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2017-06-20

2017-04-24

効率的に仕事をする人に武勇伝なし

 いつも飄々と世の中を渡っていく蒲原喜助*1。彼の言葉

喜助「言ったでしょ”役に立つかもしれない”と思ったんス。だから”備えた”。千の備えで一使えれば上等。可能性のあるものは全て残らず備えておく、それがアタシのやり方です。」

アスキン「…ムチャクチャだな…」

喜助「戦いですよ 負けたら死ぬんス。死なない為に死ぬほど準備することなんてみんなやってる事でしょう」

(漫画Bleach 666話より)

カッコいい。

BLEACH 58 (ジャンプコミックス)

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 あなたの職場にいつも火消に忙しそうな人っていませんか?トラブル対応に駆け回って、問題を解決していく人。あの人は、すごい修羅場をくぐったんだよといった、武勇伝のある人。

 そういう人は働き方の効率が悪い。

 本当に優秀な人は、トラブルを起こしません。未然に防ぐのです。仕事を進めるうえでリスクの予測を行い、リスクを防ぐ手立てを事前に打っています。例えば、作業を人に頼んだら、定期的に進み具合の確認を入れます。人に頼みごとをする際には事前に打診をして心の準備をしてもらいます。

 いわゆるFMEAを行いましょう。

2017-04-23

楽して仕事をするためのコツ! WBSを作ろう

 WBS(Work Breakdown Structure)は財産だ。社会人になってWBSを使わずに仕事をする人は、もったいない残念な人だ。

 あなたは、締め切り間際に残業していることが多くはないだろうか? 明日提出の資料にダメ出しされて、終電までパワーポイントと格闘していることはないだろうか? WBSを使えばそういったことはなくなる。

 仕事の90%はルーチンワーク、つまりいつもやっていることの繰り返しだ。10%が新しいやったことのない作業だ。これは、デザイナーや研究職のようなクリエイティブと言われる職種でも同じだ。どんなにクリエイティブな仕事であっても対価(つまりお金)を受け取るからには一定期間内に成果物を出す必要がある。初めての作業が多いとこれができない。つまり、仕事として行うからには、ルーチンワークにしていく必要があるのだ。

 このルーチンワークを効率的に行うツールがWBSだ。仕事の90%はWBSでグッと効率化できる。

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WBSは財産

 WBSとは、ソフトウエア開発プロジェクトのプロジェクト管理で使われる手法です。作業を全て洗い出し、作業スケジュールを組みます。詳しくは、以下を見て欲しい。

 

 あまり知られていないことだが、ソフトウエア開発以外でもWBSは非常に役に立つ。WBSでは、タスクの洗い出しとその整理がポイントだ。これは仕事一般にも言えることだ。

 例えば、企画書などの資料作りをするとき、パワーポイントを立ち上げて書き始めるのは非効率だ。まずはタスクの洗い出しから行うのが正解。大きなタスクは、(1)企画書の目的の明確化、(2)資料収集、(3)企画案の検討、(4)清書だ。この中で重たい作業は(3)の企画案の検討であろう。これを分解すると、(3-1)What(何をするのか)の明確化、(3-2)Why(何故するのか)の明確化、(3-3)How(どう実行するのか)の明確化である。また(4)清書を分解すると、(4-1)パワーポイントのテンプレート作成、(4-2)写真・グラフなど素材の準備、(4-3)資料執筆、(4-4)上司の確認、である。

 

 一度作ったWBSは保存しておこう。あなたが同じ部署で仕事を続ける限り、同じ仕事をする可能性は極めて高い。

 今あなたが企画書を作ったのであれば、半年後にはまた別の企画書を作るだろう。そのとき、保存しておいたWBSを参考にするといい。タスクの具体的な内容は異なっていても、WBSというタスクの構造は同じである筈だ。前回は詳細化の不十分だった部分が、今回はもっと詳細化できるだろう。前回は作業時間を読み間違えた部分を、今回は正確に予想できるだろう。そうして前回よりも質の高いWBSを今回は作ることができる。

