていくことについては、これまで何度か書いてきました。
メモ同士を組み合わせながら育て、一つの文章に仕上げていける、アウトライナー〜メモに対して今いろいろと考えていることその5〜 - iPhoneと本と数学となんやかんやと

「メモが育つ」とはどういうことか?と、メモの育て方〜メモに対して今いろいろと考えていることその6〜 - iPhoneと本と数学となんやかんやと

途中、マインドマップを利用することについても。
マインドマップもどきで、内容と構成を固定させる - iPhoneと本と数学となんやかんやと

簡単に書き出すと、

  • 日頃から着想をメモしておく
  • アウトプットの際に見返す
  • 使えそうなメモを集める
  • 順序を入れ替えたり書き加えたりしながら、形作っていく

という感じでしょうか。
ブログを書く時に、基本的にぼくはこういう感じで完成させていってます。
WorkFlowy内のメモはものすごく増えているのですが、書きたいテーマに絞って検索をかけることで今必要なメモをざーっと表示することができます。
「順序を入れ替えたり書き加えたりしながら、形作っていく」ってのも、最近はもっぱらWorkFlowyのみを使って行っています。
書きかけの文章はすべてWorkFlowyにある状態にしておき、時間を作ってはそこに書き加えていきながらブログを書いていってる感じです。
ブログを書く際にはそんな感じですよーってのはこれまで何度か書いたので、今日は少し違うことについて。
職業柄、ぼくのアウトプットの中でものすごく重要なのが、授業の準備です。それにももちろん、WorkFlowyを使っています。


授業の準備に活かすチェックリストが、詳細なログへ

授業の準備を進め、実際に授業をするまで踏む手順は、ある程度決まっています。その手順を、毎回毎回頭の中で思い浮かべて進めるなんてことは、なかなかに大変。ということで、本格的にWorkFlowyを使い始めてから、授業の準備のチェックリストを作成して利用するようになりました。
と言っても、すべてWorkFlowyで準備を進めていくわけではありません。あれこれ考えるときは、まっさらな紙と書きやすいペンに勝るものはないですし、授業の展開なども、あれこれ書き込みながら進めていくほうがぼくには合っています。
授業準備をサポートしてもらう役割を、WorkFlowyに担ってもらっています。
チェックリストを利用し始めてすぐあたりから、各リストの項目に、いろいろとメモを書き付けていくようになりました。そうすることで、次の授業準備にも役立つことに気づいたからです。
というのも、授業は連続しています。今回の内容は前回からの続きであり、次の授業にもつながっていきます。
なので、毎回過去の授業準備の内容を見返すということをよくします。
チェックリストに準備のときのメモを書き付けておくと、それがその後の授業に活かされることもしばしば。
授業の準備中には、次の展開を考えたりしながら、今回の内容を考えたりします。
直接今回扱わない内容でも、メモの部分に書きつけておきさえすれば、次回の準備の際に、見返すことができます。
授業間のつながりを、より意識し、自然なものにしていけます。


おわりに

前回書いたように、WorkFlowyにメモしたもの、書いたものは基本的には削除しません。ログとして残していきます。
特に今いいな、と実感してるのは、WorkFlowyを授業に活かすようになって、考えたことを文章で書き表すことが増えたこと。
紙にいろいろ書きつけて考えているときは、頭ん中では書きつけたこと以上にほんとうにいろいろなことを考えています。一通り考えた時点で、ある程度は固まってることも多い。
頭の中で出来上がってるから満足してしまうことが多かったこれまでですが、そこから一歩踏み込み、考えたことを文章で書くことの効用を実感しています。
そしてそれが次の授業にもつながっていくのであれば、なおさら文章で書き表しておこうと思うわけで。
いい循環を起こしてくれているように思います。
では、お読みいただきありがとうございました。

