業務改善

kintoneとPCAクラウドを連携させ、業務の効率化を進める試みをしています。note.com前回のYoom編では、kintoneの売上伝票入力アプリにレコードが登録されたことをトリガーにしてPCAクラウド商魂の売上伝票に登録するというフローを作りました。kittan.hatenadiary.jpしかし前回は、元のアプリの売上明細テーブルの行数が3行であることが前提でフローを組んでいました。 実務では明細行が1行だったり2行だったり10行以上だったり毎回変わるわけです。 ですのでそれに対応するフローを組んでいく必要があります。今回はその方法を考えていきます。 行数の取得方法 行数による分岐 …

はじめに（ツール作成のきっかけ） ツールデモ ツールの説明 外観 概要 ファイル情報抽出機能 ファイル検索機能 作り方 コード一覧 Module1（初期化プログラム） Module2（ファイル情報取得プログラム） Module3（検索フォール表示プログラム） UserForm1（検索フォーム） フォームの設計 フォーム内のコード 用語の補足説明 サブルーチン 再帰的に検索 最後に はじめに（ツール作成のきっかけ） 職場の共有フォルダがごちゃついており、どのファイルがどこにあるのか分かりづらい状況でした。Windowsのフォルダ内検索機能で検索しても、ファイル数が多く、時間がかかっていました。ま…

「この部分がネックなんじゃないですかね…」と後輩から相談を受けました。「◯◯がネック…」 皆さんはこんな言葉を使ったことがありませんか？本来、ある程度の原因がわかってから使う言葉だと思っているのですが、原因がよくわからなくてもなんとなく使ってしまっている自分がいます…（みなさんは、改善が必要な部分、変えたい部分、悪い部分、そんなような意味でこの言葉を使われていると思いますが…） 相談を受けながら、以前、ボトルネック分析に関する研修に参加したとき、講師の方から、「ボトルネック分析とは、自分が携わっている業務や工程、プロセス等のどの部分がネックになっているかを洗い出す分析です。」と教えていただいた…

医者の不養生と言う言葉がある。 医者でありながら、自分の病気や健康に無関心であったり、ついつい、検査のタイミングを逃してしまっていたりのことを言う。 医者ならそういうことを、絶対に気づきそうに思うのだが、人間はそうではない。 実は医者に限らず、人間と言うものは自分の事は気づきにくいものだ。もちろん、これは気づく気づかないだけの問題でもない。この背景にはとても複雑な感情や事情が混ざり合っている。 よくあるのが、自分に限って悪いことは起きないという自信タイプ。時には、過信にもなる。 あとは、ついつい、他人の事ばかり気にかけて、自分の事は後回し。 あるいは、単なる楽観思考。ある意味、ノーテンキな人。…

なぜ組織は変わらないのか？ 私は、この２０年ほどずっと考え続けている。 というより、自らが運営する組織でも試行錯誤しながら、このテーマにトライしている。 実は、このタイトルの本があり、私が読んだのは１０年ほど前。洋書の翻訳版であるが、この手の類の本は、本も分厚いし、なかなか読むのは大変だ。 もちろん、方法論や結論は書いているのだが、それを読み終えたからと言って何か変わるわけではない。何かヒントを探すという感じだ。 実際、この時期は、様々な企業の業務改善や組織改革のお手伝いをしていた。一見、こういう仕事をしているとパターン化された手順ややり方があるように思うし、実際の支援の現場では、ある程度の決…

もうすぐ新しい事務職員の方が入社してこられます。事務経験のない方ではありますが、人柄もよく、とても優しそうな雰囲気のある方です。新しい方がスムーズに医療事務の世界に入ってくることが出来るように同僚といろいろ準備（事務業務の見直し）を進めていたところ、自分たちがしている業務の中に間違い（今まで気づかなかったミス）があることに気づきました。 そんなとき、看護師さんたちが、院内でのヒヤリ・ハットの勉強会を開催してくださり、ハインリッヒの法則についても学ぶ機会を得ることができたんです。 教えていただいたことは、「いち早くミスに気づいてコミュニケーションを取る」ということ。ハインリッヒの法則は、ヒヤリハ…