 こうしてWBSの質が上がると、作業の効率は劇的に上がる。個々の細かい作業での失敗や、後戻りがなくなるためだ。

WBSの書き方

 WBSを作るときは、(1)タスクの洗い出しと、(2)スケジュールの作成を、分けて行うのがコツだ。ガンツチャートをいきなり書き始める人がいるが、それは効率が悪い。

 タスクの洗い出しには、マインドマップを使うのがお勧め。使用するツールは、XMindなどフリーソフトがたくさんあるのでお好みのものを使うと良い。私は、WORDのアウトラインモードで済ますことも多い。

 タスクの洗い出しのコツは、二つの視点を意識することだ。一つ目は、トップダウン vs ボトムアップの視点。二つ目は、成果物 vs 作業手順(プロセス)の視点だ。

 抜けモレなくタスクを洗い出すために、タスクの粒度・グルーピングを意識して木構造に整理するのがコツだ。その際にトップダウンとボトムアップの両方の視点でタスクを洗い出す。

 まずは思いつくままにタスクを列挙する。タスクの粒度は気にせず、大きいタスクも小さいタスクも気にせずまず列挙する。これを大きなタスク(企画案の検討、清書など)と、小さなタスク(Whatの明確化、Whyの明確化、Howの明確化など)に分ける。そしてこれらの依存関係を木構造に整理する。さらに、大きなタスクを眺めて他の大きなタスクが抜けていないか確認する。次に、大きなタスクを小さなタスクに分解する(トップダウン)。今度は、小さなタスクをグルーピングして上位のグループにまとめていき、大きなタスクを作っていく(ボトムアップ)。このようにトップダウンとボトムアップを繰り返すことでタスクの抜けモレを防ぐことができる。

 WBSあるあるだが、タスクの木構造を作るときに上手く整理できないときがある。それは、成果物と手順が混在してしまうためだ。「○○を作る」などの成果物の視点でタスクを洗い出しているときと、「○○を上司に確認してもらう」・「○○の発注を行う」などの一つの成果物を作るための手順が混在するのだ。一つの成果物は、それを構成する複数の副成果物と、成果物を完成させるための複数の手順から成る。副成果物が多い場合には成果物の観点で分解したくなるし、手順が複雑な成果物の場合は手順の観点で分解したくなる。これらが混在することもあると割り切るようにしている。成果物Aは副成果物の視点で分解し、成果物Bは手順の視点で分解することを許容している。ただし、どちらの視点で分解しているかは明確にしておく。視点を明確にすることで、それらが混在しても混乱することを防ぐことができる。

 作ったタスクの木構造は、必ず保存しておく。WBSは宝だ、その価値の全てはタスクの木構造にある。来年同じような仕事をするときに見返すのは、このタスクの木構造である。

 

 次に、洗い出したタスクをもとにスケジュールを作成する。このとき大切なのは見栄えである。見づらいスケジュール表は確認に手間がかかる。一目見ただけで直感的に分かるように書こう。使用するツールはエクセルがお勧め、良いテンプレートがあるので以下を参考にしてほしい。

WBSのコツ

 WBSを作るのは実は難しい。タスクの洗い出しには抜けモレは出てくるのが普通だし、木構造も整理されていない部分が残るものだ。初めてWBSを作る場合には、完璧なものを作ることをあきらめるのがコツだ。

 どうせまた似たような仕事をするのだから、WBSを使い回すときに改善していけば良い。一回で完璧なWBSを作るのではなく、使い回すうちに完成度を高めていくのだ。

 また、WBSはタスク洗い出しとスケジュール作成に分かれるが、タスクの洗い出しに時間をかけるのがコツだ。スケジュール見積もりに時間をかける効果は低い。スケジュールはどうせ外部要因でズレていく、再利用性も低い。

まとめ

 どんな仕事であってもWBSを作ることで、劇的に効率アップする。

 一度作ったWBSは財産である。仕事というのは90%のルーチンワークと10%の創造的な作業でてきている。WBSで90%のルーチンワークを楽々とこなすことができるのだ。