2015-12-17

WorkFlowyを、どんな風に使っているか?ログ編

WorkFlowyはアウトライナーなわけですが、一般的な使い方の「文章のアウトラインを作成する」という用途から逸脱して、タスク管理をしてもらっていたりします。

WorkFlowyを、どんな風に使っているか?思想編 - iPhoneと本と数学となんやかんやと

WorkFlowyを、どんな風に使っているか?タスク編 - iPhoneと本と数学となんやかんやと

そのために、iPhoneからは「Textwell」を利用してWorkFlowyにメモを放り込んでいる、というのが、前回の内容でした。

WorkFlowyを、どんな風に使っているか?iPhoneアプリ「Textwell」との連携編 - iPhoneと本と数学となんやかんやと

WorkFlowyには、タスク以外にもいろいろと受け持ってもらっています。

今回は、受け持ってもらっているものの一つ、いろーんな「ログ」について書いていきます。

WorkFlowyのトピックは、基本的に消さない

一日分のメモは、「Todayトピック」にメモられます。

WorkFlowyには、あらゆることをメモします。思いついたこと、やらなあかんこと、読んでいる本の書きぬき、完了したタスクとそれに関するメモ、などなど。

基本的に、WorkFlowyのトピックは、一度書いたら削除しないので、それらのメモが逐一たまっていくこととなります。つまり、毎日毎日ログがたまっていく、ということ。

Todayトピックにメモっていくわけですが、もちろんずーっとそこにあるわけではありません。メモたちは、WorkFlowy内の適切な場所に移動しておきます。

■着想メモ

思いついたことや、何かしらの発見、気づいたことについてのメモは、ひっくるめて「着想メモ」と呼んでいます。

この「着想メモ」は、「Ideas」と名前をつけているトピックに移動させます。

その「Ideas」トピックには、これまでにメモってきた着想がわんさか集められています。その一番下に、新たな着想メモを加えていきます。

これらのメモは、見返されることで何かしらを生み出してくれたりします。

■読書メモ

読書をしながらメモしてます。

気になった部分は書き抜きして、そのときに考えたことをメモしておきます。

「Books」というトピックに読み始めた本のタイトルをメモしていきます。読書メモは、その本のタイトルの階層下に移動させ、置いておきます。

■新規タスク

WorkFlowyのTodayトピックには、思いついた「やること」もメモしています。いわゆるタスクですね。

タスクに関しては、「タスク編」にて紹介しました、「43Topics」に移動させ、タスクに実行日を設定します。で、実行日が来たら実行し、完了させる、という感じです。

■完了タスクとそれに関するメモ(たすくまメモ)

タスクはWorkFlowyで管理し、WorkFlowyの43Topics内のその日実行すべきタスクをiPhoneアプリ「たすくま」に登録して1日の計画を立てています。

「たすくま」では、1日の中での行動を全て計画し、実行していきます。日中、計画に変更があれば変更しつつ、開始時間と終了時間を入力しながら次々に実行していきます。なので、1日が終わる頃には、その日1日の行動記録がたすくまにたまっているという状況になります。

この、1日のログ、WorkFlowyやEvernoteに取り込まないわけにはいかないわけで。

たすくまのエクスポート機能を使い、1日のログをコピーしてWorkFlowyのTodayトピックに、メモもろとも貼り付けています。

たすくまでは、実行中のタスクに対してメモを残せるので、それも一緒くたに貼り付けています。

たすくまログを一度Todayトピックに貼り付けた後、日付を書いたトピックに移動させ、その日のログとします。

■日記

Todayトピックは何と言ってもWorkFlowyの「Inbox」なわけです。なので、その日にメモったことはもれなくぜーんぶ「Todayトピック」に。

なので、日記なんかもTodayトピックに書き込みます。

書き込んでおいて、あとから適切な位置に移動させる。

日記の場合も、日付を書いたトピックに移動させてその日のログとして残します。

とにかくTodayトピックに放り込んでいき、1日の最後にTodayトピックの内容をEvernoteエクスポート。そのあとに、各メモを、適切な場所に移動してログととして残しておく、という流れです。

メモはTodayトピックに集める

一日のメモはすべて一度Todayトピックに集めます。上記のメモすべてです。一日分のメモをまとめてEvernoteエクスポートするためです。

WorkFlowyのトピックは自由です。WorkFlowy内であればどこへでも自由に移動できます。移動させ、動かしながら育てていくのがWorkFlowyです。

一方、情報をストックしていくのがEvernoteです。

一日が終われば、Todayトピックにメモされたものは、WorkFlowy内の望ましい場所に散りじりになっていきます。散りじりになってしまう前に、一日のメモのすべてをEvernoteエクスポートし、ストックします。

