2011-03-17
ミーティングマネジメント（効果的会議の効果的実践）
読書カード |
- 作者: 八幡紕芦史
- 出版社/メーカー: 生産性出版
- 発売日: 1998/06
- メディア: 単行本
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この本は何年も前におもしろそうだと思って買ったのだが、当初は拾い読みしただけだった。
今後、プロジェクトを運営する側に近い立ち位置になるので、ミーティングを効果的に進められたら色々メリットがありそうだな、と思い、以下のポイントで読んでみた。
Question
- 会議ではどのような成果を上げる事が出来るのか？
- その成果を上げるには、どうすればよいのか？
- 自分でミーティングを開く際、どんな事に気を付ければ成果を得られやすいのか？
読了して、これらの疑問に対する答えは得られた。とてもプレーンな回答だけど、積極的な所が気に入っている。
Question1
- 会議ではどのような成果を上げる事が出来るのか？
Answer1
- ミーティングでは何かを決定することが成果となる。
- また、その決定に沿って行動することでミーティングの価値がペイされる。
p10. ミーティングは決する場
決定すれば、同じ時間と空間を共有する意味もあるし、異なった意見をぶつけ合う意味も、もちろん、双方向のインターラクティブであることの意味もあったことになる。もし、あなたがミーティングを開催するなら、決定できる人間を集め、意見を闘わせ、決定できるだけの資料を、あらかじめ、準備する事だ。もし、あなたがメンバーとしてミーティングに参加するなら、すべての議題にあなた自信の意見をもって臨むことだ。それができないなら、ミーティングはやめた方がいい。ミーティングは決する場であると心得よ。
この引用文で、上記の疑問に対する回答が端的に述べられている。
p61. 結果にコミットする
たとえ、反対の案が採用されたとしても、ミーティングで決定したことは実行に移さなければならない。結果に対してコミットする事が最も守るべきミーティング・ルールだ。（中略）それでも、反対の案が採用されたら、もう一度、仕事の目的や目標を再考してみる。結局、採用された案の方が、全体的で見れば、ベストであったと思える事がある。
たとえ自分の意見をもって会議に臨んだとしても、反対意見がとおればそれが会議の決定事項になってしまう。しかし、決定事項を受け止める事は、会議の参加者全員の意向を尊重する事だ、ととらえるとよいのかもしれない。
Question2
- その成果を上げるには、どうすればよいのか？
Answer2
- 会議の１参加者だったとしても、自発的に会議を利用すること。
- 下準備をして自ら発言すること。
- 会議に参加する皆の意見を尊重して聞き、質問、反論すること。
p92. 人の意見を聞く
ミーティングは、聞くことが原点だ。つまり、聞いていなければ、質問することもないし、賛成することも反対することもない。ましてや、創造的なアイデアを生み出すこともできない。
今まで自分は、自分に興味のないことにまで耳を立てる必要はないと思っていたけ。けど、本当は参加している全員の意見を、平等に聞くべきだし、意見を聞けるチャンスってよく考えると少ない。貴重な情報を聞き逃すことなく、積極的に聞くべきだ。
Question3
- 自分でミーティングを開く際、どんな事に気を付ければ成果を得られやすいのか？
Answer3
- ミーティングにかかるコストを意識すること。
- 目的を明確に示し、参加者をモチベートする事。
- 目標を明確に示し、議論を絞り込む事で効率をあげる事。
- 意見を論理的に整理して結論を導くが、少数意見は大切に扱うこと。
- 建設的な議論をとおして新しい意見を生み出す事。
- 再び、目的を意識し、必ず結論を出す事。
p122. ミーティング回数を減らす
まず、考えるべき点は、ミーティングの回数を必要最低限に抑えること。これを基本方針としてもらいたい。何故か。理由は３つ、それと付け足しが１つ。理由、その1、ミーティングは仕事の方向性を決めるが、ミーティングそのものは仕事を進めてくれないから。理由、その２、コミュニケーションの観点で考えるならば、多くの人が集まるミーティングは、決して効率的なコミュニケーションの手法とは言えないから。理由、その３、ミーティングはコストがかかるから。付け足しの理由としては、会議が多いという不平・不満を言わせないため。
p129. 決断すること
ミーティング・リーダーにとって、もう一つの重要な役割は、決断すること。(中略)決断の心構えは３つ。１つ目、右か左か迷ったら、ミーティング目標に対して、どちらがメリットが大きいか計算する。２つ目、ビジネスで100%正解はない、どっちをとっても文句は出る。３つ目、決断しない方がより大きな問題に発展する。これで決まり。
p140.１ミーティング、１目的
（中略）あなたが考えるべき基本は、議題をどれだけ削るか、だ。まず、ジョブ・プロセスに基づくレギュラー議題をできるだけ少なくし、ミーティング計画に余裕を持たせる。すべてのミーティング回数を埋めるのでなく、遊びのミーティングを設定して自由度を高めておく。そして、「１ミーティング、１目的」で、議題を絞り込む。
ちなみに、他にも参考となる個所が多数あるため、しばらくはこの本を保管することにした。