式典の座席表をエクセルで作る

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2011-08-15

■式典の座席表をエクセルで作る

ちょっとした式典を今週末に予定している。

ここで問題になるのが座席表。なにせ３００人弱の方があつまる。表の上で何番テーブルの何番目とやっていてもわからない。

そこでエクセルを使って座席表を自動生成するようにした。

まず、名簿を用意しておいて、テーブルと席順で「No（セル／カラム）=テーブル番号　＊　１００　＋　席順」とする。

そこで、テーブル番号順に１０席の位置を作って、順番につぎのような式をいれてやった。

=IF(VLOOKUP(B1*100+9,名簿!$B$2:$F$325,5)=VLOOKUP(B1*100+8,名簿!$B$2:$F$325,5),"",VLOOKUP(B1*100+9,名簿!$B$2:$F$325,5))

ひだりから、「B１」はこのならびのテーブル番号。次の「＋９」は座席順。テーブルの形をイメージしてセル毎日にぐるっと１テーブル分、この数字は指定してやる必要がある。ひとつのテーブル分つくってしまえば、あとはコピペでいける。名簿うんぬんのセル範囲指定は隣のシートで作ってある名簿。「５」はその５カラム目に氏名がはいっているので、それを読んでいる。一個前の「＋８」番の席順で検索したときと比べているのは、vlookup関数ではインデックスに番号がない場合、それに一番近くて小さい方のデータを呼ぶので、１０人マックスのテーブルで８人しか割り当てないと、８、９、１０番目の席順に同じ人のデータが入ってしまうことを避けるため。

この結果こんな感じに名簿から自動生成される。