一日のスナップショットをとるイメージでしょうか。

その日一日何をしたのか、どんなことをメモしたのかを、一つ一つのメモ単位でWorkFlowyに、一日ごとの単位でEvernoteに保管しておく、というわけです。

EvernoteとWorkFlowyは、どちらも検索の機能がとても優れています。が、単位が違います。

WorkFlowyのメモは、トピック単位で検索でき、細かい。Evernoteはノート単位で検索でき、その気になれば一つのノートにいくらでも内容を詰め込むことができます。過去に完了したタスクに関するメモを見返したい時は、トピック単位のWorkFlowyを検索するほうがいいでしょう。一方、いつどこへ行ったのか、どんなタスクを実行したのか、などは、Evernoteを検索するといった使い分けになってきます。

Evernoteへの保管が終われば、それぞれのメモを、WorkFlowy内のそれぞれの場所へ移動させます。

移動させ終わると、Todayトピックは空になるので、また一日のメモをそこへと記入していきます。

おわりに

WorkFlowyにメモしたものは、基本的には消しません。なので、メモはどんどんたまる一方です。

そのたまっていくメモが、「ログ」になっていきます。

いろんなことをメモしていくと、「ログ」も豊かになっていきます。そのときをより鮮明に残していくことができます。

何をし、何を考え、何を読み、何を書いたのか。

だから積極的にWorkFlowyにメモをしまくっているというわけです。

もちろん、メモをためてはい終わり、というわけではありません。次はその辺について書いていこうと思います。

では、お読みいただきありがとうございました。

2015-11-23

WorkFlowyを、どんな風に使っているか?iPhoneアプリ「Textwell」との連携編

WorkFlowyを、どんな風に使っているか?思想編

WorkFlowyを、どんな風に使っているか?タスク編

WorkFlowyを使うのは、基本的にはPCからです。でも職業柄、日中にPCの前にいることはあまりありません。おそらく一日平均1時間くらいでしょうか。

となると、当然iPhoneからWorkFlowyにアクセスしたい、ということになります。PCよりも、iPhoneを用いていろいろすることのほうが多いので。

で、いろいろと試行錯誤しながら、いい形、快適な環境を整えようとしてきました。そして、ある一つの結論にいたりました。

iPhoneからは、WorkFlowyを使わない」

そう決めてから、iPhoneからWorkFlowyを使うことはほとんどなくなりました。とはいえ今でも使うときはときどきありますが、編集はまったく行いません。ちらっと中身を見る程度。

前回や前々回のエントリで、「WorkFlowyにメモを書きためていってる」と言いました。確かに書きためていってますが、iPhoneにてメモをする際には、WorkFlowyには直接書き込んではいません。

さほどiPhoneでメモることがない、というわけでもなく、むしろiPhoneからWorkFlowyにメモをほうり込みまくっています。

メモアプリ、「Textwell」を使って。

Textwell
カテゴリ: 仕事効率化, ユーティリティ

Textwellを、iPhoneとWorkFlowyのハブ

前回のエントリにて、「Today」という名前のトピックをInBoxとして、そこにメモを書き込んでいっていると言いました。

つまり、この「Today」は、その日1日のメモを書き足していく一枚の紙だと考えることができます。その日に思いついたことは、とりあえずそこに書いちゃえばオッケーな場所。

対して「Textwell」のコンセプトは、一枚の下書きの紙。何かしら書くときは、とりあえずTextwellを起動させ、書き、他のアプリに放り投げる。そういう用途が想定されています。

じゃあ、一枚の下書きの紙である「Textwell」に、その日1日のメモを書き付けておき、最後にTodayトピックへと放り込んでしまえばいいじゃないか、ということになりました。

Todayトピックは、WorkFlowyにメモを保管する際の「入口」でありさえすればいい。そこにメモを書き込むのは、なにもWorkFlowyを使う必要がないじゃないか。

かくして、「Textwell」をiPhoneとWorkFlowyの連携の要として据えることにしました。

ハブにしはじめて出てきた要望

はじめはただただメモを書き、それを放り込むためだけにTextwellを使っていたのですが、やっぱりね、iPhoneでもアウトライナーを使いたいシーンってのがあったりするわけです。

Textwellは基本的な機能は、そこにメモを書き付けるのみで、階層構造を加えたり、各メモの順序を入れ替えたり、ということはできません。ただ、「アクション」を作成することができれば、そういった機能を実装することができるようになります。

アクションを利用することで、Textwellに書かれている文章をいろいろいじれる、変形できるわけです。

そしてもう一つ、メモアプリに望むことがあります。それは、「日時を付加できる」ということ。

そのメモがいついつに書かれたのかという情報を、メモごとに付け加えておきたい。これまでのメモには日時をずっと付け加えてきたので、それに倣っておきたい。

WorkFlowyに書き込むメモにも、「メモには日時を加える」というルールは守っており、WorkFlowyにおけるトピックのノート部分に、日付と時間を必ず書き込むようにしています。「メモの規格化」です。

