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技術屋かずの徒然日記 このページをアンテナに追加 RSSフィード Twitter

2014-03-24

『ビジネスパーソンのための「整理術」超豪華セミナー』に参加してきました

昨日、『ビジネスが加速する整理術』の刊行を記念して開催された『ビジネスパーソンのための「整理術」超豪華セミナー』に参加してきました。




なにが超豪華なのか??

それは、このプログラムをご覧ください。

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講師陣は、

ノート術やiPhoneiPad文房具など、仕事に使えるツールなどには何でも詳しく、それに関する著書も多数の

美崎栄一郎さん


Hack!シリーズは何冊あるんだろう??こちらも著書も多数の

小山龍介さん


一般企業に勤めながらも自称「図解改善士」として勉強会を開催。出版もされている

多部田憲彦さん


それから、コクヨさんとPFUさんまで。



それに、こういうセミナーって、通常2時間ぐらいなのですが、今回は3時間で、時間的にも豪華版でした^^





それでは、こんな豪華な講師陣で、内容も盛りだくさんだった中で私がメモしたことを紹介しますね。



トップバッターは美崎栄一郎さん(美崎さんの写真は撮り忘れたまし(>_<))

テーマはビジネスチャンスを生み出す整理&名刺術」



会社で整理をするのは「何のため?」というのが美崎さんからの最初の問いでしたが、

それは、仕事の効率を上げるため。効率は上がらないのに整理ばかりやっているのは無駄。

と言った感じの話をされました。


よく「目的」と「手段」という話がされますが、「効率を上げる」のが「目的」で「整理」は「手段」なのに、「整理自体が目的」になってしまっていませんか?ということだと思います。


机の整理に関しては美崎さんの著書『仕事はできるのに、机がぐちゃぐちゃで困ってるきみへ』に詳しく書いてありますので、興味がある方は、この本も合わせて読んでみてください。

私も本書の紹介記事を書いていますので、そちらもよろしくお願いします。2013年03月11日記事「仕事はできるのに、机がぐちゃぐちゃで困ってるきみへ」



会社での整理の中でも、今回は主に「名刺」の整理の話をされました。


まずは、「名刺は何のためにあるのか?」ということから...

名刺が存在する目的は?ということですよね。


美崎さんの答えはこう。


以前は会ったときに名刺交換をし、その後、連絡を取り合うために存在した。

でも、メールやSNSが発達した現在、会う前に連絡を取ることってありませんか?

仕事よりプライベートの方が多いけど、私はあります。


では、その場合も含めて、現在の名刺の目的は何でしょうか?


美崎さんの考えは、「自分のことを覚えてもらうためのツール」であり、これからは仕事であれプライベートであれ、「記憶されないとチャンスも来ない」とのこと。

自分に当てはめてもそうですよね。

「この人誰だっけ?いつ・どこで会ったっけ?」という人に連絡を取ろうと思いますか?

ないですよね。

だから、印象に残る名刺を作る必要がある、とも言われていました。


今年に入ってやっと、私もプライベート名刺を作りましたが、果たして覚えてもらえる名刺になっているのだろうか?と思ったので、見直してみようと思います(見直そうと思った理由は他にもあるのですが、それはのちほど…。私がプライベート名刺を作ったときの記事はこちら「プライベート名刺を作ってみました」



なかなか名刺整理の話にたどり着きませんね(;^_^A



名刺の機能については上に書いた通りですが、では、もらった名刺を使うときはどうでしょう?


これも、携帯電話が普及する以前は会社の机から電話していたから、ファイルに保存して机に置いておけばよかった。

でも、今は外出先から連絡することも多いから、スマホに保存した方が便利ですよね?


