670円で作る、快適iPhoneタスク管理環境


こんなタスク管理環境が欲しかったんです。

  • iPhoneとwebの両方から、ストレスなくタスク管理したい
  • タスクはEvernoteに保存して、あとで参照できるようにしたい
  • カレンダーはGoogleカレンダーを使いたい
  • GTDっぽいタスク管理がしたい
  • タスクの追加は一瞬で終わらせたい
  • そんなにお金はかけたくない

色々なwebサービス、iPhoneアプリを渡り歩いて、ようやくこれらのことを満たす、納得できるタスク管理環境がようやくできたので、ここでまとめておきます。
ちなみにこれ以降、GTDっていう言葉がよく出てきますが、ライフハック的な仕事術のアレです。ごく簡単に説明すると、

  • 頭の中の気になることをすべて書き出す。すっきりした頭で仕事する
  • 気になることが出てきたら、機械的に分類する。
  • 分類に沿ってタスクを実行する。タスクリストは定期的に見直す。

機械的に分類というのは、この記事のようなフローチャートによって処理するんです。

写真でわかるGTD（初回編） (4/4) - ITmedia エンタープライズ


アプリ紹介

タスク管理用に入れたアプリ。評判がいいものを選んで入れました。導入に際して参考にした記事のURLも合わせて張っておきます。



Egretlist 1.6.2（￥250）App
カテゴリ: 仕事効率化
販売元: MindsMomentum - MindsMomentum, Corp.（サイズ: 18.9 MB）


用途：ToDo管理
EvernoteでToDo管理する、今回の記事のメインとなるアプリです。ポイントは以下。

  • 頭にチェックボックスのあるノートだけを、タスクと見なして同期する。
  • GTD的なカテゴリ（次、コンテキスト、プロジェクト、いつかやる、などなど）が設定されていて、一つのカテゴリに複数のEvernoteのタグを関連付けられる。
  • ノートに対するタグの設定、ノートブックの移動が簡単な操作でできる。（タスクの属性を手軽に変えられる）
  • Googleカレンダーと同期する！（Evernoteにはカレンダー機能がない）
  • Evernoteとの同期は手動。
  • 起動はそんなに早くない。

参考：Egretlist - 究極のEvernote連携GTDアプリ - ミームの死骸を待ちながら



FastEver 1.9（￥170）App
カテゴリ: 仕事効率化, ユーティリティ
販売元: rakko entertainment - rakko entertainment（サイズ: 2.6 MB）


用途：タスク追加
Evernoteにノートを追加するだけのためのアプリです。Evernoteにタスクを追加するためだけに入れました。

  • 起動が早い
  • バックグラウンドで送信される

さっと書いてポチッと送信ボタンを押してすぐ閉じれます。Egretlistのタスク追加が手軽じゃなかったので、代わりに入れてみたら大正解。
参考：Evernoteユーザー必須アプリ FastEverの使用例 | OZPAの表4



Fast Calendar & Tasks (Calvetica) 4.2.0（￥250）App
カテゴリ: 仕事効率化, ユーティリティ
販売元: Mysterious Trousers, LLC - Mysterious Trousers, LLC（サイズ: 4.2 MB）


用途：カレンダーの確認、予定の追加
デフォルトのカレンダーアプリの置き換えで入れました。

機能はたぶんデフォルトのとあまりかわらない。なのに、UIがいいだけでこんなに便利になるのかという。デザインの力はあなどれません。
参考：まったく新しくなった Calvetica 4 で iPhone/iPad のカレンダーは決まり | Lifehacking.jp



Alarmed ~ Reminders, Timers, Alarm Clock 2.2.3（無料）App
カテゴリ: 仕事効率化, ユーティリティ
販売元: Yoctoville - David Mandell（サイズ: 17.1 MB）


用途：リマインダー。タスクやカレンダーに追加するまでもないものが対象。

  • アラームがなった時にできる再通知設定がやりやすい（日時再指定のほか、5分後、1時間後、1日後の3パターンをすぐに選択できる）
  • 項目にチェックを入れれば、タスクが完了済みのステータスになる。タスクは再利用可能。

