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春友日記 〜なまらiPhone〜 このページをアンテナに追加 RSSフィード Twitter

北海道弁の"なまら”"超”とか"very"の意味を表します
 

2010-10-18

iPhoneで管理したい 5つのこと ” ある営業マン編 ”


Agenda


1. PCメールの管理


2. 名刺管理


3. スケジュール管理とタスク管理


4. 仕事上のカバン管理


5. Web上でのIDとパスワード管理


iPhoneを仕事上で利用することが多い。

いや、利用するというより様々なことを一元管理することに非常に便利なのだ。


それが上記で示したの5つのこと。


全てiPhoneアプリを使ったりwebサービスを併用することで管理することができる。

仕事上できるだけ効率的に管理したいことのかなりのことを実はiPhoneで管理できるのだ。


iPhoneで一元管理というのは忘れっぽい私にとっては非常に便利なこと。

しかし、持ち始めた当初(2010年2月)は操作性に慣れるのに大変だった。

iPhone4から初めてアップル製品に触れる方も多いだろうが諦めないで使い込んでいってほしい。

使えば使う程その便利さが実感できるようになっていく。


こういったことわざもある。

"Practice makes perfect ! " (習うより慣れろ ! )


では、以下に私なりの管理方法を述べてゆく。


1. メール管理


仕事で使用するメールソフトは会社貸与のWindowsXPでOutlook2007。

セキュリティ面でいろいろ制約があり、会社PCのメールをiPhoneと同期できないと思っていた。


しかし、会社で使用しているメールサーバがMicrosoftExchangeを介していれば(この表現が適切かはわからない)メールサーバー名(ドメイン名も必要な企業もある)を知るだけでセキュリティが厳しい(IMAPやPOPがわからなくても)PCとiPhoneでメールが同期できる。

以下、同期方法。

『設定』から『メール/連絡先/カレンダー』を選択し『アカウントを追加』から『MicrosoftExchange』を選択する。


f:id:spring_friends:20101018232839j:image f:id:spring_friends:20101018232855j:image


入力する項目は以下で。

『メール』は会社PCのメールアドレス

『サーバ』は企業で使用しているサーバ名(ここが重要)

『ドメイン』も企業で使用しているドメイン名(必要ない企業もあるかもしれない)

『ユーザ名』は企業で管理しているPCの名前(PC起動時に使用するIDではない)

『パスワード』はPC起動時に使用するパスワード

『説明』はメールアドレスをそのまま入力した方がわかりやすい


そして、多くの企業では社員全員のメールアドレスを検索できる機能をOutlookに付帯させてることと思う。

これが超絶便利、iPhone上でもこの検索機能は使用できる(企業の環境によるので要確認)

例えば同じ会社の社員である "高橋" さんにメールを送りたいとする。

以下、スクショで説明。

メール作成画面から宛先に takahashi と入力。


f:id:spring_friends:20101018233905j:image


Outlookの検索機能が働き高橋さんの一覧が表示される。

一度入力されて送信されたメールアドレスは記憶されるので次回からは更に簡単に検索できる。

検索機能が企業で実装されていればアドレス帳に社員のアドレスを登録する必要がない。

そして、会社の署名が特殊なフォントを使用している場合などは以下のアプリを使用して貼り付ければ全く同じ署名が作成できる。


ClipShare Lite 1.3 for iPhoneApp
Category: Utilities 価格: Free
Updated:Nov 19, 2009


完全に無理という企業もあるかもしれないが、社員であればExchangeで使用している会社のメールサーバ名は公開してくれるはずだ。

無理だと諦めている方でも調べるだけ調べてみてほしい。

PCとiPhoneのメールの同期ができれば、ビジネス上で超絶便利な環境が手に入る。


もう一点、私はひとつのG-mailアカウントをBoxcarというアプリを使いプッシュ通知している。


Boxcar 3.0.1 (iOS 4.0 Tested) for iPhoneApp
Category: Social Networking 価格: Free
Updated:Jun 19, 2010