  • 書き込んだメモを階層化したい、かつ、メモには日時を付加したい

この両方の願いを、Textwellのアクションを作ることによって実装することができました。

階層化を実現するTextwellアクション

作成したアクションは4つ。4つのアクションを、ぼくは記号で登録しています。「◆」「〓」「▶︎」「◀︎」です。

Import Textwell Action◆ Memo

Import Textwell Action〓 equal

Import Textwell Action▶︎ Indent

Import Textwell Action◀︎ Outdent

■「◆」は最上位の新規メモ作成

新しい行にメモを書き、このアクションを実行すると、メモの文頭に「◆」が挿入され、メモの文末に「<2015/11/08 23:42>」のような日時が追加されます。「<>」で囲まれた部分が、WorkFlowyにエクスポートした際、ノートに記入されます。

IMG_0640<script async src="//embedr.flickr.com/assets/client-code.js" charset="utf-8"></script>

■「〓」「▶︎」「◀︎」は、上の階層に対して、どうメモを作成するか?or既存のメモの階層変更

「〓」「▶︎」「◀︎」は、メモを階層化させるアクションになります。これらのアクションは、新しく書いたメモに対して実行するか、既存のメモに実行するかによって、役割が変わります。

新しく書いたメモに対して実行した場合、

〓:上に書かれているメモに対して、新規メモを同じ階層に

▶︎:上に書かれているメモに対して、新規メモの階層は一つ深く

◀︎:上に書かれているメモに対して、新規メモの階層は一つ深浅く

させるアクションとなっています。

一方、既存のメモにカーソルを合わせて実行した場合、

〓:カーソル上のメモの階層を、上のメモと同じに

▶︎:カーソル上のメモの階層を、一つ深く

◀︎:カーソル上のメモの階層を、一つ浅く

変化させるアクションになります。

上記のアクションを使うと、こんな感じの見た目で、階層化されることになります。

これらのアクションを使うことで、メモの階層化を実現することができました。

■さらにいろいろといじりたいのであれば、アウトライナーに投げる

上記のアクションを使えば、メモに対して階層構造を加えることができますし、すべてのメモに日時の情報が勝手に加わってくれます。

ただし、メモ同士の順番を入れ替えたり、階層構造をさらにいじりたいときなどは、Textwellには限界があります。

そんな時のために、アウトライナーのアプリにそれまでメモしたものたちを投げるアクションも作成しました。

Import Textwell ActionTextwell⇄Outliner

もちろん、Textwellでの階層構造は、アウトライナーアプリにも引き継がれます。

OpenInに対応しているアプリならだぶんどれでもメモを投げれると思うのですが、中でもぼくは「CloudOutliner2」を使っています。理由は、Exportの機能が備わっているから。

Exportから、「Open OPML in...」を選び、さらにTextwellを選ぶことで、OPML形式のテキストデータをTextwellに書き写すことができます。その状態で、さきほどのアクションを起動すると、階層化されたメモを復元してくれます。

これで、Textwellとアウトライナー(CloudOutliner2)間での、階層構造を持ったメモの受け渡しが可能になるわけです。

簡単な階層メモはTextwellにて。それをさらにいじりたくなったら、アウトライナーにメモを受け渡し、うんじゃかんじゃし、またTextwellに戻ってくる、という仕組みです。

■書きためたメモは、最終的にはWorkFlowyへ

上記のアクションたちを使えば、1日が終わる頃には、Textwellにはいくつもの階層化されたメモが書かれています。それをすべてWorkFlowyにエクスポート。もちろん、階層を保持したまま。

Import Textwell ActionToWorkFlowy

一日の中で、iPhoneからWorkFlowyを使うことはほとんどありませんが、一日一回は開きます。それが、このエクスポートのとき。

一日分のすべてのメモを「Todayトピック」にエクスポートし、メモ自体はすべて削除。こうして、新しい一日を、Textwellがまっさらな状態から始めています。

おわりに

長々と書きましたが、以上がTextwellをWorkFlowyの入り口と位置づけ、アクションを使って連携させつつ使っていく方法です。ぼくの中では、現状、iPhoneとWorkFlowyをつなぐ最適解です。

