会議はなぜ行われるか

仕事をする上で会議はかならず存在する。会議とは、Face to Face で話し合う場であり（中には電話会議もあるが）、文面では、確認／解決できないことを顔を合わせて相手の反応を見ながら行うものであると考えている。一言で会議と言っても経営会議や、方針会議のようなトップ会談から、進捗会議やテクニカルミーティング、チーム内のちょっとした打合せの会議もある。業務の中で、会議が占める割合は結構多い。会議の間は拘束状態なので他の作業が行えない状況となる。そのため、会議が多い人ほど概ね多忙であり仕事が溜まっていることが多い。

会議は、本当に必要なのだろうか。意味も無い会議に参加していないだろうか？会議を必要とするのは、重要な決断や検討を行う際に相互の認識ずれを無くすために必要なのだと考える。なのでタイミングと人選が大事である。

あまりに参加人数の多い会議は議論が発散し意味をなさない。結果だけ知りたい人は議事録を見ればすむ。また、会議を行うときは、事前に参加者を招集した議長が、議題を送付するべきである。そうすることで、参加者は事前に検討を行うことが出来、会議にスムーズに入ることが出来る。もうひとつ大事なことは、会議に時間制限をつけることである。議長は、時間内に終わるように裁量し、参加メンバーのスケジュールを守るべきであり、それが最低限の礼儀である。もし、時間が過ぎてしまった場合は、それだけ議論がまとまらなかったとゆうことを意味しているのだから残課題を確認したうえで、再度開催を提案するべきである。もうひとつ、付け加えるならば、参加者が自由に出入りできるような仕組みもよいだろう。そうすることによってより、自由な会議の場を持つことが出来る。

会議は無くてはならないものだがありすぎると業務に支障きたす。会議は特に必要な人にのみ参加するようにして選別することが大事である。議長やリーダーも、参加すべき人を選別することを心がけるべきだし、それが皆の貴重な時間を有効に使う術である。

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最近はTV会議の環境もととのってきて気軽におこなえるようになりました。とは言っても多くなると問題です。別なはなしですが海外では重要な決定事項は打合せ前にしっかりネゴッてあって会議はセレモニーでしかないとか。逆に日本では会議は議論するところとの認識が強いように思います。だから長引くんですかね・・