「仕事上のミスがなかなか減らないんだよね。新しく入った方がなかなか育たなくて…」と施設のリーダー会議で話がありました。 分かりやすいマニュアルもあるし、一緒に同じ作業をしながら教えているのに…どうして何回も同じミスを繰り返してしまうんだろう…とリーダーの一人が発言すると、施設長から、「人材育成が上手くいっていないのは、リフレクションを取り入れていないせいかもしれませんよ。」とお言葉をいただきました。 リフレクション？恥ずかしながら初めて耳にした言葉。そんな表情を見てか、施設長が内容についても教えて下さることに… リフレクションとは、経験から学びを見いだすために、自ら経験を振り返ることを意味する…

実装はコピペだけでいけることもある Outlookから社内スケジュールに予定を転記する工程を細分化し、工程をキーワードにWEB検索すると以下のことがわかりました。 VBAでOutlookからスケジュールを一括抽出し、エクセル一覧にすることができる Selenium BasicというVBAのライブラリを使用すればエクセルとWEB連携ができる 一括抽出した情報は玉石混淆ですので、一度人間の目で精査する工程を追加することにしました。従って、開発工程は下記のような流れとなります。 VBAでOutlookからスケジュールを一括抽出し、エクセル一覧にする エクセル一覧を精査する VBAでエクセル一覧の内容…

SOP（Standard Operating Procedures）とは、組織・企業が業務を行う上で採用する、事前に策定した標準的な手順書のことを指します。 業務の流れや手順、関係者や役割分担を図表化し、複雑な業務プロセスをシンプルに整理することができます。また、SOPによって、業務効率化、品質管理、安全管理などが図られ、組織の統一性や改善点の明確化、人材育成や業務の引継ぎなどにも役立つことが期待されます。 一方で、SOPは、業務の標準化を重視するあまり、個別の業務状況やニーズを軽視することになる場合があります。また、作成や改訂には多大なコストや時間がかかることもあるため、必要性や費用対効果を…

パフォーマンス管理とは、組織内で働く従業員の業務成果や能力を定量的・定性的に測定し、その結果をフィードバックすることで、目標達成や業績向上に向けた人事制度の一つです。主に人事部門や上司が担当し、評価に基づいた報酬やキャリアアップに影響を与えることがあります。 パフォーマンス管理には、以下のような方法があります。 1.評価システム 社員の業務成果や能力評価を行うシステムです。具体的には、評価者と被評価者が合意した目標をもとに業績を測定し、力評価を行うことが一般的です。また、フィードバックや改善点のアドバイスを行い、その後の業務改善やキャリアアップにつなげることが目的です。 2.コーチング 上司な…

知識管理とは何か？ 概要 知識管理とは、組織や個人が持つ知識（人的資産）を効果的に蓄積、共有、活用するための取り組みやプロセスのことである。主に、組織内の情報共有や業務改善、イノベーション創出などを目的として、情報技術を活用したシステムの構築や、知識共有文化の醸成を図ることが重要である。 知識管理の必要性 企業が成長する上で、従業員の知識やスキルが重要な役割を果たす。そのため、組織内の知識やノウハウを管理することが必要である。また、従業員の脱退や定年退職により、組織から重要な知識が失われる可能性があるため、そのリスクに備えることも必要である。 さらに、グローバル化やビジネス環境の変化に伴い、企…

中小企業のDXについて、筆者の考え方を紹介しています。文中に特定の製品名が目につくと、その製品を売り込むための宣伝目的の書籍かと警戒してしまうのですが、中立的に筆者の考えが述べられていて、安心して読むことができました。 筆者によると、デジタルの本質は限界費用のゼロ化とのこと。本書の主張はこの点に集約されます。この特徴を活かせば、例えば営業を効率的に行うことが可能になります。ホームページ・SNS・動画配信・メルマガなどデジタル技術をうまく活用すれば、飛び込み営業やテレアポのようなアナログ的な営業手法に比べて見込み客との接点を広げることができるはずです。とは言え、玉石混淆のネットでは自社の情報発信…

プログラム言語は何が良いか迷ってませんか？ プログラム言語はたくさんあります。 C、Java、VBA、Python。他にもPowerShell、バッチ、Power Automait Desktop(PAD)なんてものもあります。 種類は大きく２つに分けられます。 インタープリタ方式：プログラムを１行ずつ解釈していく。作成したプログラムを実行するには実行環境が必要。つまり、実行する人も少しそのプログラムを実行するための知識が必要。VBA、Python コンパイル方式：プログラムをexeなどの実行形式に変換する必要がある。実行するときにプログラムを作った人が想定しているOS(Windows、Mac…

