住所貸しを利用して会社登記する
住所貸しというサービスは、名刺や広告、或いはホームページに記載する住所と
考えられていますが、実は会社登記のも利用出来るのです。
つまり、起業される時に本店所在地として法務局に届出をする事が出来ます。
インターネットが普及される前は、起業される場合には業務を行う作業スペースが
必要でしたので、事務所を借りる事が必須でした。
しかし、インターネットなど通信環境の向上に伴い、
物理的なスペースは必ずしも必要がなくなりました。
自宅で作業する方増え、ワークスタイルが大きく変わりました。
但し、自宅で会社登記をする事が難しい方もいらっしゃいます。
契約上出来なかったり、セキュリティーの問題で自宅の住所を公開出来なかったりするのです。
そんな時、住所貸しというサービスが役に立ちます。
会社所在地として登記をしたり、名刺や広告などに記載をする事が出来るのです。
郵便物の受け取り代行も受けられますので安心です。
会社を設立する際に、事務所を借りる経費が削減できれば営業経費や人件費など他の
経費に回す事が出来ますし、軌道に乗るまでは身軽でいた方がリスクも少なく済みます。
住所貸しを利用した場合、銀行口座の開設や融資を受ける事が出来るのかという
質問を受けますが、レンタルした住所でも法人名義の銀行口座は出来ますし、
融資を受ける事が出来た事例もあります。
通信環境の変化やワークスタイルの変化により、今や住所貸しも広く周知される様に
なりました。
電話代行と組み合わせる事で、コストを抑えながら効率的な会社経営が可能な時代となったのです。
住所貸しと会社登記について更に詳しく知りたい方はこちらをお勧めします。
住所貸しと会社登記 | 電話代行の中沢商会
レンタルオフィスに関してどう感じているか？
レンタルオフィスやバーチャルオフィスが認知されて久しいですが、
では会社経営者が実際にどの様に意識しているのかをとても気になるところです。
未来予想株式会社（東京都新宿区）というレンタルオフィスを運営する会社が
起業家328名に対して「レンタルオフィスに関する意識調査」を行い、調査結果が公表しました。
http://crosscoop.com/misc/entrepreneur_report4-3
調査結果を見ながら、考えてまいりましょう。
最も気になるのは、レンタルオフィスを利用する事に抵抗があるかないかだと思います。
なんと、65％の方が抵抗がないそうです。
起業してから3年〜7年の会社経営者が最も多い事から、
ある程度キャリアを積む事で、社会的な体裁よりもコストに関する意識が高くなるのでしょう。
抵抗がない層は、必ずしも少人数の会社だけでなく、従業員が21名〜30名規模の会社もあります。
ただ31名以上となると、物理的にスペースをシェアする事が難しくなるのか、
レンタルオフィスの利用に抵抗があるようです。
年齢層でみると、２０代の起業家には抵抗感が強い傾向が出ており、
年齢と共に抵抗感が薄らいでいく傾向にあるようです。
始めの内は自分の城を持ちたいという意識が強く働くけれども、
現実と向き合う内に、だんだんとコストに関する意識が高くなるのでしょうか。
レンタルオフィスの魅力について調査をすると、
やはり「費用」を挙げる人が多いです。
料金が安いばかりではなく、敷金がかからない事も大きいようです。
レンタルオフィスは、それ以外に接客応対やＦＡＸ・コピー機の利用、清掃といった
付加サービスが充実しているところも魅力な様です。
人的なサービスの活用は人件費削減にも繋がるので、一石二鳥といったところでしょうか。
こういったところから、起業家が求める付加サービスについて調べると
１．電話代行（秘書代行）
２．会社経営相談
３．郵便物の受け取り代行や転送
４．記帳代行
５．法務相談
６．会議室やセミナールームの併設
といったもののニーズありました。
レンタルオフィスは、もはや単なる物理的なスペースを提供するだけでなく、
会社経営に必要なリソースを網羅した複合的なサービスの提供が求められています。
こういったニーズから様々な企業とタイアップして複合サービスを提供するレンタルオフィス
事業者が増えて参りました。
ではレンタルオフィスに抵抗があるのはどんな属性か？
それは２０代の起業家が最も多く、年齢を重ねるごとに段々と抵抗感が薄れていく
傾向にあるようです。
若いうちは、自分の城を持ちたいという願望を持ってスタートしますが、
現実と向き合ううちにコストに関する意識が高くなるようです。
最近は物理的な占有スペースさえ必要ないという起業家も増えています。
バーチャルオフィスという電話や郵便物といった通信連絡機能に特化した
サービスも出て参りました。
レンタルオフィスのサービスが充実する事で、社会的な体裁よりも
コストパフォーマンス重視に起業家の意識も益々変わっていくと
思います。
今回は、レンタルオフィスについて起業家はどの様に感じているかの
意識調査をご紹介いたしました。
秋葉原で格安のレンタルオフィスをお探しの方は、中沢商会という
会社がお勧めです。
詳しくは、
