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2007-01-23

[]GTDGmail

急に忙しくなってきたので、GTDを始めることにしました。

要はToDoリストにタグをつけていく、というものなんですが、これがなかなかよさげです。

GTDについてはまず

を参照。


さて、GTDのツールとして

どちらを使うか迷ったんですが、添付ファイルやHTMLが使えることから、GTDGmailを使うことにしました。

だいたいの流れは以下。

  1. 専用のアカウントを用意し、GTDGmailをインストールします。
  2. Firefoxを再起動して、Gmailにアクセスします。
  3. 左側に「GTD Installation」という枠が表示されますので、[Setup Tasks:]の中のどれかをクリックします。

f:id:elsal:20070131044200p:image:h150

  1. ラベルの追加画面に移るので、画面下の方にある[GTD Label Assistant]の[Add Label ***]を全てクリックります。(ラベルが追加されます)

f:id:elsal:20070131044157p:image:w150

これで準備完了です。

※以下、全くの自己流なので本来の意味とは違うかもしれません。


ラベルの意味は以下の通り。

  • S:Next Action.....次にやること。具体的な行動。
  • S:Action.....最初にやる「収集」で出てくるもので、行動を伴うもの。
  • S:Waiting On.....連絡待ち、結果待ち。
  • S:Some Day.....いつかやること。夢。
  • S:Finished.....終わったこと。

ここからコンテキスト。

  • C:Computer.....コンピュータ上でやること。
  • C:Phone.....:電話で連絡すること。
  • C:Car.....:車で行くこと?
  • C:Home.....:家でやること。
  • C:Office.....:会社でやること。

ここからリファレンス。

  • R:Reference.....:参照情報。レストランの地図とか、参照できそうなサイトなど。
  • R:ProjectHome.....:なんだか分かりません(笑

とりあえずこの時点で、「収集」を始めます。

[Compose Action]をクリックして、タイトルに頭の中にある気になることを書き、送信します。

この時点では「リファレンス」は無視。


次、「処理」と「整理」は一緒にやります。

フローチャートに沿って「処理」をして、「整理」=GMailのラベル付けをします。

ここで、具体的にやる日にちが決まっているもののために、「S:Scheduled」ラベルも作成しました。

例えば...

  • 新宿のホテルを予約 -> 行動が具体的。1週間以内にはやっておきたい。-> Next Action
  • 南極に行く -> 夢 -> Some Day
  • ○○の飲み会 -> 行動が具体的。日時が決まっている -> Next ActionとScheduled
  • 健康診断 -> 事務所の連絡待ち -> Waiting On

こんな感じ。


Scheduledラベルを付けたものは、同時に手帳に書き込みます。


「新宿のホテルを予約」というActionは、「ホテルを探す」と「予約する」で分けてみてもいいと思います。

この場合、「ホテルを探す」-> Next Action、「予約する」-> Waiting Onですね。


で、

  • 報告書を書く。
  • 報告会実施。
  • 授業をやる。

などの抽象的かつ時間がかかりそうな物は、「プロジェクト」として整理します。


まずは「P:報告書を書く」というラベルを作ります。

さらに報告書を書くために必要なこと

  • 目次作り
  • 雛型作り
  • 第○章作成
  • 添付資料「○○」の作成

など、出来るだけ作業単位で具体的に書き出していきます。

直近の「目次作り」だけNext ActionやScheduledラベルをつけて、後はWaiting Onに放りこんでおきます。


ラベル付けに迷ったら、

あたりが参考になると思います。


コンテキストはなんて説明していいのかよく分かりませんが、なんとなく分かりますよね?

私の場合、事務所に行かなきゃいけない手続きは「事務所」コンテキスト、エルサルバドルでしかできないこと(旅行や買い物など)は「エルサルバドル」コンテキストを新規で作って付けてます。

3月締め切りのものが多いので、「3月」コンテキストも作ってます。


次は「レビュー」。

「Next Action」ラベルから、今日やることにスターをつけていきます。

最後に「実行」と。


毎朝Next Actionを見て今日やることにスターをつけ、週1くらいでActionを収集し直したりSome Dayリストを眺めたりして週次レビューします。


「実行」中に得られた情報はガンガン「リファレンス」として流します。

添付資料なんかもリファレンスにしてます。

今までGoogle Notebookを使ってましたが、今はこっちで記録してます。


Webページをリファレンスするのに使ってるのが、

これの宛先を[ユーザ名]+Reference@gmail.comにすれば、簡単にリファレンスできます。私って天才(笑


理解してツールを使えるようにするまでに丸半日くらいかかっちゃいましたが、おかげで無駄にあせることはなくなりました。

これは目先のToDoリストを整理していくのに役立つのはもちろん、後々の資料としてもすごくよさそうです。なのでリファレンスは意識してたくさん使うようにしてます。

今のところ3日坊主にもなってないし、いい感じです。


(1/30 画像追加)

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