初めまして。大阪市の特別養護老人施設で正社員として働いております、大林です。 こちらの記事をお読みになり、少しでも自分の施設に興味を持っていただけた方はコメントよろしくお願いします。 また、弊法人の就職促進のための制度として、アルバイト正社員を問わず紹介を受け面接、その後採用が決まり３ヶ月働くと手当が支給されるので働いてみたいなと思われた方はぜひ一度ご連絡をお待ちしております。 2022年12月末から未経験無資格の状態から特別養護老人施設（特養）に正社員の内定を頂き、働き始めました。大体３ヶ月ほど経ちましたので、これまでどのような仕事を経験できたのか、気になる給料、待遇、休みの取りやすさ等の情…

※ある営業日の残業後に書いて放置していたエントリ※ 業務 ゴミカスみたいなエクセル*1に「オメ～～～～～～～～～～～が適切な数字を入れ込んで修正してくれれば全部終わるだろ」っていう平社員と、（おそらくは）自分ではない人間にある程度管理機能を移植したいらしい管理職のバトルが発生。その結果、「残業してすることが画面共有もしないエクセルの数値読み上げまつり」だったりする。 直近の真髄*2目掛けて28*3を一杯回したいオタクは28の時間近くまで拘束されたことにキレながら泣いてるし、釈放されても怒りのあまり飯を食おうという発想が浮かばない。 身体が怒っていると、食欲がなくなる。存在していることに対して、…

ほんとにワンマン社長のおかげで会社がつぶれそうな今日この頃。働いてる会社が倒産するという瞬間を見れるまたとないチャンス。こんな経験普通の会社員がそうそうできるもんじゃないので、つぶれるまで好きなようにダラダラしようと思ってる。会社都合で辞められるのでそれもおいしいよね。って見通し甘すぎか。だいたいいつもこんなもんや。しんどいことをしんどいものとしてただ受け取るのがなんかムカつくから、プラスで捉えようとしてるだけで。しがみつく理由もないわけで。だから転職だってしていいわけだけども。ここで辞めてもたぶん消化不良な気がするんよな。会社の人間をどうにかしたいほど愛着があるわけでもないし、身体を壊すまで…

電波法違反。三菱電機は17日、電波法に基づく業務停止命令や業務改善命令を総務省関東総合通信局から受けたと発表。業務停止命令の期間は18日から30日間。製品開発に使う無線機器（無線局）について、事前に定めた名簿にない人が点検したり、結果を示す書類に事実とは異なる内容を記載したりするなど手続きの不備があった。電波法の違反行為があったのはコミュニケーション・ネットワーク製作所（兵庫県尼崎市）と鎌倉製作所（神奈川県鎌倉市）の2工場。無線局の登録点検業務が対象だが、対象となった機器はすでに運用しておらず、期間中に同業務も予定していないことから影響は軽微という。同社は「再発防止策を徹底する」としている。‘…

日常生活でコミュニケーションが欠かせないことは言うまでもありません。しかし、話し手と聞き手が常に意見や考え方が一致しているわけではありません。意見の食い違いや認識のズレが生じて、話がかみあわなくなることがあります。こうした場合、話のすじを取り戻し、うまく話を進めるためにはどのようなコミュニケーションスキルが必要なのでしょうか。この記事では、コトバの迷路に迷い込んだときに役立つ会話のヒントを紹介します。 1. 前置きを忘れずに 会話をするときには、前置きを忘れずに行うことが大切です。あいさつをすることで場の空気を和らげ、気持ちよく話を聞いてもらえるようになります。また、話の内容についても、まず大…

ビッグデータとは何か、その基本的な概念と特徴を理解することはとても重要です。ビッグデータは、従来のデータ処理方法では扱いきれない大量かつ多様なデータのことを指します。 その特徴として、3Vと呼ばれる大量性（Volume）、多様性（Variety）、高速性（Velocity）が挙げられます。このような大量のデータから、有益な情報を抽出し、ビジネスや社会問題の解決に活用することが期待されています。 またビッグデータを活用するためには、データの収集、処理、解析が必要であり、それには統計やプログラミング、データ可視化などのスキルが必要です。ビッグデータの重要性を理解するために、まずはその基本的な概念と…