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2008-02-01 Friday

自治体における文書保存の色々

安来市の話題で深めたかったこととか - Ceekz Logs (Move to y.ceek.jp)からトラックバックが来たので、補足。

公文書管理が「地方公共団体」に任されているとすれば、同種の文書(今回の文献に近いもの)は、内々で破棄されていたり改ざんされていたりする可能性が高い(誰から非難されずに忘れ去られていく)と思うのだが、実態はどうだろうか。

図書館に所蔵された文書については、図書館論理で保存廃棄されます
そうでない場合は、(奇跡的に)公文書館があれば公文書館の論理で、そうでなければ地方公共団体の論理で保存廃棄されます
現在の公務員の作る文書は、「永年」「10年」「5年」「3年」「1年」などの保存年限が決められており、それに従って保存廃棄されます最近は機密情報に敏感になってきたので、廃棄の際は処理場で焼却炉に突っ込むところや裁断機で紙吹雪になるところを目視確認するところが多いです。過去は……まあ、言わぬがフラワーと言うことで。
ちなみに自治体史などは、少量でも印刷はされるので、全部を同時に改竄することは不可能に近いと思いますし、自治体の資料室に保存してある分だけを改竄しても後でばれた時が面倒臭いのでやらないと思います図書館一般人の振りして入って不都合な部分をこっそり切り抜いたりすれば別ですが、これはこれで隠匿にはなっても改竄ではないですしね。
また、手前味噌ですがこちらも参考にしてください。
一次資料の信頼性 - 永字八法

ceekzceekz 2008/02/01 14:09 保存年限を過ぎると、原則「破棄」となるのですね。手元から消えるだけで、別のところで保管するものかと思っていました(公文書館が整備されていないのを知ってるのに、なぜそう思っていたんだろう…)。
高度に制度化された現在では(高度というか中途半端かも)、公文書を歴史の一部として残されていくのが難しくなっているのかもしれません。また、文明が発展すると、逆に、歴史の一部になっているのを意識しにくいのかも。
補足ありがとうございました。

eiji8poueiji8pou 2008/02/01 19:26 むしろ、電算化された現在の方が今後は保存がうまくいくかも知れません。HDDかDVDに焼いて保存。流出が怖いですが(笑)

ceekzceekz 2008/02/01 21:35 電子化されていると、真贋の判定が難しいかも(どういう形式でデータ化するのだろう)。後は、破棄規定があるとさくっと捨てられそう。と思いきや、個人のPCとかにもコピーされていて、色々なところに散らばってたり。

eiji8poueiji8pou 2008/02/02 01:27 ま、中には、各自がWordで作ったりしてる訳じゃなく、統一的なパッケージでやってるところもある。なので、そういうところは、一部を廃棄とかしても跡が残るので、むしろ紙よりも安心だったり。
詳しくは内緒。

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