Excel方眼紙

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Excel方眼紙

えくせるほうがんし

Excel方眼紙エクセル方眼紙)とは、Microsoft Excelなどの表計算ソフトにおいて書類を作成する際、行、列の幅を極端に小さく同幅に設定し、セルを方眼紙のような見た目にする手法の俗称。

実務に即した有効なExcel活用法を指導している一般社団法人実践ワークシート協会では、Excel方眼紙を「百害あって一利なし」と切り捨てているが、定型的な単票の印刷目的で利用する人にとっては、業務効率化や生産性向上に役立っている一面もあり、作成者と利用者の両側面からしばしば対立になる。

メリットとデメリット

メリット

あらかじめセルを小さなマス目にしておくことで、好みのサイズでセルを結合し、ワードプロセッサDTPソフトを用いるよりも、単純な格子状になっていない、体裁の入り組んだ表を簡単に作成できる。

Microsoft Excelなどの表計算ソフトは、同一列や同一行の幅を途中では変更できないため、利用者は上記のようにセルを小さく設定し、それらを好みのサイズで結合するというテクニックを用いて、任意の大きさのセルを作成している。

デメリット

Excel方眼紙で造りこまれたワークシートは、一度完成してしまうと、作成者以外が後から修正や変更するには、多大な手間がかかり、しばしば最初から作り直すことになってしまうことがある。

また、表計算ソフトにおいては、1行に1件、1列に1項目という原則があるため、この原則が無視されたExcel方眼紙で作られたワークシート内のデータを、データベース、他の業務システムやアプリケーションなどといった用途にも用いようとすると、並べ替え、検索、抽出といった基本的なデータ整理・分析にすら支障をきたす。

批判の背景

Excel方眼紙の技法は、WindowsMicrosoft Excelなどの表計算ソフトが、オフィスに広く普及してきた、2000年前後からすでに用いられてきた。しかし、そのころは、紙の書類や帳票をとりあえず電子化し、あとは印刷できばよい、という程度のニーズが多かった。そのため、本来の表計算ソフトとは異なる用途としての利用でも十分であり、その意味でExcel方眼紙の技法が、現在ほど批判を受けることはなかったという背景がある。

しかし、現在では電子化されているのが当たり前で、更なる業務効率化や生産性向上のために、電子化されたデータをいかに活用するか、ということに焦点が移ってきた。そのため、電子化されているデータがあるのに、本来の表計算ソフトとしての機能を活用できないExcel方眼紙の技法は論外である、という時代に移ってきたといえる。

ドス、ドス、ドス、バッ

「この仕様書を作ったのは誰だあっ!!」

Excelの文書がなにかございましたか」

「なぜセルをこんなに細かくした!!計算など必要のない連中がスプレッドシートを使うからだ。馬鹿どもにExcelを与えるな」

「ははっ」

「そんなことを言うからには、文字やフォームを任意のグリッドレイアウトできて、顧客も当然のように文書ファイルを開けるソフトウェアがいろいろあるんだろうな」

「ぐぬう」

Excel方眼紙は帳票デザインが大きな割合を占める日本の業態に即したものなんだ」

「とはいえ俺も一般的なExcel方眼紙が最良とは思わない」

「みなさん、明日またここに来てください、本物のExcel方眼紙をお見せしますよ」

明日また来てください、本物のExcel方眼紙をお見せしますよ - aikeの日記