有料アプリだとDueの評判がよかったんだけど、今回は上の機能があれば十分だったので見送った。今のところ不自由してない。

使い方

大まかな流れは次の通り。

  1. タスクを思いつく
    • すぐやる
    • FastEverからタスク登録
    • Calveticaからスケジュール登録
    • Alarmedにリマインダ登録
  2. タスクを整理する（１日１回）
    • タスクにタグを付けて分類する
  3. タスクを参照して片付ける

以下でそれぞれ詳しく説明します。


入力編

ポンとタスクができた瞬間に片付けることが目標。とにかく早く登録が終わるようにした。

  • すぐ終わることなら、すぐやる
    • 例：了解しましたとメールを返す、とか
  • すぐ終わるけど決まった時間にやらなきゃならないことは、Alermedにタイマーをセットする
    • 例：人に渡すものをカバンに入れる、とか
  • タスクじゃない予定は、Calveticaから登録する
    • 例：事前準備の不要な会議、健康診断の予定、とか
  • それ以外は、FastEverから頭にチェックボックスをつけてメモる。
    • 例：□ダークソウルの評判を調べる
    • Inbox（タスク入力専用のノートブック）を作って、全部そこに放り込む

とにかくはやく処理できるように、タスクの追加は何も考えずにできる方式にしました。
分類とかは次の整理編でやります。


例外として、webを見ながらタスクを思いついて、そのwebページと一緒にタスクを追加したい場合というのがあります。
この場合の手順は、以下のようにやってます。

  1. ブラウザでwebページをEvernoteにクリップ
  2. それを編集して、先頭の行にチェックボックスとタスクのタイトルを加える
整理編


一日一回、Inboxにごちゃごちゃと突っ込んだタスクを整理します。
具体的には、タスクにタグを付けます。

EgretlistにはGTD的なカテゴリ分け（次、コンテキスト、プロジェクト、いつかやる、など）があり、そのカテゴリにEvernoteのタグをひもづけられます。カテゴリにひもづけたタグをタスクにつけると、Egretlistのカテゴリで、そのタグのついたタスクが一覧で見れます。
以下、付けるタグについて。

  • カテゴリ「次」にはEvernoteのタグ一つだけをひもづける。
  • カテゴリ「プロジェクト」に対しては、プロジェクトごとに設定した複数のタグをひもづけている。
    • プロジェクトカテゴリを見たときに、その中にプロジェクトごとに分けられたタスクが並ぶ。
    • プロジェクトのタスクの中でも、次にやるべきことには「次」カテゴリにひもづいたタグも付ける。
  • コンテキストには、そのタスクをやるべき場所、シチュエーションなんかをあらわすタグをひもづける。
    • 僕の場合は、Home,Office,PC,Holidayなど。
    • 一つのタスクに複数つけることが多い。
  • タスクにする必要はないな、と思ったら、チェックボックスを削除すれば、普通のEvernoteのメモとして登録できます。


タグ付けがおわったら、タスクをInboxから別のノートブックに移します。
これを繰り返して、Inboxを空にします。この空にするということが大事。


タグ付けやノートブックの移動は、PCからでもできるし、Egretlistでも簡単にできます。Egretlistは、このあたりのUIの作りはすばらしい。

タスク消化編

タスクの参照はiPhoneからやります。PCからだと、ちょっと確認しにくいです。

  • 一日の始めに、Calveticaで予定を確認する
  • Egretlistの「次」カテゴリで、次にやるべきタスクを確認する。
  • 同「コンテキスト」カテゴリで、今手を付けやすいタスクを確認する。

終わったタスクは、チェックするだけ。
チェックされたタスクはアーカイブされ、Egretlist上のタスクリストから消え、アーカイブされたToDoに移ります。
もちろんEvernote上にもデータは残っているので、検索可能。これがうれしい。


以上。登録も整理も参照も、ストレスなくサクサクできる環境ができました。おかげで、いつも三日坊主だったタスク管理が、今日まで続いてます。
これまでムダにしたノートやアプリに合掌。
それにしても、こんな安い値段ですばらしいアプリを提供してくれる開発者の人たちや、それを紹介してくれてるブロガーの人たちには、感謝してもしきれません。
どこに住んでるのかわからないので、とりあえずメッカの方向に五体投地しときます。