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議事録など  ・・・・・ 写真も ご覧下さい(^_^)v

2016-01-24

第8回 総会 15-12-05

09:02

第8回 シャークOB・OG会 総会 議事

日時 : 2015年12月5日(土) 15:30 - 16:30

場所 : アイビーホール青学会館 青山学院校友会グリーンエリア C室

出席者: 18名

標記の件、議事を以下に示します。

1.前会計年度(2013年10/1〜2015年9/30)活動報告及び収支決算(承認事項)

前会計年度の活動報告及び収支決算が報告され承認が得られた。 報告時の質疑/討議内容を以下に示します。

・ 総会向け会議費は種々の工夫により支出を抑えることができた。 なお、支出を明確に確認できるよう、会計報告の表中、総会/会報の回数/号数等を記述する等の改善案が示された。

会計監査から監査結果に問題が無いことを確認した旨報告された。

2.今期会計年度(2015年10/1〜2017年9/30)活動計画及び予算(承認事項)

今期会計年度の活動計画及び予算案が報告され承認が得られた。 報告時の質疑/討議内容を以下に示します。

・ 今期予算の主な収入として会費:70万円を計上しているが、今後、減少することが想定される。 健全に会費が得られるような工夫が必要では。

・ 今期、山小屋関連の主な活動として、外壁/屋根のペンキ塗りが想定される。 業者に依頼する場合に比べて、ボランティアによる活動でかなり経費は節約できると思われる。

・ このような山小屋関連の作業については、実際に物を確認しつつ議論ができるので、現地/山小屋での打合せが有効であると考えられる。

・ 山小屋関連の予算としては、現状、複数に分けて記述されているが、実態が伝わるよう(ボランティア隊の苦労も伝わるような)区分/記述とするよう工夫してみてはどうか。

・ このようなメッセージを伝えることにより、若いOB・OGにも山小屋が活用されるようになれば良い。 さらに、会費収入の減少を抑えられる効果も期待できるのでは。

・ これまでの「特別会計」については、今後「一般会計」に統合して管理するようにし、残金は、

今期、「一般会計」に組み込んだ。

・ 山小屋解体等復元費用引当向け予算については、別会計として管理する旨説明があり、承認された。

3.役員の選出(承認事項)

役員の選出が行われ、承認された。 

役員については、会長:M氏(18期)、 副会長:S氏(22期)、 会計監査:G氏(22期)

 事務委員長:S氏(22期)、山小屋委員長:I氏(39期)、会計委員長:Y氏(20期)

なお、山小屋委員長: I 氏(39期)は新任。

4.その他報告事項

訃報他報告がなされた。 また、全体を通して、以下に示す意見/討議等がなされた。

ホームページの充実をお願いしたい。 山小屋に関する情報も掲載することにより、活動の活性化がはかれると思われる。 

・ これまで、多くの写真の掲載のため作業をしたが、最終的に掲載に至っていない。セキュリティ管理をした上で情報共有がはかれるようにお願いしたい。 また、本総会の議事録も掲載してほしい。

以上

2014-05-29

役員会 14-5-25

08:35

日時:2014年5月25日14:00〜17:00

場所:青山アスタジオ

参加者:M会長、他6名

1.一般会計・特別会計

・一般会計の出納状況と特別会計の現状について確認。

・OB会費振り込み用の郵便局の新規口座開設を手続き中。S旧会長の現口座は当面存続させる。なお、現時点では、3月31日の時点で50万円のOB会費の振り込み残高を確認済み。

2.開山祭

・先生、奥様ともに開山祭へ参加の予定で、宿泊は小海リエックスホテルを予定。

・開山祭は、6月14日11:00〜白駒池で開催。開山祭出席者は例年並みかもしれないが、山小屋来場者はおよそ30名程度の見込み。

3.事務関連

・OB会幹事として新たに会計監事:G氏(22期)、その他事務:I氏(24期)、Y氏(22期)が担当することを確認。

・会計細則の改訂案を確認。一部修正し、幹事関係者に確認後、後日最終化する。

・近々、昨年の総会並びに2月及び今回の5月の幹事会内容、開山祭 の開催案内をホームページに掲載する。

・山小屋40周年記念行事として、9月13日(土)または14日(日)を第一日程案とする。鮫島先生の日程を確認後、近日中に案内の予定。簡素な会を山小屋で開催することを検討する。