http://www.nakazawa-daikou.jp/office.html
東京でお得な電話代行とは
東京でお得な電話代行をご紹介致します。
どの電話代行を選ぶか、様々な選択肢がありますが、
東京の業者を選びメリットは沢山あります。
電話代行の業務を行う場合、自社に着信した電話をボイスワープなどを
使って転送する方法と、東京の０３局番の電話番号をレンタルして利用する方法があります。
０３番号をレンタルする電話代行会社は、住所貸しをするところもあります。
つまり、東京の０３番号と住所をセットで利用する事が出来るのです。
例えば、本社が大阪にある会社が東京に事業の拠点を構えたい場合、
０３番号と住所をレンタルすれば良いのです。
東京のオフィスを賃貸すれば、保証金や賃貸料でもかなりの金額がかかりますし、事務員を雇えば給料が発生します。
東京の電話代行を活用する事で、
事務所賃貸経費や事務員の人件費が一度に削減出来ます。
経費削減をしつつ、効率的な事業展開が実現します。
ホームページに大阪本社所在地と東京支社を併記すれば、だいぶ印象も違うでしょう。
ここで、東京の電話代行の中でも特にお勧めの会社をご紹介しましょう。
電話代行の中沢商会 | 東京でお得な電話代行サービスをお探しの方！
電話代行の中沢商会は、東京の電話代行でも老舗の業者です。
秋葉原にあるので、住所貸しとしても大変人気があります。
サービスの特徴は、電話秘書と東京０３の電話番号貸し、秋葉原の住所貸し、郵便物の受け取りがセットになった「電話代行安心パック」というパッケージを提供している点です。
様々なオプションサービスが無料で利用出来るのです。
コール数に応じた従量課金制度を採用した電話代行業者が多い中、
コール数に関係がない定額制システムを導入しているので、
安心して利用出来るサービスと言えます。
肝心なオペレーターは、パートタイマーではなく社員が担当しています。常時担当しますので、様々な経験を積む事で会員様企業に適応する様にブラッシュアップしていきます。
担当がバラバラになるよりも、声に覚えがある人間が出る事でお得意様も安心するはずです。
少数精鋭のチームで支えますので、会員様企業の業績向上の一助になるといった意識を共有しています。
多くの会社に支持されているサービスなので、利用までに時間がかかる場合があるので、一度問い合わせをみてください。
東京でお得な電話代行サービスをお探しの方は、
http://www.nakazawa-daikou.jp/をご覧ください。
勝手な判断をしてはならない。
電話代行の業務において気を付けなければならない事があります。
それは、電話秘書が勝手な判断をしてはならないという事です。
電話対応をしていると、時折約束を求められる事があります。
例えば、「○○時までに必ず折り返しお電話が欲しい。」であるとか、
「商品が間違っているから返品して欲しい。」といった様なものです。
電話秘書が会員様の会社の正規従業員であれば、ある程度の裁量権で約束をする事が出来るかも知れません。
しかし、会員様の電話秘書として対応をしますが、厳密に言えば社員ではありません。
仕事の現場にいるわけではありませんので、当然正しい判断をする事が出来ません。
従いまして、その場の適当な判断で約束をしてしまった事が後で大きな問題に繋がってしまう恐れが出てきます。
電話秘書はこの様な場合、「担当に申し伝えます。」と対応し、その場を収めます。
判断はあくまでもご担当の方にしていただくのが正しい対応になります。
電話秘書は、電話の取次ぎという領分を越えてはならないという原則があります。
臨機応変な対応と勝手な判断の境目を誤ってはなりません。
電話秘書サービスはとても便利なサービスですが、現場ではあくまでも
冷静に適切な対応をする事を心がけています。
電話代行を利用する際のリスク
電話代行を活用する事は、とても便利な反面様々なリスクがあります。
今回は、電話代行サービスを利用する上で知っておきたいリスクについて説明をします。
1.電話回線のトラブルによるリスク
電話代行のサービスはどうしても電話回線を使用しなければなりません。
最近は光電話やIP電話を利用する電話代行会社も増えて参りました。
光インターネット回線を利用した光電話はルーターを使用しています。
フリーズをしたり、近隣で雷が発生した場合に回線がダウンしてしまうケースがあります。
こういったトラブルが発生した場合には、電話が通じなくなる可能性がありますので、電話代行業務が停止してしまうリスクがあります。
２.電話代行の業務時間帯に冠するリスク
電話代行の受付時間帯には気をつけなければなりません。
業務時間帯以外の入電は全てチャンスロスに繋がります。
夜間対応が可能な会社や、24時間対応の電話代行業者もあります。
電話代行会社の業務時間帯以外の入電について、担当者の携帯電話に転送をさせる様な方法もあります。
自社のホームページには電話番号以外に、電話受付時間をきちんと記載しておいた方が良いでしょう。
3.オペレーターの質によるリスク
電話代行の会社が採用しているスタッフは、正社員もいれば学生や主婦のパートタイマー、或いは在宅オペレーターを採用している会社もあります。