  • WBSを作る際の、タスクの木構造は宝、必ず保存しよう
  • いきなり完璧なWBSを目指さない、WBSを使いまわしながら完成度を高めていこう

2017-04-20

スケジュール表(工程表)を書くなら、このソフト

 スケジュール表を書く良いソフトをみつけた。

スケジュール表を書くメリット

 二人以上で仕事をするときや、一人であっても初めての仕事をするときは、スケジュール表(工程表)を書くようにしている。スケジュール表を書くご利益は3つある。

  • スケジュール表を書く過程でタスクの分解(いわゆるWBS:Work Breakdown Structure)を行うため、今後の作業の見通しがつく(イメージトレーニングをするのに似ている)。
  • 仕事を始めた後、スケジュールよりも早く仕事が進んでいれば、定時に家に帰ることができる。
  • 複数人で作業していて他の誰かが困っているときに、その人を手伝うべきか自分の仕事を先に進めるべきか分かる(困っている人の作業が全体のボトルネックでなければ、手伝わなくても構わない)。

おすすめのスケジュール表ソフト

 これまでは「開発マイルストン」というエクセルベースのソフトを使っていた。このソフトはとても高機能で本格的。マイクロソフトProjectを思い浮かべてもらえばいい。大きな仕事をするときにはとても重宝している。

 一方、小さな仕事のときはもっとシンプルなソフトでスケジュール表を書きたいと思っていた。久しぶりにネットを検索したら、マイクロソフトのOfficeスタイルカタログのエクセルテンプレート「プロジェクトスケジュール」をみつけた。これが丁度良い感じのシンプルさだ。

プロジェクトスケジュールの使い方:応用編

 このプロジェクトスケジュールの基本的な使い方は、次の動画を見て欲しい。

D

 

 応用編として、(1)休日の追加の方法、(2)期間の延長の方法を記しておく。

休日の追加

 プロジェクトスケジュールを開くと「プロジェクト名」という名前のシートが一枚だけある。実は「祝日」という隠しシートがあり、これに記述を追加することで休日を追加することができる。土日以外に会社固有の休みがあるときに便利だ。

 隠しシートの開き方は、ホームタブ>セル>書式>非表示・再表示>シートの再表示だ。詳しくは、マイクロソフトのサポートページ「ワークシートまたはブックの表示と非表示を切り替える」を見て欲しい。

期間の延長

 プロジェクトスケジュールでは3か月以上のスケジュールを描けない。しかし、期間3か月で描いたスケジュールを、別のシートにコピペし、列を選択した後フィルハンドルで伸ばしていけばいくらでも期間を延長できる。

 プロジェクトスケジュールでは休日を灰色に塗ってくれるのだが、フィルハンドルで伸ばした部分はうまく塗ってくれない。これは、条件付き書式の設定がずれるためだ。条件付き書式>ルールの管理>ルールの編集 で適切に設定すれば完璧。

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まとめ

 マイクロソフトのOfficeスタイルカタログのエクセルテンプレート「プロジェクトスケジュール」がシンプルで使い勝手が良い。

 新たに休日を追加したり、期間を延ばすことも簡単。


 

2017-03-25

高学歴芸人 オリラジあっちゃんのトークを、ハーバード流に分析してみた

 3月19日のTV番組アメトークは「勉強大好き芸人」。出演は、高学歴芸人あっちゃん(中田敦彦:慶応大学卒、オリエンタルラジオ)。

昔話 桃太郎の感想文がすごい

 昔話 桃太郎を使った感想文の書き方が絶妙。以下はあっちゃんの感想文。まずはじっくり読んで欲しい。

この世界には2種類の人間しかいない。

空気の読める人間と、読めない人間だ。

 

そして時として、空気の読めない人間が想像もつかない成功を収めることがある。

 

桃太郎は犬、猿、キジを仲間にした。

空気を読まない大胆な選択だ。

 

なぜ、動物と行くのか。

きっと、村の人からは理解されず馬鹿にされたと思う。

 

ところが、彼らは最高のチームになり、

鬼を退治し、財宝を村に持ち帰った。

 

私はこの本を読んで、仲間を集めた。

周囲に人からは笑われた。

なぜ、ダンサーを仲間にするのか。

なぜ、ネタ番組で歌うのか。

 

しかしついに我々は鬼ヶ島にたどり着いたのだ。

そう、紅白歌合戦である。

 

そのステージに立った時、まぶしいライトの向こうに彼の姿が見えた気がした。

桃太郎という名のパーフェクトヒューマンの姿が。

 上手い! 最高に上手い!