・次回のOB会報は、7月下旬発行を目標とする。

・次回のOB会幹事会は、7月5日(土)15:00〜の予定。OB会報発行最終準備と山小屋40周年記念行事について議論する。

以上

2013-09-22

役員会 12-12-16

14:32

日時: 12年12月16日 (日)  14:30〜17:00

場所: 里村事務所

参加者: 会長 S副会長 M副会長 事務委員長 山小屋委員長 N氏 S氏(書記)

議事録 

1 総会について・・・現行の2年に1度の開催を続ける。(次回は2013年秋に開催予定)

    議題  OB・OG会発足時に定めた規約の見直し・・・全面見直しを提案する。

          会計・事務的な部分(議決に関することなど)・シャーク山荘の

          最終処分に関することなど。

2 会報の電子化について・・・今後メール配信を進めていきたい。

3 今年度行事について ・・・50周年記念パーティー開催(1月)・開山祭参加(6月)

               尾瀬ハイクなどの自発的活動は良いと思う。

4 会報発行について  ・・・総会案内(6月の開山祭後発行予定)および総会報告(10月頃開催予定)のタイミングで年2回の発行を考えている。

以上 

第6回 総会 11-11-28

14:07

日時:2011年11月12日 14:00-18:00

場所:青山学院 6号館 1F 4会議室

出席者:先生,15名

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1. 開会

(1) 出席者15名+委任状155通で有効総数170名。一方、総会通知総数488名(案内発送437通,うちカップル51組)であり、総会出席率(委任状含)34.8%。現規約の定める総会成立要「定数の1/5(20%)以上」を上回り、本日の総会は成立。(K氏)

(2) OB会創立から10年目となり、山小屋メンテナンス活動など活況,シャークアウトドア同好会解散,鮫島先生軽井沢転居など、OB会を取り巻く状況も変りつつある。過去2年の活動状況の報告として、シーク山荘の帰属問題も各位のご尽力により整理でき納税問題にも対処、また今回提案する規約改正にも着手できた。(S氏)


2. 今期活動報告

(1) 事務委員会報告(10期K氏)

<1> シャーク山荘関係

A) 登記青山学院からOB会会長に名義変更の手続きを完了

B) 固定資産税不動産取得税発生

<2> 総会開催通知および出席/委任回答の件

A) 今回シャークOB・OG会報18号(10/10発行)に同封で総会案内を発送(437通)したが、返信・回答がなかなか回収できなかった。

10/24時点 返信・回答(出席or委任) :78件

⇒メールでフォロー実施102件 (うち21件アドレスNG連絡不可)

10/28時点 返信・回答(出席or委任) :94件

10/31時点 返信・回答(出席or委任) :138件

11/12時点 返信・回答(出席or委任) :155件

B) 一部の会員から、届いていないとの連絡あり。

会報と総会のハガキが同封だったため気付かない会員の方もいたと思われる。

<3> その他 報告案件

A) 従来HP使用料は、ご好意によりF氏(32期)個人が支払って会計に請求して頂いていたが、

シャークOB会口座より直接支払う形に変更する予定。

B) 50周年パーティー:2012年1月28日予定(詳細後述)

C) 議事録2年分持参したので回覧(総会当日)。

D) 山小屋20周年大規模改修検討中(別途)


(2) 山小屋委員会(13期I氏)

<1> 山小屋名義変更実施

A) 2007年 青山学院大学/管理部よりシャークアウトドア同好会に打診

B) 2010年1月5日 (本OB/OG会)役員会で名義変更を決定

C) 2010年3月29日 青山学院側と名義変更を合意・調印

名義変更青山学院⇒佐藤会長(個人名義)に変更

*なお、最終処分する場合、現状復帰して土地を小海町に返却する条件有り、現状復帰費用

青山学院と1/2折半とし、青山学院から入金済み。

D) 名義変更した建物部分の固定資産税

<2> 土地賃貸契約

A) 山小屋の土地部分の賃貸契約も同時に移管済み、青山学院⇒佐藤会長(個人名義)