Textwellにてメモを階層化することができるようになり、以前よりもメモが増えました。メモ同士の関係を、階層化という方法で、簡単に表現できるようになったためです。

アクションの作成にはものすごく苦労しました。調べながら、書いては検証してを繰り返しながらなんとか作成していきました。

専門的な知識をまったく持ち合わせていないので、アクションがうまく動かないことがあると思います。拙いアクションで申し訳ないです。

でも、拙いアクションではありますが、メモを階層化できる、というのは、なかなかに便利であったりするので、興味のある方はお試しあれ。

では、お読みいただきありがとうございました。

2015-10-31

WorkFlowyを、どんな風に使っているか?タスク編

前回は「思想編」と題して、WorkFlowyをどんな風にとらえ、利用しているのかについて書きました。

WorkFlowyを、どんな風に使っているか?思想編 - iPhoneと本と数学となんやかんやと

今回は「タスク編」。タスクを管理するためにWorkflowyをどんな風に使っているのかについて書いていきたいと思います。

とはいえ、全容を書くとえらい分量になってしまいそうなので、じっくり書くのはまたの機会にして、できるだけコンパクトにまとめていきたいと思います。

43Foldersならぬ43Tabsならぬ43Topics

タスクってのは、いろんなところから出現してきます。

「思想編」にて、すべてのメモの受け皿としてWorkFlowyを使っており、そのメモがタスクの書かれたメモなのか、着想を書き取ったものであるかによって振り分ける、という風に書きました。

つまりは、とにもかくにも「メモ」を受け止めてくれるのがWorkFlowyなわけです。WorkFlowyは、それがなんのメモなのかは置いといて、とりあえずメモっておく場所、と言えます。

とりあえずメモするわけですが、「まずここにメモる!」というのを決めています。

いわゆるInBoxです。ぼくは、「Today」って名前のトピックを作成し、そこにまずはメモっていくようにしています。

■ InBox的、「Todayトピック」に追加されたタスク

メモったメモの中には、着想もありますし、ただただ感じたことを書いたものもあります。タスクの書かれたメモもありますし、読書中の感想なんかも「Today」トピックにメモされます。

タスクの書かれたメモの中には、一日では完了できないようなタスクもあったりします。

こんな風に、いくつかの工程を経て、何日かかけて完了に持っていくような、タスクの集合体のような存在を「プロジェクト」と呼んどきます。

着想やら読書メモやらタスクやらプロジェクトやらが、まずはInBoxである「Today」トピックにほうり込まれるわけです。

■ プロジェクトから生まれ出たタスク

プロジェクトも、WorkFlowyで管理しています。

「プロジェクト」トピックを作成し、その階層下に各プロジェクトを格納します。

そしてプロジェクトを、一つ一つのタスクに分解します。分解することで、おおよその完了までのタスク数が明らかになります。

例えば、授業の準備は典型的なプロジェクトです。

  • どんな内容の授業をするか考え、方向性を定める。

  • その授業にて、生徒にどんな力をつけさせたいか、”ねらい”を定める。

  • ねらいを達成するための、主となる問題を考える。

  • 効果的に伝えるための題材、教材を考える。

  • 考えた問題や教材を、どういう風に提示するのか考える。

  • わかりやすい、伝わりやすいような板書の計画を立てる。

  • ここまでで考えたことたちを組み合わせ、授業の展開を練る、などなど。

数々の工程を経て、授業の計画は立てられていきます。

その一つ一つの工程が「タスク」となるので、プロジェクトからはいくつかのタスクが生まれます。

■ 年間予定表からピックアップされたタスク

ぼくは一年に一度、「公私を含めた年間予定表」というのを作成しています。その年間計画表も、WorkFlowy内に保管されています。

これは、このエントリを読んだことがきっかけで作成して、実際に運用し始めたもの。

来年こそは心に余裕を持ちたい人におすすめの週1回の習慣 | シゴタノ!