このプッシュで通知を受けたいと思っているG-mailアカウントはblog関連のサービスに使用しているアカウントだ。

はてなダイアリーでは、blogにコメントが書き込まれたりトラックバックを受けると登録したへメールアドレスへメールを送信してくれる。

それをプッシュで受け取ることですぐにコメントの返信を行うことができる。

Outlookで受信するメールよりも返信する反応は早いかもしれない。


2. 名刺管理


営業で外回りをしていると突発的にメールやFAXを送信しなければならなくなったり、予定外に顧客先へ訪問しなければならなくなることもある。

そんな時に顧客情報の全てが記載されている名刺が役に立つ。


しかし、実は初めから名刺管理を行おうと思っていたわけではなかった。

iPhone購入当初に購入したDocscannerというスキャナーアプリを相当悩んで購入したので何とか使い倒してやろうという気持ちからだった。


DocScanner 4.0.3 (iOS 4.0 Tested) for iPhoneApp
Category: Productivity  価格: $5.99
Updated:Sep 18, 2010


そんな時、このアプリに出会う。


Biz.Cards 1.3 for iPhoneApp
カテゴリ: ビジネス  価格: ¥230
更新:2010/07/26


このアプリの素晴らしいところは名刺の滑らかな動きだ。


f:id:spring_friends:20101019001626j:image f:id:spring_friends:20101019001025j:image


iPhoneのCMでも使用されていた程滑らかな動き。

非常に気にいっている、が、約400枚(これでも半分くらい)の名刺をDocscannerでスキャンをし、Biz.cardsで管理する準備をするのに6〜7時間掛かったと記憶している。


もし今から名刺管理をしようと考えている方は、以下の2大名刺管理アプリがおすすめだ。

私も当時このアプリの存在を知ってはいたが、スキャナーアプリは単体で欲しかったということと、あまりにも値段が高かったため躊躇していた。

当時は両方2400円もしていたアプリだ。


WorldCard Mobile - 名刺認識管理 2.0.1 for iPhoneApp
カテゴリ: ビジネス  価格: ¥1,200
更新:2010/08/18


CamCard(名刺認識管理 日本語+中國語+韓國語) 2.0 build ja04 for iPhoneApp
カテゴリ: ビジネス  価格: ¥1,700
更新:2010/08/12


今の私なら名刺管理は上記2つのどちらかのアプリに任せるだろう。

後述するが無料の高性能なスキャナーアプリも登場したからだ。


余談だがiPhoneに興味はあるがなかなか購入にいたらない同僚にiPhoneを購入させるには、iPhone上で管理した名刺を見せるといい。

皆たいそう驚く。

数日以内に4人がiPhoneを購入していた。


3. スケジュール管理 & ToDo


基本的にタスク管理をToDoアプリでは行わず、カレンダーアプリのさいすけを使用してスケジュールとタスク管理をしている。


さいすけ 1.32(¥1,200) for iPhone

iPhone、iPod touch および iPad 互換 iOS 3.1.2 以降が必要

さいすけ 1.32
カテゴリ: 仕事効率化
価格: ¥1,200 App
更新:2010/09/21


imagesimages


アプリ紹介写真を見ていただけると良くわかるのだが、月別カレンダー表示で各日毎に予定を表示できる。

この予定表示のおかげでToDo管理もさいすけ上で同時に行っている。

プッシュで予定を知らせてくれる(5分前〜1日前の範囲)ので予定を入れ忘れさえしなければ安心だ。

当然、GoogleカレンダーやiPhoneカレンダーとも同期できるのでバックアップの点でも安心だ。

私はカレンダーアプリはさいすけとiPhoneデフォルトカレンダーしか使用したことがない。

紙の手帳を使用しなくなったので、信頼できるアプリのみしか使う気がおきないからだ。

スケジュール管理だけは保守的に、使い慣れたものを使用することにしている。

起こらないとは思うが、(アプリのバグ等による)万が一のスケジュールの抜けは命取りになるからだ。


4. 書類の一元化管理でカバンを軽くする


先日こんな記事を書いた。



興味があったら読んでいただきたいが、こちらの記事でPDF化した自社製品のカタログ & 価格表をGoodReaderに格納して使用することを書かせていただいた。

また、上記で紹介したDocscannerでスキャンしたものをPDF化させてEvernoteに格納したりもする。

GoodReaderに格納する書類は、ページ数が多く何度も使用する普遍的な書類(カタログや価格表、プレゼンファイル)