B) 土地賃貸料(小海町)は値下げ(時価)いただいた。

<3> 山小屋利用料金

A) 山小屋利用促進を目的に下記利用料金改定を、2010年9月に実施した。

* 改訂前:会員本人=無料,会員家族=1,000円

*改定後:会員本人=無料,会員家族=無料

<4> 大規模修繕状況

A) 若手がより参加しやすい環境整備が目的に、外壁,屋根塗装などボランティア作業参加の方々を対象に、食事代(1.000円),風呂代(300円)として1300円/日の補助を出すことした。また、2010年8月に遡り実施(2010年10月)。延べ対象者数は、2010年8〜9月=35名,2011年9月=24名。

B) 現在、トイレ,床修繕他作業中

C) また、雨戸の老朽化が目立ち始めており、今後修理検討中(上記Bの予算内にあり)

<5> 会員以外利用者

A) 最近2年間の利用者数=90名/2年

(3) 会計委員会(14期K氏)

A) 会計報告

*山荘宿泊費:銀行振り込み方式のため多少合わないことがある

*山荘リサイクルは、廃材処分費用などに充当

B) 質疑

Q1:予算分の繰越分は仮払いして前払いとするのか次年度計上にするのか。(12期W氏)

例えば2009年総会議決の山荘修繕費は先期中に使い切っていない。また、本予算は一般会計予算外の山荘費用会計。

A1:2010年山小屋修繕費用は特別会計に別ける。「特別会計」設置を役員会にて検討。

Q2:山小屋解体費用の見直しは必要ないか。(和田氏)

A2:青山学院との移管交渉時に業者現地調査により、見積りを取得している。



(4) 会計監査(19期W氏)

A) 会計報告のとおり確認しました。

3. 規約改正の件

(1)規約改正案の骨子 (詳細:第18号シャークOB・OG会報参照)

<1> シークアウトドア愛好会に関する記述を削除、或いは実情に合わせた表現に変更する

<2> シャーク山荘の帰属変更に伴う文言の整備と、活動範囲にシャーク山荘維持管理を含める

<3> 会の活動に関しては役員会主体ではなく、会員が皆等しく自由に活動出来るような表現にする

<4> 慶弔や寄付については活動範囲から削除する

<5> 総会の成立要件を緩和して、正会員数層数の7分の1とし、書面提出でも意見表示が出来るよう

にする

<6> 臨時総会は会長が招集するが、会員の開催要求が出た場合は要求者が臨時総会を主催することが

  出来るようにする

(2)審議・議事

[1]「名誉会員」の項目を削除する。

[2]各期の幹事(実質的な各期連絡委員)は、「置く事ができる」⇒「置く」に変更。

     *事務委員長が管轄する

     *現在の各期幹事の人選方法などが不明確 (「期幹事」=「連絡員」として見直し必要)

     *上手く活用できればOB会活性化できる (例えば旧「総括」に依頼してみては)

[3]従来の「一般会計」に加え、山荘関連の「特別会計」を追加する ⇒第12.13,14条の修正要

[4]第14条、予算執行金額5万円での承認者の線引き(会長承認/会長または副会長承認)見直す(別け

ない)

[5]第21条、修正案の議決は「規約の改正は別条項として事前通告が必要」として再検討する

⇒第21条を分割修正

[6]第21条、「総会は正会員をもって構成」⇒「総会は連絡のついた正会員をもって構成」に修正する。

   また、本改正案の「7分の1以上で成立」はこのまま修正案通りとする。(旧規約は「5分の1以上」)

[7]第24条、臨時総会は「正会員の10分の1以上からの要求があった場合」に戻す(誤記訂正)。

(3)結論

  今回、改正案は見直し必要項目があるため、再検討のうえ提案しなおすこととする。



4. 次期活動計画(次期予算説明)

