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2008-05-15

RTMタスクリストがGTDに向かない理由

GTDを始める際によく引き合いに出されるウェブツールにRemember The Milkがあります。愛らしい牛のキャラクターも手伝って世界中に多くのファンを持ち、押しも押されるタスク管理ツールの一番人気といってもいいでしょう。

私も長らくRemember The Milk(以下 RTM)のファンです。GTDを始める際に使い始めたのが2〜3年ほど前。一度挫折してその他もろもろのGTDツールに流れたものの、また今年RTMに戻ってきて「やっぱりRTM最強!」と感慨深く思っていたほどです。

しかし、最初に挫折したようにまた二度目も挫折してしまいました。一体何が問題だったのか少し考えてみました。

BackpackでGTD

今、どのツールを使っているかというと有料版のBackpackです。前々から37signalsのサービスには興味があって、Tadalistなどしばらく使っていたこともあったのですが、Backpackはその使用用途の幅広さからどう使えばいいのだろうかというところで躊躇していました。

そんななか、再度GTDについて多くのブログ記事を読んでいくうちにこの記事に出会いました。

patrickrhone.com: Backpack: New GTD Implementation Ideas

記事を熟読していくとこれこそ自分の求めていたやり方だという気がしてきました。ポイントはどこでしょう?

Contextはさほど重要でない

GTDではContextによって NextActionを分けることが大事だとよく言われます。仕事場で家のことをあれこれ考えてもしかたないわけです。これはGTDの提唱者のデビッド・アレン氏があちこちを飛び回るコンサルタントであることから出た考え方でしょう。ただ、Contextについては侃々諤々あって、ウェブに接続している環境が家でも職場でも当たり前である場合、場所によって実行可能かどうかというのはあまり問題にならないということがあります。「今度の休みにでかけるショッピングセンターの場所を調べる」というアクションアイテムがあったとして、それは私用なのだから@homeだということは言えるでしょうが、家でないとできないということはありません。@workのちょっとした隙間にすることも可能でしょう。いいかどうかは別にして。

ウェブで接続されていることによって家と職場の境界が曖昧になっているのかもしれません。特にウェブワーカーにとっては職場でなければできないということはほとんどないわけですから、尚更でしょう。ある職種の人たちにとってはContextというのはそれほど重要ではないというのが私の結論です。

Projectには大きいものから小さいものま

次にGTDにとって重要なのはProjectをいかにブレイクダウンしていくか、NextActionsに落とし込んでいくかというところではないでしょうか。RTMでこのブレイクダウンをしていこうとするとおそらくリストを新たに作って、そのなかにタスクを追加していくというやり方でしょう。ただ、これだとタブがいくつもできてしまって、どうにも私には見た目がゴチャゴチャと見えてしまいました。見た目が気にならないのであれば、こういったやり方でもいいのかもしれませんが。

複数のアクションから成り立つのであれば、大きいものから小さいものまでそれはすべてProjectであるというのがGTDの考え方です。そして、この幅に応じてBackpackではページを使ったり、Projectのページでリストを作ったりします。

大きいプロジェクト個別のプロジェクトページで複数のリスト(サブプロジェクト)
小さいプロジェクトプロジェクトの総合ページで複数のリスト(アクションアイテム)

こうすることで重要な課題にフォーカスすることができるような気がします。また、Backpackだとリストを非表示にするなどでき、見た目もゴチャゴチャしません。

ToDoはDoingかDoneか?

RTMでは完了したタスクはチェックを入れてCompleteとしてしまうことで目の前から見えなくなります。終わったことなのだからそれで何の問題もないと思っていたのですが、完了したタスクが見えるかどうかというのは実は非常に大きな違いだということにBackpackのリストは気づかせてくれました。

これはcheckpadでも同じなのですが、Backpackのリストはチェックをいれるとグレイアウトして取消線がついた状態でリストの下に残るのです。残ることによって今までの進捗が確認できたり、達成感に繋がったりで、非常にメンタルに効いてきます。私がRTMでのGTDに挫折した原因はいろいろありますが、このタスクをつぶしていく気持ちよさを得られなかったことが存外大きかったのかもしれません。そういえば紙のタスクリストでも終わったタスク消しゴムで消したりしませんよね。線を引いてつぶす。このことにより、完了の確認ができて次に進むことができるのです。

f:id:hiroshimo:20080515134525j:image

BackpackでGTDについては引き続き書いていきたいと思います。

hiroqlihiroqli 2008/05/15 15:01 自分の場合は完了したタスクのスマートリストを作っていました。でもRTMがGTDに向かないという意見はおおかた賛成します。GTDのツールにとってprojectの管理の使いやすさと達成した感覚がキモだと思っています。backpackは検討はしたものの有料版を使ったことがないので、楽しみにしておきます。

hiroshimohiroshimo 2008/05/17 04:56 GTDのフローではアクション可能でないものを資料とカレンダーに持っていくわけですが、Backpackはそれらがインテグレートされていてとても使いやすいです。プロジェクトをタスクに落としこんでいきながらカレンダー見て、思いついたことはノートに落とすという使い方ですね。Backpackにはかなり惚れ込んでしまっています。

mogami74mogami74 2009/09/26 09:50 > それは私用なのだから@homeだということは言えるでしょうが、家でないとできないということはありません。
これについては、私はコンテクストをこのように分けています。
ノートPC@home 印刷など自宅でないとできないタスク
ノートPC@Online ネットさえあればできるタスク
ノートPC@Offline ネットがなくてもできるタスク
こう分けることで、「やるべきことが目の前にある」contextを実現しています。

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