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2007-07-01

GMail+TODOISTで連絡待ち漏れを防ぐ

対処方法が難しい“連絡待ち”

GTDを実践するに当たり、意外と工夫が必要なのが“連絡待ち”。

プロジェクトを進めていると、誰かに意見を聴いたり、作業の依頼をかけたりすることがあると思いますが、例えば。。。

  1. 「あ!あの件をAさんにお願いしなければ」と思い、メールに依頼事項と期限を記載。
  2. 送信して安心してしまい、依頼をかけたことすら忘れてしまう。
  3. 結果的にAさんから返信がなく、直前で気づいてあとの祭り。

ということは皆さんも経験があるハズ。もちろん(多くのケースでは)Aさんに悪意があるわけではなく、ただ単純に忘れてしまっているだけです。

この場合僕は決してAさんが悪いのではなく、作業依頼をかけた側に責任があると思います(私見ですが)。

“連絡待ち”だけは自己完結が不可能

GTDの分類分けの中で、自分一人では間違いなく完結しないのが“連絡待ち”。だからこそこちらで管理する必要があります。

これはいずれ部下を持ったりすれば尚の事マスト

そんな“連絡待ち”ですが、僕はGMailとTODOISTで管理しています。

その方法について下記します。

f:id:msml:20070626105442p:image

Gmail+TODOIST

1.まずは下記URLの「Delegate to Todoist」と記載のリンクをブックマークツールバードラッグします。

http://todoist.com/Help/viewGmail?page=install

2.確実に返信が必要なメールのBccに、Gmailのアドレスを付けて送信する。(僕はアドレスと[at]の間に「+return」と記載し、GMailフィルタリング機能を使って、Gmailの“連絡待ち”というラベルを自動で付けるようにしています。)

3.そして自分のGmailで受信した“連絡待ち”メールのスレッドで、さっきドラッグしたリンクをクリック。

4.するとTODOISTのポップアップが立ち上がる。

f:id:msml:20070701195533p:image

5.進捗確認をしたい日付(※期限を記載するとレビュー漏れがあったとき、あとのお祭り状態になるのを防ぐため、僕は必ず期限の数日前を記載します)と“連絡待ち”に分類後、登録。

6.するとTODOISTに追加されます。

f:id:msml:20070701195532p:image

ちなみにTODOISTに追加されたタスクGmailとリンクされており、クリックすればそのスレッドに飛びます。

あとは日付ベースにTODOISTをソートすれば、他のタスクと併せて一覧に出ます。

この厄介な連絡待ちタスクを抜け漏れなく対処する方法、皆さんはどうこなしていますか?と疑問に思いましたので、もし宜しければコメントにその方法を記載してみてくださいね。

そのうちはてなQでも聞いてみたいと思います。

関連記事

{ライフハック]外的要因が複雑に絡むプロジェクトタスクマネジメントに最適なタスク管理サービス“TODOIST”の便利な使い方1

http://d.hatena.ne.jp/msml/20070626/1182833954

導入に当たり、参考にさせて頂きました。ありがとうございました。

Mozilla Re-Mix: GmailメッセージをTodoistにワンタッチで追加「Delegate To Todoist」

http://mozilla-remix.seesaa.net/article/40456631.html

Gmailと連携したタスク管理ツール「Todoist」をFirefox拡張でさらに使いやすくする方法 - GoogleMania | グーグルの便利な使い方

http://google-mania.net/archives/176

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