<1> 山小屋作業費は不要 (10万円⇒不要)

  上記不要分は予備費に編入する (19⇒29万円)

<2> 次期予算説明資料は今後Excelファイル形式とする(会計報告は既にExcel)

<3> 従来の「一般会計」に加え「特別会計」報告を追加する。(3.(2)「3」項で追加)

<4> 「特別会計」は次回から報告、また(総会前に)事前報告とする。



5. 次期役員選出

<1> 役員立候補者 無し

*現役員、やむなく留任とする。

*各委員会組織のメンバーの成長,若手参加しやすい環境を検討

<2> 今後の総会案内の連絡方法アンケート結果(郵送費用大のため代替案検討)

*Web-Mail希望  129名

*FAX希望     13名

*郵送希望      30名

       ⇒運営コスト削減なども踏まえMail活用など検討する

<3> メディア対応強化:HPの更新



6. その他

(ア) シャーク山荘の今後

(イ) 50周年パーティーの件

       予定会場:涵徳亭 115名(Max)

       参加希望:104名(+2名) まだ未回答者多数

        ⇒参加者確認を進める

以上

2012-11-27

役員会12-11-11

21:17

シャークOB・OG会役員会議事録

日時: 2012年11月11日 (日)  2:30〜4:45

場所: 里村事務所

参加者:S副会長,事務委員長,山小屋委員長,K氏、N氏、S氏(書記)

議事録:

1. 50周年パーティーの件

○S氏へのお礼  

DVD作成、編集作業代実費  現金振込む

   その他にかかった装丁費等に対しお礼を送る

2. これからのOB会

若手の参加を望みつつ、気楽に無理なく続けていくことに出席者同意見

3. シャーク山荘

築38年になった。安全性などの件、確認しました。

4. 規約について

次回の議題に回します。

簡素化すべく考えていきましょう、ということで終了

5. 会報

○先生の原稿(西川氏の訃報を含む)−依頼済み

○50周年パーティー−会長からお礼

          感想:S氏、A氏依頼済み

             若手にも数名依頼

          会計報告:会計委員長

○開山祭―H氏 依頼

尾瀬ハイク−S氏

○結婚・出産・訃報

○50周年DVD(若干残り)希望者に500円(送料込み)で送る。

○前期会計報告:会計委員長

○その他

スケジュール:11/25 原稿締め切り

       12/10 編集完了

       12/13 原稿持込

       12/20 東京発送(A氏へ)

       12/21〜 発送

       12/25  着

    

6. ホームページについて

OB会の活動欄に今回議事録を掲載(K氏担当)

7. その他

次回役員会 12月で検討

                               以上



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2011-10-18

役員会 11-09-11

16:44

日時: 2011年9月11日 (日) 3:30〜7:00 

場所: 里村事務所

参加者:会長、両副会長、事務委員長,会計委員長,他1名(書記)

議事録:

○ 会報の郵送について

     電子メールで送信することも検討

○ 総会について

     11月12日(土) 渋谷キャンパス6号館第4会議室

         2時 開始

         4時半 終了

         5時〜 2次会 (セピア 予定)

○ 会計について

     山小屋関連の請求額は、下記2つ分類して、管理すること。

     (1) 山小屋通常維持費と、山小屋改修費     

     (2) 昨年承認した大規模修繕工事

さくらインターネット利用料について

     現在のF氏(32期)口座からの引き落としを、シャークOB会名義口座に変更したい。

     F氏と検討中。

○ 9月の屋根塗装工事について

     この工事は、幹事会で承認する大規模修繕工事とする。一人1日1300円の補助を出す。

○ 50周年パーティについて

     24年1月28日(土) 涵徳亭にて

               12時受付

               12時半 開始

               4時   閉会

     名称: 鮫島アドグル50周年記念パーティ  に決定

     参加者各自で、思い出の写真や、品物などを持参してもらう。

○ 規約改正案の検討について

     前回役員会で検討された修正案に対し、更に、検討が行われる。

○ 会報18号について

     最終編集会議

                             以上

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