タイムマネジメント入門

2011-08-29

時間の使い方チェックシート

今回は時間を有効に使えているかどうか判断するためのチェックシートを紹介します。10の質問により診断する簡単な方式ですので、印刷して各部署でチェックしてみましょう。

■時間の有効活用ができていますか?自己診断チェックシート■

次のあげる10の設問につき、1問ずつ点数をつけてみましょう。

当てはまらない   ・・・5点
あまり当てはまらない・・・4点
どちらとも言えない ・・・3点
時々当てはまる   ・・・2点
当てはまる     ・・・1点

(1)スケジュールは会議や打ち合わせなど相手との約束だけである
(2)自分だけでやる仕事はいつも後回しである
(3)いつも時間が足りないと思っている
(4)仕事を始める前に、完了まで必要な時間を把握していない
(5)完了期限を中心に仕事の予定を組んでいる

(6)達成が難しい現実離れした高い目標を立てている
(7)予定や目標の通り仕事が進むことはほとんどない
(8)忙しくなると簡単な仕事や目先の仕事から始める
(9)重要な仕事はいつも後回しになっている
(10)他人から頼まれた仕事を優先してしまう

全てチェックを終わりましたら、(1)〜(5)、(6)〜(10)の合計点を出して下さい。そして合計点と以下の診断結果を照らし合わせてみましょう。

【(1)〜(5)時間の使い方】

5〜7   全然ダメ、部署全体に悪影響を与えている可能性も
8〜12   時間の使い方が下手、仕事にムダが多い
13〜15  一般レベル、改善次第でもっと良くなる
16〜17  時間の使い方は上手なほうだがまだ不安定な部分あり
18〜22  時間の使い方が上手、効果的に仕事をしている
23〜25  達人レベル、他の見本ともなり部署の効率を向上できる

【(6)〜(10)優先順位の決め方】

5〜7   重要度の区別が出来ていない、生産性が悪い
8〜12   優先順位の設定が混乱、周囲に悪影響を与える可能性も
13〜15  優先順位は整理できていないが、気合いや体力でカバー
16〜17  優先順位が整理できているほうだが、忙しくなると混乱
18〜22  優先順位がきちんと設定できる、生産性が高い方
23〜25  達人レベル、他の身本となり部署の効率を向上できる

結果はどうでしたか?もちろん、この診断結果は絶対的なものではありませんが、是非時間の使い方を見直すキッカケにして欲しいと思います。ところで、(5)に関して質問を受けることが多くあります。簡単に言いますと、緊急性だけでなく、重要性も考える必要がある、誰かに振る、ということも考えようという趣旨です。

2011-08-22

「仕事に時間を付けていく」

私がサラリーマンをしていた頃、一時期ですが社内の○○カンパニー経営管理部という部署にいたことがあります。この部署は○○カンパニー支社長直属の組織で予算管理や政策決定の補助などをしていました。夜遅くなって支社長の気分?でいきなり資料を作らされることもよくありました。この部署も最終的に人員は絞られ、かなりスリムになったのですが、私がはじめ配属されたころは、これが社員の仕事?と思えるような単純作業や、敢えてやらなくてもいい仕事が沢山ありました。


例えば誰もがオンライン端末で見られるデータを再集計して見易くする、体裁のいい会議資料とする為になくてもいい資料を沢山作ってボリュームを増やすなど無駄な作業を随分やっていました。また、決定した予算の数値を一生懸命端末に入力する作業もやっていました。もちろん、会社としてもこのような状況を放置するはずもなく、私が異動する頃には余計な仕事はなくなり、単純作業は全てパートの担当となりました。

何故、単純作業や敢えてやらなくてもいい仕事を社員がやるようになったのでしょうか。理由は様々ですが、私は「人に仕事を付けた」ことが原因だと思います。「この仕事を誰にやらせようか?」ではなく「この人に何をやらせようか?」と考えていたんです。現状の人員は維持する前提で考えていたんです。これではムダが多くなるのも当たり前ですね。従業員も明確な目的意識もなく、目の前の作業をこなすだけになり、成果を出す、業績向上に寄与するという意識が薄れますね。

やはり、「まず仕事ありき」ですね。会社あるいは部署としてやるべきこと、目標をハッキリさせること。その上で必要な業務に人を貼り付けていくのが正しい姿でしょう。「仕事に人を付けていく」ということですね。

これは時間の使い方でも同じことが言えます。朝出勤すると「今日は何をしようかな」なんて言っている人がたまにいます。これはダメですね、何をすべきかわかっていないわけですから。「時間があるから何しようかな?」ということは「まず時間ありき」になっています。有効に時間を活用する、成果をあげるためには「まず仕事ありき」です。やるべき仕事の優先順位に沿って仕事を当てはめていくことが重要です。「仕事に時間を付けていく」ということです。

ところで、忙しくて回らない!と思った時、対策としてどのようなことを考えますか?人が足りないから補充する、残業で補う、業務効率を高めるなど、いろいろ対策が思い浮かぶと思います。でも原因を探ってみると意外と簡単な答えが出てくる場合があります。今日のテーマに沿って考えてみて下さい。「仕事」があるから人や時間が必要となるわけです。

だったら、やらなくても会社が動くというような仕事はなくしてしまえばいいわけです。もちろんその判断は簡単でない場合もありますが。皆さんのまわりで、これはやらなくてもいいかもしれない、という仕事はありませんか。やめてしまえば、手っ取り早く業務改善できるかもしれません。

2011-05-05

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2011-05-04

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