ブログトップ 記事一覧 ログイン 無料ブログ開設

水まんじゅう

 | 

2015-05-14

2年以上勉強会の運営をしてて

工夫しようは使う必要がない。工夫したなら、使ってもいいッ!

※このエントリはどこかの組織を代表して言うものではありません。個人的な意見なのでご注意ください。

忙しい人のために3行で。

  • 東京ではドタキャンが3割ぐらいいる。リマインダすることでドタキャン率は明確に変化する。
  • ドタキャンしなければいけない側にもそれなりの理由があると思うのでdisるのはやめよう。
  • 有償の勉強会はどんな理由があろうとも勉強会という形式ではやらない方がよいです。

日本Javaユーザーグループで活動をはじめて2年がたちました

日本Javaユーザーグループ(以下JJUG)の幹事をやっています。月一回ナイトセミナーという形で勉強会を運営しています。
なんだかんだで勉強会運営の元締めみたいな感じになっていてノウハウがたまってるので共有します。

通常の勉強会について

勉強会は大体無償の形でやってます。たいていOracleさんの会場を貸していただいているのですがそちらの会場はキャパシティとして90名となることが多いです。*1
JJUGの勉強会は毎回東京で行われますが、必ず8割弱ぐらいの歩溜りとなります。
120 * 0.8 = 96 ですね。
Oracleさんに行ったことがある人はわかると思いますが、周りにいくつか部屋があって、そちらからいすを持ってくることも可能なので多少多めに来られることを想定しています。

実は、私が勉強会の運営を始めたときは大体7割の歩溜りでした。
何回か試行錯誤をした結果、以下のような形でリマインダを送るようにしました。

  • 前日中に参加者及び、キャンセル待ちの人にメールでリマインダを送る。
  • 当日朝にtwitter/facebook/google+でリマインダを送る。

同じ形式でリマインダを何回も送ってもうざいだけなので、メールとSNSとでタイミングを分けて2回送るようにしています。
その結果、歩溜りが1割ほど改善しました。

リマインダを送ることで、行けなくなった人が自発的にキャンセルをしてくれる事も多くなり、よい改善であったと思います。

ちなみに、歩溜りについては地域差が大きいことがわかっています。もし勉強会をはじめて開く場合は同じ地域に住んでいてすでに勉強会を開いている人にどれくらいの歩溜りになるのかを確認したほうがよいです。

事前予約をしない形式の勉強会は開催したくない

わざわざ来ていただいた上で入れなかったという場合に交通費が無駄だからです。

前日にメールを送る理由

前日にメールで送り、当日にSNSで軽く送るのには理由があります。JavaSIerで多く使われている都合上、銀行案件等でインターネットに接続できない環境で作業されている方も数多く参加していただいていると思っています。
そのような方は当日にお伝えするよりも、前日時点できちんとした形でお伝えしたほうが伝わりやすいと思っています。
また、Javaを使われている方はライトな言語を使用している方よりもお年を召された方が多く、そういった方はメールでしょうという理由もあります。
そういった状況なので、当日急に行けなくなってもインターネットから隔離されているためキャンセルが行えない等もあると思っていますので、そういった分はきちんと見込んで運営しています。
21世紀になって早くも15年がたちましたが、まだまだ誰もがつながる未来というのは来ていません。
しょうがない。

有償のイベントについて

Twitterを眺めていたら以下のようなツイートが流れてきました。



こちらに関しては明確に反対の立場をとらせていただきます。
理由としては以下の二つです。

会場に迷惑がかかる事がある

東京では無償で会場を貸してくださる会社の好意によって成り立っている場合が多いです。
ただ、実は厳密には問題がある場合が多くて、多くの場合、賃貸契約されたビルを又貸しする形で勉強会が行われています。
そのなかで又貸しするのは賃貸契約で禁止されている場合が多いです。
それでも無償であれば(本来は完全にブラックですが)ビルの管理者からお目こぼしをしていただける場合も多く、そういった形で成り立っています。
事実、無償であれば開催を許可してもらえてたものの、有償のイベントを行おうとしたらビルのほうからNGをだされその後勉強会の開催が不可能になった例もあります。

これは勉強会の会場を貸している会社さんにはぜひ確認していただきたいのですが、賃貸契約の中で又貸しについて問題がないかはきちんと確認してください。
また、有償のイベントとなる場合は、勉強会の主催者は会場の担当者の方に問題がないかをきちんと確認してください。
何かあってからではお互い不幸になるだけです。

学生参加の敷居があがる

なんだかんだでJJUGの勉強会には学生も来て下さっているのですが、学生といえばカード持ってないしお金もないこともあるということで、いくら返却するとはいえ少しでもお金を取ってしまうというのは気が引けます。また、カード持ってないと銀行振り込みとかコンビに振り替えで手数料がたくさんかかる、また手間もかかるということで、よくないと思います。

学生だけ無償とかでも対応できますが、そこまでの効果はないのではないかというのが私の意見です。

お金を取ったイベントでもドタキャンする方はするという事実

JJUG CCCでは事前徴収形式で懇親会を開いています。前回は事前徴収の形式1500円徴収させていただきました。また、Java Day Tokyoのnight partyという名前で行った懇親会も担当させていただきましたが、そちらでは事前徴収の形式で6000円徴収させていただきました。
それなりの金額の懇親会だったのですが、それでも当日の無断キャンセル(来ない)というのは1割程度いました。
まさか6000円でもいいんだ・・・・・みたいな感じですごい驚きましたが、金額がそれなりでもドタキャンする方はするということで、ちなみにCCCの懇親会も無断のキャンセル率は1割程度で一緒でしたね。
値段あげてもあまり効果がないんだなぁと。

ちなみに、無断のキャンセル分についてはお店と交渉してその分金額を安くしてもらい、その分は学生割引の原資として使わせていただきました。

お店を使う場合は人が増えた場合、減った場合にどうすればよいのかも最初に確認しておこう

Java Day Tokyo Night Partyではそれなりのお店を予約して貸切させていただきました。
その中で、予約人数よりも増えた場合、減った場合はそれぞれ追加の金額をどれくらい払えばいいのか、もしくはディスカウントされるのかについて事前に取り決めをしておきました。
そのため、来ない人がいても、逆に人が来すぎても対応することができました。
とりあえず人数予約〜で済ませてしまう場合が多いような気がしていますが、大人数の懇親会になりそうな場合は増えた場合、減った場合にそれぞれどうなるかを確認し、人数のコントロールに注力する必要があると思います。

まとめ

最初に書いたとおり。

つづき
http://d.hatena.ne.jp/megascus/20150522/1432283433


PR:

*1:2部屋お借りできた場合、4部屋お借りできた場合は180名のキャパシティとなります

スパム対策のためのダミーです。もし見えても何も入力しないでください
ゲスト


画像認証

 |