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2009-02-26

Autofocus Time Management Systemマニュアル日本語訳

原文:http://www.markforster.net/autofocus-system/

原文著者:Mark Forster

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The Autofocus Time Management System

Autofocusを使うことによる利点

私が個人的にこのシステムを運用してみたところ、以下のようなことに気づきました。

仕事量を大きく増やすことが出来ます。

これまでよりずいぶん速く仕事を処理できている自分に気づきました。

これは主に心理的な抵抗や、仕事を一日延ばしにしてしまうことによる「摩擦」がほとんどなくなることによります。

ストレスが無くなります。

もちろん仕事をしなければならないことは変わりませんが、乗り越えるのが大変な心理的抵抗や、仕事に圧倒される感覚がなくなります。

実際に私の場合、ほとんどの仕事が楽しみになりました。システムを信頼できるようになればなるほど、そうなっていきます。

重要なことに集中できます。

理性の力のみによって重要なことに集中するのはたいへんなことです。というのは、あなたの顕在意識が重要だと認識していることを、潜在意識もそのように認識するとは限らないからです。

これまでに私がシステムに沿ってしてきた仕事を振り返ってみると、私の置かれた状況の中で「正しい」ことに集中することに成功しています。

お決まりの仕事の処理が非常に速くなります。

様々な欠かせない日常のタスクをこなすのが指数関数的に速くなりました。ここで言う日常のタスクとは、メールの返事、ブログコメントへの返事、電話をかけ返す、等々、といったことです。

大きなタスクやプロジェクトを完全に処理できます。

このシステムでは、「少しずつ、頻繁に」というアプローチで大きなタスクに向かいます。結果として、たとえばこのお試しプログラムの準備などのようなタスクは、ある期間をかけて整然と処理されていきます。

「少しずつ、頻繁に」というアプローチのもう一つの成果として、アイデアや洞察が自然に湧き出てくるようになります。これはあるタスクについて時間をおきながら考え続けることによる効果です。

すぐに読める手順

やるべきこと全てを、リストとして罫線ノートに書き出してください。(1ページあたり、25〜30行程度が理想です。)

新しいタスクを思いつくたびに、リストの末尾に書き加えてください。

一度に一ページづつ、以下のやりかたで、このリストを処理していきます。

1.ページ上の全タスクを、まだ実際に行動は起こさずに、さっと読みます。

2.今度は、タスクの内のどれかが気にとまるまで、もっとゆっくりとタスクを順番に見ていきます。

3.気にとまったタスクを始めて、好きなだけ続けます。

4.いまやったタスクに打ち消し線を入れます。もし途中でやめたのであれば、同じタスクをリストの末尾に追加し直します。

5.同じページを同じように処理し続けます。気にとまるタスクが無くなるまで、次のページに進んではいけません。

6.次のページに進んで、同じことを繰り返してください。

7.もし、気にとまるタスクが一つもないページに出会ったら、そのページに残っているタスクは重要ではないものなので、やらないことにします。(このルールは、まだタスクを追加中の最後のページにはあてはまりません。)マーカーで、このページのタスクを(やらないことにしたものとして)マークしましょう。

8.最後のページまで処理が終わったら、まだタスクが残っている最初のページに戻って、同じ処理を繰り返します。

以下で各ステップをさらに詳しく解説していきますが、ここから先は後で読むことにして、まずは実際にこのシステムを始めてみてください。タスクの一つに「Autofocusマニュアルの残りを読む」を入れるのをお忘れ無く。最初から巨大なリストを作る必要はありません。思いつくまま、タスクが降ってくるままに、リストに追加していってください。

完全な手順

新しいタスクを思いつく度にリストの末尾に加えます。

このシステムの一つの特徴はどんなものをリストに入れても大丈夫、ということです。思いつくものを取捨選択しようとせずにリストに加えてください。取捨選択はシステムが後でやってくれます。

