インソースホットニュース

2011-07-26

時間管理の達人・大島の５つのコツ

インソース入社４年目の中島です。最近の私の関心事は「いかに早く仕事を終わらせるか」。とにかくこれです。とにかく暑くて汗だくなので、元気な時間と疲れてくる時間を区切って効率的にやらなければなりません。そこで今回、時間管理の達人、取締役の大島に時間管理のコツをインタビューしてみました。（以下インタビュー内容）

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大体の時間を見積もる

１つ目は、仕事の見積を行うということです。「この仕事なら、１時間かな？」というように、仮説を立てて取り掛かります。仕事の性格によって、７～８割くらいは見当がつきます。

考える部分と作業する部分を分ける

２つめは、仕事を考える部分と作業する部分とに分解しておきます。考える部分のときは、制限時間を設けることが多いです。例えば「今日１日で仕上げなければならない」というものであれば、考える時間は３０分だけにして、７０点主義で臨もう」など。一方で作業部分は「このぐらいの原稿を書くのであれば、何分で書き上げる」という見積ができますので、例えば「３０分で考えて、２時間３０分で作業し、３時間で終わらせよう」などの見積もりをします。

１日の時間割を立てる

３つめは、時間割を立てることです。小学校や中学校のとき、国語・算数・理科など６時間目くらいまで時間割がありましたよね。あのようなコマ割を頭の中に入れています。

頭が冴えるときを考える時間に当てる

４つ目は、頭が冴えるときは考える時間に当てる、ということです。それが何時か、というのは年齢を重ねることで変わってきたことなのですが、私の場合は早朝の４時とかです。日の出のぐらいが一番頭が働くんです、ニワトリみたいなもので（笑）。後は、コーヒーを飲みながら考えるのが好きなので、出社する前に１時間前に喫茶店などに入って考え事をしています。逆に言うと、会社に行っているときは考える時間じゃなくて作業時間というようにしているんです。

あえて優先順位は細かく決めない

５つめは、優先順位についてです。前日の夜に、明日やりたいことについて優先順位を決めます。でも、あえて細かくは決めません。私の場合、「臨時でこれ作ってください」という注文が多いので、自分の優先順位を避けてやらなければならないことが多いからです。後は、仕事はその日１日で終わらせることを心がけ、なるべく翌日に繰り越さないようにしています。

タイムマネジメント研修や整理力研修を作ったときに思ったのですが、こういう類は個人差が大きく、標準的なものが難しいなと思ったんですね。私自身が特殊な考えを持っているかもしれませんしね。ですから、１つの仕事の仕方として、参考にしていただければと思います。

Permalink | 10:09

2011-07-19

女性の部下を活かすポイント～「ほめる」「認める」「気にかける」

女性の部下との良好な関係を築く

異性とともに仕事をすることの難しさは、洋の東西を問わずまたいつの時代も言われていることです。もちろん、この永遠のテーマについて「これぞ」という処方箋はありません。とはいえ、工夫と努力を重ねることで、少しでも異性とスムーズに仕事ができるようになることはあります。そこで、私の考えるポイントを少し紹介いたします。

「ほめる」「認める」「気にかける」

基本は、「ほめる」「認める」「気にかける」ことです。しかし、この基本がわかっていても実践して相手の気持ちに響かなければ、意味のないことです。むしろ逆効果ということもあります。

例えば、「まあまあだね」という言葉があります。私は高等学校の教員時代に、女子バスケット部の顧問をしておりました。そのときに、部員たちに伝えた大賛辞の言葉がこの言葉です。部員たちは、「まあまあだね」と言われると驚きとともに、ちょっとうれしげにしていました。なぜなら、めったに使われる賛辞の言葉ではなかったからです。仮に「よくやった」などと私が言うと、部員たちは『何か裏があるに違いない』と思っていました。（実際にこの後には厳しい言葉が続く、「まくら」のような言葉でした）

「まあまあだね」という言葉だけでは、たいした賛辞の言葉ではないと思うでしょう。つまり、同じ言葉や対応だったとしても自分と相手との関係によって、その捉え方は変わってくるということです。異性に対する「ほめる」「認める」「気にかける」について考えてみましょう。

１．「ほめる」～相手が嬉しい"頻度"がある

まず、「ほめる」頻度の問題です。常にほめ続けることがいいのか、普段はそうでもないのにポイントの時にほめるといいのか、あからさまに本人をほめずに第三者に認めている事実を告げるとよいのか、様々です。

２．「認める」～相手が嬉しい"認め方"を把握する

次に、相手がどのようなポイントにおいて自分を「認めて」もらったと感じるかを見極める必要があります。日ごろの行動へのちょっとした一言なのか、いいことを報告したときの態度なのか、失敗をうまく取り返したときなのか。人によって、「認められた」「承認された」と思うポイントが少しずつ異なってきますので、普段の会話や態度の中でどの部分に焦点をあてて「認めれば」いいかを判断します。

３．「気にかける」～"気にかけている"の表現の仕方がある

そして、「気にかけている」ということをどう表現するかです。これも「ほめる」「認める」と同様に、相手によって変わってきます。言葉ではっきり告げるのか、毎日メールをチェックして返信するのか、数日に１度声かけを行うのか。頻度と内容がひとによって変わります。

相手に興味を持って、よく知ることが大切

いずれにしても、「ほめる」「認める」「気にかける」をどのタイミングで、どれだけの頻度で、どのような言葉や方法で伝えるかが人によって違うということです。相手にとってそのことが心地よくなければ、逆に不快に感じてしまうこともあります。

相手に関心を持って日々見ていると、よりよく相手を理解することができます。常に興味を持ってみていることです。ただし、行き過ぎると相手に不快な思いを感じさせることになりますので、注意しましょう。良好な関係を築いて仕事をするためには、自分の先入観にとらわれることなく相手をよく理解して（理解しようと努力して）コミュニケーションをとっていくことです。

（癸生川）

Permalink | 16:57