このエントリを読み、すぐに作ってみて、その快適さに毎年作成するようになりました。

仕事では、年度のいついつごろに必ず発生するタスクというものがいくつもあります。そういったものを年間予定表に書きこんでおくことで、忘れずに実行することができます。

また、「結婚記念日のお祝いを計画する」とかも、毎年の繰り返し行事です。「わ、わすれてたぁー」ってなったら一大事。そうなって慌てないために、プライベートな用事も、その「年間予定表」には盛り込んでいます。

一週間に一度、その「年間予定表」の内容を見返し、完了したものにはチェックをつけ、実行すべき頃合いが近づいてきたものに関しては、43Topicsにて実行日を設定し、その日が来たら実行するという流れで運用しています。

これのおかげで、一年に一度しかないことについても、「わ、わすれてもうてたー」とならずに済んでいます。

週に一度「年間予定表」を見返し、頃合いが近づいてきたならタスクもしくはプロジェクトとなります。「年間予定表」からも、タスクは出てくるわけです。

InBoxやらプロジェクトリストやら年間予定表からずいずいと生まれてきたタスクたちを統べる存在が、43Foldersならぬ43Tabsならぬ「43Topics」ということになります。

43Topics

GTDの教科書的存在、「ストレスフリーの整理術」にて紹介されている手法に、43Foldesというものがあります。

その43Foldersの手法を、5×3情報カードを用いて実践する43Tabsという手法も編み出されています。

43Folders ならぬ 43Tabs: blog:野ざらし亭

ぼくは、情報カードでメモを管理していた時には、タスクの書かれたメモは「43Tabs」の手法にのっとっていました。で、今はそれの考え方をWorkFlowyに適応させています。43Foldersならぬ43Tabsならぬ、43Topicsと言えましょうか。

やり方は簡単。

January〜Decemberまでの12個のトピックと、1〜31までの31個のトピックを用意します。今日の日付から、下に向かってずらずらっとその43個のトピックを並べていき、その階層下にタスクの書かれたメモを配置させます。

43Topics1

11月のトピックを開くと、日付が順番に並べられています。

43Topics2

ここにタスクを配置することによって、タスクの書かれたメモに対して、「実行日」を定めることができるようになります。

その仕組み上、管理できるのは直近1ヶ月の予定のみ。でもぼくにとっては、それで十分。

新しいタスクがWorkFlowyに追加されたら、43Topics上のどこかに移動させ、実行日を定めます。

「実行日」が来るまでは、安心してそのタスクを忘れ、今日の日付に配置されているタスクにのみ集中することができます。

じゃあ「実行日」がきたらどうするのか。

「Today」トピックの一番上にそれら今日すべきタスクを移動させ、並べておきます。つまり、「Today」トピックは、一日の始まりの時点では、その日のデイリータスクリストの役割をし、かつ、その下にメモを書き加えていくことで、InBoxの役目も担ってもらっている、というわけです。

「Today」に移動させ、確認・入力へのショートカット

なぜその日実行予定のタスクを、Todayトピックに移動させるのか。

それは、WorkFlowyの各トピックには、個別のURLが割り振られているからです。

一度「Today」トピックを作成しておくと、その階層下のメモたちを入れ替えても書き加えても消しても、「Today」トピックのURLは変化しません。

ということは「Today」トピックのURLブックマークしておけば、いつでもその中身を確認できる、「Today」トピックに飛ぶことができるということ。

その日に実行すべきタスクたちを「Today」トピックに移動させれば、もうすでにブックマークに登録してある「Today」トピックのURLをふめばタスクを確認できることになります。

「Today」トピックはいろんな端末から開きやすくなっているので、そこにメモも書きつけていけばいいや、と思い、追記していく形をとっています。

そこに追加されたタスクに関しては、43Topicsに移動させ、実行日を定めるという流れです。

おわりに

ぼくは、こんな感じでタスク管理もWorkFlowyで行っています。

さほど複雑なことはしていません。基本は以下の三つです。

  • 一つ一つのタスクについては、43Topicsにて実行日を定める。

  • プロジェクトに関しては、別にプロジェクトリストを作成しておき、そをこを定期的に見返して、次にやるべきタスクを43Topicsに組み込み、実行日を定める。

  • 「年間予定表」を作成しておき、そこを定期的に見返し、実行する頃合いが迫ってきたものに関しては43Topicにほうり込み、実行日を定める。

43Toipicsという、実行日を管理する仕組みが根底にあり、そこにあらゆるタスクをほうり込んでいく、という運用です。プロジェクトから生まれたタスクも、年間計画内のタスクも、なんでも、かんでも。

あとは、実行日が来たら、がんばってタスクをこなしていくのみ。

とてもシンプルで、かついろいろ応用が利くので、けっこう快適にタスク管理ができている、という印象です。

そんな感じで、タスク管理を行っているという話でした。アウトライナーにてタスクを管理する参考にでもなれば幸いです。

では、お読みいただきありがとうございました。