ページ上の全タスクを、まだ行動は起こさずに、さっと読みます。

ページにさっと目を通すことによって、プレッシャー無しにあなたの心がリストを処理し始めます。

タスクの内のどれかが気にとまるまで、ゆっくりとタスクを順番に見ていきます。

ここがこのシステムの心臓部です。優先順位付けをしようと意識しないでください。そうしてしまうと心の中の理性的な部分と直感的な部分のバランスが崩れてしまいます。

そうではなく、あるタスクが「解き放たれる」感覚を待ってください。この感覚を説明するのは難しいですが、感じるのは簡単です。あるタスクが、まさに今処理される準備ができていることを感じるのです。ページを下るにつれ、そのタスクに引き寄せられてしまうような感覚です。

タスクについてこの感覚を得れば、抵抗感は全く消え失せて、タスクを始めるのは簡単なことになります。

そのタスクを好きなだけ続けます。

無理をして一つのタスクを「正しい」と感じる以上に続けるのはやめましょう。このシステムは「少しずつ、頻繁に」がモットーです。十分やった、と思ったらそこでやめましょう。

いまやったタスクに打ち消し線を入れます。もし途中でやめたのであれば、同じタスクをリストの末尾に追加し直します。

本当は、タスクをリストに追加し直してから元のタスクに打ち消し線を入れる方がいいのでしょうが、私はその順番でやるのをよく忘れてしまいます。タスクの追加し直しは、このシステムの欠かせない要素です。

繰り返してする必要のあるタスク(メール、運動等)、今やりつづけていること(原稿、レポート等)、フォローが必要なこと(マイクからのメールの返事は来たか?等)、追加で時間のかかる仕事(本、雑誌、新聞を読む等)、全て追加し直してください。

(元のアイテムそのままでなく)次のステップや、フォローするべきことを追加し直すのがよいこともあるでしょう。私の場合、半分から2/3のタスクはなんらかの形で追加し直しが必要になります。

同じページを同じように処理し続けます。気にとまるタスクが無くなるまで、次のページに進んではいけません。

各ページを一単位として処理することにより、「計画的な一日延ばし」をすることができます。この仕組みは一日延ばしの心理が比較にもとづくものだという原理を利用しています。

つまり、ある仕事をするか、他のもっときつい仕事をするかしか選択肢が無ければ、その仕事を始めるのは簡単なことに感じられるのです。

次のページに進んで、同じことを繰り返してください。

すぐに終わってしまうページもあれば、時間のかかるページもあるでしょう。タスクが「気にとまる」ままに進めてください。

もし、気にとまるタスクが一つもないページに出会ったら、そのページに残っているタスクは重要でないものなので、やらないことにします。マーカーで、このページのタスクを(やらないことにしたものとして)マークしましょう。

あなたが無造作につっこんだタスクは、すでにシステムによってふるいにかけられてきており、この段階でついに、実行に値しないと判断されたものは取り除かれます。

これはすぐに起きることもありますが(たとえば読もうと思っている大量の本をリストに加えたときなど)、普通はゆっくりと起きます。

これらのタスクを追加しなおさないというルールを真剣に受け取ってください。永遠に二度と追加してはいけないということではありませんが、しばらくは時間をおいて、なぜこれらのタスクはシステムに拒否されたのか、そもそも本当にやる必要があることなのか、これをするのに機は熟しているのか、あなたの本来の目的から逸していないか、などの様々な要素を十分に考慮してからにしてください。

そしてもし本当に追加し直すのであれば、分割するか、文言を変えるかしたほうがよいかもしれません。やらないことにしたタスクをマーカーでマークしておくと、あとでレビューするときに便利です。

このルールはまだタスクを追加中の最後のページにはあてはまりません。

最後のページを終えたら、まだタスクが残っている最初のページに戻って、同じことを繰り返します。

私の場合、終了したページ(もうタスクが残っていないページ)の上の角にXマークをつけておき、さらにあるページより前のページが全て終了していたら、それらのページのXマークを丸で囲います。これによって、まだタスクが残っている最初のページを見つけるのが簡単になります。

