Akio’s Log

新入社員が伸びる業務日報の書き方

研修

うちの会社では、新入社員に業務日報を書かせているのですが、意外と効果が高いようで、やらされている本人達にも随分と評判が良いようですので、どんな日報を書いているか、どういう風に報告しているのか、簡単に紹介していきます。

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どこの会社でも新入社員に対して業務日報を書かせる、という事はおそらく行っていると思います。多くの会社では、Wordなどの定型フォーマットに入力して上司に提出する、という感じでしょうか？最近だとブログやwikiを使うケースもあるようで、各社工夫を凝らしているようですね。

うちの会社では、徹底的にアナログに拘ります。使うのは普通のB5ノート。すべて手書きです。概要を書いてみます。

使うもの

• B5ノート(会社支給のコクヨCampusノート)

記入内容とフォーマット

• B5ノートを1日見開きで使用
• 左側
  • その日の目標。目標は、明確かつ具体的に。
  • 縦の時間軸を書いて、予定と実績を記入
  • その日のタスクリストなど
  • 進捗度合、残作業など
• 右側
  • 目標の達成度
  • 業務上の問題点、原因、対策
  • 感想
  • 上司からのコメント

運用例

• 朝
  • その日の予定、目標を書かせる（前日に書く場合も）
  • その日に何をやるのか、何をいつまで終わらせなければいけないのか、優先順位はを理解させる
• 夕方
  • その日の実績や進捗度合を記入させる
  • 同様に、問題点とその原因、対策を書かせる
  • 感想を書かせる
  • 15〜30分くらいで書く
• 日次報告をする
  • 定時前の15分程度を使って、社内にいる上司・先輩に対して、日報をもとに報告を行う。
  • 毎日、違う人に対して報告をする
  • 上司・先輩は、報告内容やその他に対する指摘・アドバイスをする
  • 上司・先輩は、日報ノートを預かり、手書きでコメントを記入する

注意点

• 日報のフォーマットは最低限の記入内容のみ伝え、自分達でフォーマットを考えさせる。また日々のアドバイスをもとに、フォーマットを改善させる。
• 社内、または職場全体の協力が必要になる。新たに取り組むのであれば、まずは部門内、グループ内から始めてみる。

フォーマット例

ざっくりとしたフォーマットの例を。

良い点

僕自身は中途採用なので、この日報は書いてませんでしたが、外部から来た人間として見てみると、こんな点が良い点だな、と思ってます。

• 毎日、異なる先輩・上司に報告すること。新人はこの日次報告を通して、既存社員に顔を覚えてもらうようになる。
• 直接対面が重要。日報はコミュニケーションツール。
• 日報のフォーマットを、日々見直す事で、改善する習慣が身に付く
• 自分なりに問題点、原因、対策を考えさせる。PDCAが自然に身に付く
• あくまで手書きにこだわり、自分達で考えて工夫させる
• 先輩・上司からの手書きのコメント。今の時代、個人宛に手書きのメッセージをもらえるなんて、そうそうないこと。それがたとえ厳しい言葉であれ、本人達には捨てられない宝のノートのようである

こういうのって、会社の「社風」次第なんですよね。自分の会社をこういうのは変な感じしますが、会社全体で新入社員を育てていこう、という姿勢が感じられて、すごく好印象です。

まあ、会社自体がわりと歴史が長く、古臭くて、社内も全然IT化されていない（一応、中堅ソフトハウス・・・）ので、こういうアナログな習慣が残ってしまったんだと思いますが、これはこれですごく効果が高いやり方だと思うので、このまま継続させていきたいですね。

最近、僕自身も仕事の進め方に自信がなくなってきているというか、テキトーに流してしまう傾向があるので、初心に帰って、この日報をつけてみようかな、と思ってます。

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