Todoリスト形式の受信トレイをつくる(Gmailを使う)

24時間365日戦える営業マンを作りあげます。ホームページコンサルタントの山田直毅(なおたか)です。

人によってメールソフトやウェブメールの使い方は違います。受け取ったメールをどのようなポリシーで処理するか、処理したメールをどのように片付けるか、未読や既読の使い方など、様々です。

メールソフト・ウェブメールの違いによらず、私はTodoリスト形式でメールを管理しています。具体的には、受信トレイに残っているメールは残タスクとして扱います。処理が終わったメールはお客様ごとやプロジェクトごとのフォルダに移動し、解決済みとします。

お客様からメールが届けばタスクとして扱います。外出先や打ち合わせの席でお客様からタスクを依頼されたら自分宛にメールを送信してタスクとして扱います。迷惑メールや不要なメールはすぐに削除してしまいます。

残タスクが少なくなれば受信トレイがすっきり片付いていきます。逆にタスクがたまると、多くのメールが受信トレイに残り、頭を抱えることになります。

Todoリスト形式のメール管理を始めるにはコツが要ります。まず、受信トレイをまっさらにしなければならないのです。

今自分が抱えているタスクを余すところなく書きだして、受信トレイのメールを全て、どこかへ移動してしまいます。そして、書きだしたタスクを優先度の低いものから順に自分宛にメールで送ります。これでTodoリスト形式の受信トレイが完成します。

あとは受信トレイが溢れないようにタスクをコツコツと片付け、対応が終わったタスクはお客様ごと、または、プロジェクトごとにフォルダを作って移動させます。不要なメールや迷惑メールはこまめに削除しましょう。

Todoリスト方式でメールを管理しているため、私は自動フォルダ振り分け機能をほとんど使いません。メールを処理した後に手動でフォルダに移動したいのです。

Todoリスト形式の受信トレイはGmailでも作ることができます。メールの管理方法に悩んでいる方は試してみてはいかがでしょうか。