タスクを持ったページの数は時によってかなり変化するものです。私の場合、今現在、9ページですが、3,4ページから15ページの間で変化し続けてきました。

このシステムはかなり中毒性があります。(少なくとも私にとってはそうでした。)ですから仕事をする時間を厳格に管理した方がいいかもしれません。時間切れになったら必ずやめて、再開する時間になったらまた同じところから始めて下さい。私自身これがきちんと出来ているとは言い難いのですが。

たまった仕事について

あなたはこのシステムを始める時点で、既に多くのたまった仕事を抱えているかも知れませんね。

もしやることがたまっているならば、全てのタスクを一気にこのシステムにつっこんで、ふるいをかけさせることをお勧めします。もしシステムがそのうちいくつかのタスクを拒否してくるなら、そもそも本当にそのタスクをやる必要があるのかよく考えてみてください。

とはいえ未処理のメールや書類があまりにたまっていると、新しくやってくるメールや書類を効率的に処理する妨げになります。この場合には、たまったメールや書類はとりあえず別フォルダに入れて、通常の「メールを空にする」、「書類を処理する」というタスクとは別に「たまったメール」、「たまった書類」というタスクをシステムに入れておくとよいでしょう。

なぜこれがうまくいくのか?

このシステムは脳の理性的な部分と本能的な部分のバランスをとる仕組みを提供しています。

理性のみにたよって生活を送ると、自分自身の心によってひっくり返されてしまうような計画を立ててしまったりします。これは私たちの心が理性のみによって機能しているものではないからです。理性では、あることをやった方がよいと分かっていても、自然にそれを避けてしまうといった経験はきっとお持ちでしょう。

一方で、自然に成りゆきまかせに生きていくと、流されたり、衝動的になったり理不尽になったりしてしまうものです。

しかし、この2つの考え方のバランスが取れていれば、理性的で、しかも本能的な感覚や感情にも即した決断ができるのです。

Autofocusはこれを可能にする仕組みを与えてくれます。「システムが」決めてくれる、といった言い方をしてきましたが、私の本当に意味するところは、私たち自信がストレス無くバランスの取れた決断ができるようにシステムが仕組みを与えてくれるということなのです。


べし、べからず集

システムを信頼するべし。

よりよい決断が下せるようにシステムは組まれているのです。

常識を持つべし。

すぐにやらねばならないことが持ち上がったら、(システムなど気にせずに)すぐにやること。

システムに入れるものを恣意的に操作するべからず。(順番を操作するなど)

そうしてしまうよりシステムに任せた方が良い結果を得られます。

物によって進む速さは違うものと心得るべし。

速く進むものもあれば、ゆっくり進むものや、途中停滞するものもあるでしょう。システムに拒否されてしまうものもあります。そういうものなのです。

決まった時間にやるべきことはこのシステムに入れるべからず。

食事の準備、音楽の練習に行く、店を閉める、など。

長い休みの後で戻ってくるときには、リスト上に残っているタスク全てに目を通すべし。

そうすることによって、何をするべきなのか大体のところを心の中で把握できます。

フォローアップやリマインダーもシステムの中に入れるのを忘れるべからず。

これは現状を見失わないために不可欠です。

クリエイティブなタスクをたくさん入れるべし。

「○○について考える。」、「○○について討論する。」、「○○をレビューする。」など。

その日初めて入れるタスクには日付をつけるべし。

システムにとって欠かせないわけではないですが、進み具合を確認するのに便利です。

リストから離れるときは、思いつくアイデアやタスクを記録する手段を持ち歩くべし。
ある決まった日にする仕事を思い出させてくれる手段を持つべし。

Tickler File, Outlookリマインダー、カレンダーなど。

場所ごとに別のノートを使うべし。

家、仕事場、など

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