人間学とコンピュータを極める。

■貧弱PCでも出来る！GTD（Safari4 & Remember the milk）

はじめに

わたしの仕事

このエントリーでは、職場でのGTDに私が使ってるRemember the milkとsafari4の組み合わせをご紹介します。safariを使う利用は、javascriptの実行環境が早いことと、表示が綺麗な為です。

タスク管理上、必要な項目

基本的にGTDに沿ってますが、独自仕様もちらほらあると思います。僕が考えるタスク管理では、少なくとも「タスク内容」「期限」「重要度」「状態」の４つが必要です。受信箱にタスクを追加した後、レビュー時等で、上記の４つを必ずインプットします。また、「場所」「プロジェクト」は特定の人は設定したら便利かなと思います。

Remember the milkとiGoogleで緊急度 x 重要度を明確に

緊急度と重要度の軸でマトリックスをつくり、iGoogleにRemember the milkのモジュールを４つ並べて表示させています。緊急かそうでないかの軸は期限が３日以内かどうかで判断するようにしています。また、重要度が１か２のタスクを重要とするようにしています。具体的には、スマートリストの検索条件をごらんください。

期限

通常通り、期日欄を利用しています。期限(=緊急度) x 重要度を元にマトリックスを作る為、基本的に設定します。ただし、状態が「+someday」には設定しないことが多いです。

重要度

これも、通常通り優先度に設定します。ショートカットキーでの設定が楽ですし、簡単です。

場所

場所は、場所欄ではなくて、tagに「@」付きで設定しています。僕の場合、オフィスかそれ以外かの区別をしたいので、オフィスでしか出来ない仕事は、@officeと設定しています。tagで管理するか、locationでするかに特に深いこだわりは有りませんが、場所欄では２つ以上は設定出来ないので、tagで運用しています。

• 例：@home（家でやる）
• 例：@office（オフィスでやる）

状態（今できるか？後でやるか？待ち？）

これは、tagに「+」付きで設定しています。こうすると、tag欄で+と入力するだけで、リストから選択できるようになります。「今すぐできる仕事」「待ちの仕事」を特に意識しています。

• 例：+action (作業中・要作業)
• 例：+waiting (待ち状態)
• 例：+someday (いつかやる)

プロジェクト

tagに「 _ 」（アンダーバー）付きで設定しています。以前は、プロジェクト別にリストを作成していたのですが、リストを新規に作成するのが結構めんどくさいのと、タブが多段になるのが面倒だったので、tagで指定するようにしました。ただ、プロジェクト別にスマートリストを作成したほうがいいです。

私の仕事は、経理業務という性格上、月末から月初にかけて処理すべきタスクの量自体が多いです。それらの多くはシングルタスクですが、「データ待ちが多い」「データが来たら期限はすぐ」という特徴があります。なので、ルーチン中は淡々と処理するって感じなので、複雑なプロジェクト管理が必要ありません。

余談ですが、Remember the milkでのプロジェクト管理はまだまだ改善の余地があると思います。GmailのタスクやOmniFocusのように、タスク間の親子関係が設定できればいいなーということは思いますし、特にOmniFocusの「パラレルで動けないプロジェクトの先頭タスクだけを抽出する」なんて機能はかなりステキだと思います。ぜひ、こういった機能を実装していただければ嬉しいです。

• 例：_wIFRS対応
• 例：_w四半期決算
• 例：_p沖縄旅行

リストとスマートリストの追加

基本的に、個人・仕事の２つのリストとカレンダー、資料用のリストの４つを作ります。残りは、スマートリストを作成です。Remember the milkのいいところは、強力な検索機能です。この機能を使いこなせれば、タスクをいろいろな切り口で抽出し、表示することが可能です。このビュー機能に特化したWebサービスってのがあったら、便利かなーって思います。

Static List

• 新規に追加するリスト
  • Calendar
  • Doc
  • 仕事
  • 個人

Smart List

緊急度と重要度の２軸でできたマトリックス毎に、４つのスマートリストを作成します。更に私の場合は、仕事用と家用を分けたいので、×２の合計８つのスマートリストを作成します。加えて、待ちのタスクリストも仕事用・家用につくるので、合計１０個のスマートリストを作成します。タスク一覧の表示にはiGoogleを使っています。iGoogleでは、仕事用と家用のタブを作成し、仕事用スマートリストとそれ以外のスマートリストをそれぞれ５つずつ表示させています。なお、家用のスマートリストでは、@office以外というコンテキストで抽出します。

• 仕事用スマートリスト

リスト名	クエリ
w投資	not dueWithin:"3 days of today" and (priority:1 or priority:2) and tag:+action and tag:@office
w浪費	dueWithin:"3 days of today" and not (priority:1 or priority:2) and tag:+action and tag:@office
w消費	dueWithin:"3 days of today" and (priority:1 or priority:2) and tag:+action and tag:@office
w空費	not dueWithin:"3 days of today" and not (priority:1 or priority:2) and tag:+action and tag:@office
w待	not tag:+action and tag:@office

• 家用スマートリスト

リスト名	クエリ
p投資	not dueWithin:"3 days of today" and (priority:1 or priority:2) and tag:+action and not tag:@office
p浪費	dueWithin:"3 days of today" and not (priority:1 or priority:2) and tag:+action and not tag:@office
p消費	dueWithin:"3 days of today" and (priority:1 or priority:2) and tag:+action and not tag:@office
p空費	not dueWithin:"3 days of today" and not (priority:1 or priority:2) and tag:+action and not tag:@office
p待	not tag:+action and not tag:@office

• その他のスマートリスト

他にもプロジェクトだけのスマートリストなどもあります。それぞれの用途に合わせて、たくさん作ってよいでしょうね。スマートリストのアイデアは、いろいろなところで公開されてますしね。

• 全タスクの表示
• 買い物リスト

最後に

仕事をすすめる上では、まず消費・浪費のタスクをこなし、空費が無いことを確認しつつ、投資に時間を割くという感じです。大切なことは、大事にしたい軸（緊急度や重要度など）を決めて、その状況を的確に認識できるようにすることだと思います。GTDをベースに、緊急度と重要度の４象限を意識するようになってからは、自分が何に時間を使っているのかをより意識するようになってきたかと思います。４象限で眺めるための「ビューモード」とも言うべきものがあったら、Remember the milkは最強だと思います。が、今はありませんので、繰り返しになりますが、iGoogleのタブに家用と仕事用をつくり、それぞれで投資・消費・浪費・空費リスト＆待リストを一覧で表示するようにしています。それでは、皆さんも快適なGTDライフを！

参考

• 更に便利になったRemember The Milkをもっと快適に使う : delab
• エキスパート検索を極めるための２１の例文

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