Evernoteに格納する書類は、ページ数が少なく、さらに検索する可能性が高い書類。(Evernoteには書類というよりもweb上の情報が多い)

最近Evernoteとの連携が素晴らしい無料のスキャナーアプリも登場したので紹介しておく。


CamScanner Free 1.1(iOS 4.0 テスト済み) for iPhoneApp
カテゴリ: 仕事効率化  価格: 無料
更新:2010/10/08


5. IDとパスワード管理


Webで使用するIDとパスワードの管理は営業の業務中に使用するという意味ではそれほど緊急性の高いものではない。

会社や家でPCに向かっている時にじっくりと確認するほうがいいかもしれない。

しかし、カードの引き落とし額の確認や、休憩中に様々なサイトを見たりするといったように使用頻度は意外と多い。

PC上でもその都度IDとパスワードの書かれたテキストを立ち上げてコピペしたりしていた。

実はこれが大変な手間だったりする。

iPhoneならなおさらだ。

ちなみに私は購入していないが、iPhoneでIDとパスワード管理するには神と言われているアプリがこちら。


1Password for iPhone 3.5.2 for iPhoneApp
Category: Productivity  価格: 若5.99
Updated:09 August 2010


私が使用しているのはWebサービスのLastPass。

LastPassに関してはこちらのサイトで詳しく説明されている。



私のメインブラウザはWindows上ではChromeにしている。(プライベートPCはMacでSafari

ブラウザにパスワードを保存もできるが、LastPassを各PCにダウンロードして、web上でIDとパスワードを一元管理できるのは非常にありがたい。

上記サイトで説明してくれているブックマークレットは私の環境では必須となっている。

曖昧な記憶の保存と時間の節約という点で非常に優れている。


【番外編】連絡先


iPhoneで電話を使用する方には必須である連絡先の管理を私は現段階ではしていない。

私はiPhoneでは電話をほとんどかけないからだ。

電話をかけるのは9割以上ガラケー(会社貸与)であり、仕事上の連絡先もこちらで管理している。

PCメールアドレスは上述したようにPCメールとの同期で問題ないし、ガラケーに登録されていない連絡先も名刺を管理することで問題ない。

プライベートな友人の携帯番号やメールアドレスもガラケーに登録している。


しかし、最近iPhone絡みのオフ会に参加する機会が増えてくるのに伴い、iPhoneで繋がることができた方々の連絡先はiPhoneで管理しなければならない必要性を感じてきた。

今後の課題としたいところだ。


最後に、ここまで私のiPhoneでのビジネス上の管理方法を述べさせていただいた。

私のiPhoneは3GS。

これだけ後発で様々な機種が出てきてはいるがスペック的にはなんら問題はないと感じる。

しかし、最近立て続けにAndroidの新作発表もある。

非常に興味もある。

ユーザーとしては企業が切磋琢磨してよりユーザーライクな製品を開発してもらえることは非常にありがたいことだ。

そして今後、新Androidの様々なレビューを見てゆくことだろう。

もしかすると心が動いてしまうかもしれない。

しかし、現段階ではこう思ってしまうのだ。


やはりiPhone、さすがiPhone、”なまら” iPhone とねw



※今回のエントリーには社内情報を外部に持ち出す内容が含まれています。所属される会社の社内規定にのっとった上でご活用ください。


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jun-kunjun-kun 2010/10/20 11:03 情報の管理は全てiPhoneでやりたくなるんですよネ
特に連絡先情報は、いつでも参照可能なiPhoneでとか思うんですけど、母艦のMacや他のWebサービスと同期を取って、何度か痛い目を見ていると、慎重になってしまいますが。。。

spring_friendsspring_friends 2010/10/20 12:42 jun-kunさん、コメントありがとうございます。
連絡先はまだiPhoneで管理したことがないのですが、webサービスとの連携は慎重にやらなければいけないですよね。
貴重なご意見ありがとうございます。
連絡先を管理する時は特に慎重に選んで選択しようと思います。

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