だからといって、名刺を見ながら1つずつ入力していくのは面倒だし、それこそ、使うかどうかわからないのに入力するのはムダな作業。

ということで紹介されたのが「名刺 Cami App」というアプリなのです^^


「名刺 Cami App」って何??という方もいらっしゃると思いますが、簡単にいうと

名刺をスマートフォンで撮影するとデータ化して保存。単なる画像データではなく文字も認識しているため検索や対応クラウドサービスへアップロードするなど、情報の活用度が向上する無料の名刺管理・活用アプリというです。

詳しくはコクヨさんのホームページを見て下さい。


当日、私も使ってみましたが、とても簡単でこれならやってみようかな、と思いました。



美崎さんだけでずいぶん長くなってしまいましたね(;^_^A





それでは、続いて小山龍介さん

テーマは「検索時代の書類管理術」

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書類も本も、紙の情報は全てスキャンするという小山さんですが、その方法はというと……

  • スキャンしても分類しない。
  • ファイル名の規則をスキャンした日付+時刻とし、そのままDrop Box内の1つのフォルダに保存
  • どんどん溜めて、必要な書類は全文検索で探す
  • スキャンするかしないかも迷わない。全てすると決めている。

とのことでした。


私も仕事の書類など、部署の人と共有したい場合にはスキャンして保存先を周知していたのですが、その際に考えるのがファイル名の付け方。

日付を先に書いて後ろにどんな書類なのかわかる名前にするのか(130325_XXX資料)

書類名を先に書いて後ろに日付を付けるのか(XXX資料_130325)

何度も考えてしまうのですが、”こうする”と決めてしまった方が楽ですね。(仕事の資料、かつ、メンバーで共用するものなので、さすがに1つのフォルダー,ファイル名は日付と時刻の数字のみ、というわけにはいかないので…)



その他には、「マインドフルネス」や「ハビットエナジー」など『アップデートする仏教』から引用して説明していただきました。





最後は多部田憲彦さん

テーマは「図解思考の整理術」

f:id:tkazu0408:20140323205356j:image:w360

多部田さん曰く

頭の中で考えているだけでは、いっぱいいっぱいになってしまっていても、図を書くことでスッキリする。

とのこと。


自分の名刺や先輩の彼女探しなどで活用した図解の例を紹介していただきました。


最初に紹介されたご本人の名刺ですが、以前はタイ語があったり仕事のこと,図解化のことなど、いろんな情報を書きすぎていたため、本当に伝えたいことがどれなのかわかってもらえず、結果、名刺交換をしても連絡がくることもなかったそうです。


それを自分が得意な図解化して

情報を見える化→グループ化→絞り込む

ことで自分が伝えたいこと,相手が知り合いであろうことだけを書いた名刺に変更したところ、連絡がもらえるようになり、講演の機会も増え、出版まで至ったのことです。



そこで思い出したのが自分の名刺。(どんな名刺なのかは過去の記事「プライベート名刺を作ってみました」を読んでくださいm(_ _)m)

表面はタイトルと名前、連絡先しか書いていないのですが、実は、裏面には小さな文字で自己紹介がびっしりと書いてあり、多部田さんが紹介された以前の名刺にそっくりなのです(;^_^A


これを聞いた瞬間、作り直そう!と決意しました(;^_^A


この講演会が終わってから、多部田さんを名刺交換をさせていただいたのですが、その際にも

「残念な名刺ですが……」

と言って渡してしまいました(;^_^A


(多部田さんの著書はこちら↓)





最初に紹介したプログラムにも書かれていますが、講師の先生のお話が終わった後に大ジャンケン大会がありました。

私自身、ジャンケンは強くないと思っているのですが、今回は勝たせていただきこちらの商品をいただきました\(^o^)/


このバックは、『ビジネスが加速する整理術』でも紹介されているのですが、その記事を見て”欲しい!、自分で買おう!”と思っていたのでいただけてラッキーでした^^

さっそく今日から使わせていただいております^^



今回のセミナーは講師3名+コクヨさん,PFUさんということで、全部で5部構成の講演会でした。

内容も盛りだくさんで、自分でもやってみたい,使ってみたい、と思うこともたくさんあり、非常に実りの多い講演会でした。




最後に

整理術の本というと、物の整理だけをイメージしていたのですが、この『ビジネスが加速する整理術』では多部田さんに紹介していただいた「思考の整理術」も書かれおり、非常に参考になるムックだと思います。


また、本書の一番上には「半年後に出世する整理の極意」と書かれています。

(私の職場は年1回の昇級・昇進しかないので)1年後の出世をめざして、本書で学んだ物と思考の整理術を取り入れていきたいと思います!




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