貴社の顔として電話対応をするにふさわしい人間が対応をしないと、
イメージダウンに繋がる恐れがあります。
オペレーターも人間ですので、モチベーションが高まる環境で働いているかどうかは非常に重要な問題になります。
給与待遇が良い会社かどうかも利用者にとっては重要な判断要素になるでしょう。
スタッフに優しい会社は、利用者にも優しいはずです。
その点もしっかりと見極め、モチベーションの高いオペレーターが揃う秘書代行を選びたいものです。
以上、３つの視点に絞って説明を致しました。
これから付き合う電話代行の会社次第で、貴社の業績にも大きく影響を与える可能性がある大変重要な問題ですので、時間をかけてしっかりと選ぶ必要があると思います。
ＮＴＴボイスワープは優れもの
電話代行を利用する際に、専用電話番号をレンタルしてもらう方法と、自社の電話を転送する方法がございます。
業務時間以外や不在時の入電をどうしよう？
そんな時に役に立つのがボイスワープです。
ボイスワープには無条件転送と無応答時転送と2種類あります。
無条件転送は、ＮＴＴ局内で転送がかかりますので、コール音が鳴った時には既に転送先に着信されています。
従いまして、相手方は転送をされている事に気付く事はありません。
対して、無応答時転送というのは、一定の呼び出し音が鳴っても出ない場合に、転送される仕組みになっています。
コール音の後、若干音声に変化がありますので、相手方に転送された事がわかってしまう場合があります。
電話代行を利用する際は、無条件転送に設定をするのが一般的です。
電話代行会社の受付時間が終了してしまった場合にどうするか？
良い方法があります。
実は転送先を複数登録をする事が可能です。
電話代行会社の他にご担当者様の携帯電話番号に転送設定をします。
営業時間外になったら、電話代行会社からご担当者様の携帯電話へ
転送先の切り替えをするのです。
外出先であっても、リモートコントロールという機能があるので、
遠隔で操作が出来ます。
※ボイスワープの活用方法はこちら
これで、不在時や電話代行のオペレーション時間外の入電でも機会の損失を最小限に止める事が可能になります。
※携帯へ転送すると携帯の通信環境などで若干音声が乱れる事がありますので、転送をされている事がわかってしまうありますので、そこはプライオリティの問題になるでしょう。
インターネットの普及により、仮想空間と現実とのボーダーがわかりにくい時代になっています。
電話番号は従来は地域ごとに番号が振り分けられていました。
電話をされた方が思っている場所と実際に電話を受けている場所が必ずしも一致しない場合もあるのです。
この様な電話の特性を活かしたサービスにバーチャルオフィスというものがあります。
その名のごとく、仮想オフィスになります。
電話と住所の機能をあわせ持ったサービスで、従来のレンタルオフィスよりもコストが安いので大変人気があります。
銀座や青山や秋葉原といった一等地の住所と電話番号が使え、自分のオフィスとして利用出来るのです。
通信インフラの向上により、今や物理的なスペースを必ずしも必要としない時代となりました。
サービスをうまく活用することで、低コストで効率的な経営が可能となります。
今日は、ＮＴＴ転送サービスのボイスワープについてご紹介を致しました。
業務報告で難しい事
電話代行の業務の現場にスポットを当てたいと思います。
オペレーターがどんな電話受付内容を業務報告をする際に、概ねメールを利用します。
メールで報告をする時に難しいのは漢字です。
改めて日本語の難しさを感じする次第です。
日本語は異口同音が多く、実際にどの漢字を当てはめれば良いのか判断に迷います。
渡部さん、渡辺さん、渡邊さんのどのワタナベさんか迷っても相手に聞く訳にはいきません。それは相手は電話秘書のスタッフが受けているとは思っていないからです。
従ってメールで報告をする際には、カタカナ表記で送ることが多くなります。或いは、事前にお取引様のリストをご提示いただき、データベースに登録をして対応致します。
会社名や担当者名の報告はある程度それですみますが、ビジネスのやり取りにおいて専門的な言葉が出てきた場合は困ります。
文脈からある程度判断をする事も可能ですが、業務の知識が無い場合は判断のしようがありません。
公害、郊外、口外、口蓋、校外・・・たくさん「コウガイ」という言葉がありますが、全く意味が違います。
間違った漢字を用いると話の内容が全く違うものになってしまう恐れがあります。ビジネスの世界では取り返しがつかない事態に発展する事も考えられます。
電話のオペレーション業務では、電話秘書が勝手に判断をしてしまう事を最も注意します。
従って、わからない場合はカタカナの表記にするのが最もリスクが少ない伝達手段となるのです。
報告を受けた担当者は十分な知識と情報、経験がありますので大体理解出来ますし、場合によっては先方に折り返しお電話をしますので問題が無い訳です。
今回は、電話の秘書業務を通じて、日本語の難しさについてお話をさせていただきました。