ハーバード流テクニックであっちゃんの文章を分析

 この感想文がどうしてこんなに面白いのか。知りたいと思いませんか?

 そこで、この文章で使われているテクニックを、ハーバード大学卒業のパックンの本

ツカむ! 話術 (角川oneテーマ21)」で紹介されているテクニックをもとに分析しよう。

題材選びに見るコモンプレイス活用

 アメトークというTV番組において、あっちゃんが話している相手はもちろんTV視聴者である。不特定多数の視聴者から共感を得るため、誰でも知っているお話である桃太郎を使うというテクニック”コモンプレイス”が使われている。

 視聴者が共通して認識している話を題材にしたことで、面白い話に仕上がっている。

ロゴスのテクニック 簡潔に言い切る

 「この世界には2種類の人間しかいない。」、「桃太郎は犬、猿、キジを仲間にした。」、「彼らは最高のチームになり」など、全てを簡潔に言い切っている。簡潔に言い切ることで、インパクトを出すロゴスのテクニックが使われている。

ロゴスのテクニック 反復を使う

 「理解されず」・「馬鹿にされた」、「なぜ、動物と行くのか」・「なぜ、ダンサーを仲間にするのか」・「なぜ、ネタ番組で歌うのか」など、似た言葉を繰り返している。反復を使うことで文章にリズムが生まれ、インパクトを生んでいる。

ロゴスのテクニック 常識、固定観念をひっくり返す

 「なぜ、動物と行くのか」では、昔話 桃太郎では犬・猿・キジが擬人化されているという常識をひっくり返している。また、「彼らは最高のチームになり」など、昔話では暗黙に使われない”チーム”という言葉を敢えて使うことで、固定観念をひっくり返している。これにより面白さが増している。

ロゴスのテクニック 対比を使う

 桃太郎とあっちゃん自身を対比させてストーリを作っている。桃太郎が成功したことと、あっちゃんが紅白歌合戦に出たという成功が対比され、面白さを出している。

ロゴスのテクニック 比喩を使う

 「しかしついに我々は鬼ヶ島にたどり着いたのだ。そう、紅白歌合戦である。」は、鬼ヶ島を紅白歌合戦の比喩として使っている。物語の山場であることを、鬼ヶ島と表現することで、強いイメージを聞き手に伝えている。

ロゴスのテクニック ダジャレを使う

 「桃太郎という名のパーフェクトヒューマンの姿が」は、ヒーロ桃太郎を完璧だという意味と、あっちゃんの歌「パーフェクトヒューマン」をかけて表現している。

エトスのテクニック 自分の成功をさりげなく自慢

 全体を通して、あっちゃんが紅白に出場した歌手であることを自慢しています。それを嫌味にならないように、「空気を読めない」「周囲の人から笑われた」など自分を落とす言葉を多用しています。

 誰しも成功者の話を聞いてみたいと思うもの。上の文章で、そういや あっちゃんって紅白に出たんだよなと視聴者は思い出します。そんな成功したあっちゃんだと伝えていることで、視聴者にその話を聞きたいと一層思わせている。

まとめ

 慶応大学卒の高学歴芸人あっちゃんの感想文に使われているテクニックを、ハーバード大学卒のパックン流に分析した。

 あっちゃんの感想文はたった326文字だけど、様々なテクニックが使われていることが分かる。賢いな、改めて思う。勉強大好きは本当なんだろう。

 勉強大好きのあっちゃんが本を出す。その名も「大合格」。興味がある。

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