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内川電気のblog

2006/12/08(金) 業務改善のご提案。

電気工事屋さんということでお客様事務所を訪問、

その際、お客様の仕事の流れを拝見させていただくことも多いです。


S社様、事務員Kさんは一人で業務をやりくり。

紙で溢れたデスク

いつもお世話になっているS社様。

そんな事務所の光景は見ていました。


そこで、以前blogで紹介したscansnap

これを、前回訪問時に提案させていただいたのでした。


今日は実機をお客様に見ていただいての

ご購入前のその評価デモの為にご訪問しました。


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すぐに、そのスキャンの早さ、簡単さにはご満足いただけたようです。


ただ、そのデータファイルをどのように取り出せるか。


お得意様からの電話応対で、以前の商品データを聞かれることが多い。

今までが、棚の奥からファイリングしたものを引っ張り出したりして、

K様は、そこに時間を割かれていた。

なかなか見つからないと、半日その作業に追われることもあるそうです。


社長は言われました。


せっかく、紙のデータをscansnappdf化しても

それの検索、取り出しが手間が掛かるようでは、意味がない。

確かに、その通りです。


お客様情報をキーに、

scansnapから作成されるpdfファイル等の関連付けをどのようにするか。

これは、次回訪問時の宿題とさせていただきました。


光が丘ソフト様の顧客管理システム ワイドベース

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光が丘ソフトさんの顧客管理システム ワイドベース

これです。これ。

  • 汎用性が高い。
  • 表示項目等のカスタマイズ性が高い。
  • 関連ファイルを登録することが出来る。

特に、関連ファイルを登録することが出来ることは、最大のポイントです。

その登録方法もドロップするだけ。


次回訪問時にお客様にご説明する予定ですが、

scansnap+顧客管理システム ワイドベースの組み合わせ。

これなら、S様にも満足していただける結果になりそうです。


道具で業務が少しでも今までよりもスムーズに進むなら。

S社様には、前回は今まで手書きも併用して宛名ラベルを作成されていたので

ラベル印刷ソフトを

をご提案、導入のお手伝いをさせて頂きました。


業務に使ってみてそれを見てみないと判断は出来ないな。

せっかく、ある程度のお金を出して導入したのに、結局は埃を被ったままで...

業務にあってない、使いづらいなどの理由でそんなことも多々あるのですが。


今も、大変重宝させていただいているようで喜んでいただけました。


自分の所も、少人数で電気工事屋さんをやっていますし。

その少ない人数でどのように仕事を回していけるか。

いつもそれを考えています。

周りは大変って思うかもしれないけど。これこそ、自営の醍醐味ですね。

金を使って。人を雇ってなら、誰でも出来る。

そこをどのようにするか。


大企業なら、O商会さんが提案するようなある程度

大掛かりなシステム導入が可能でしょう*1

でも、小さな会社は、少しの工夫で

安価なオンラインソフト、またはフリーソフトで今までの業務がスムーズになれることが多い。


今回導入予定の顧客管理システムもフリーソフトです。

*1:O商会さんの伝票関連のソフトをS社様も導入されています。