とある機関の大学職員 第２話 大学職員の仕事とは

大学に職員として採用されれば、職員としての様々な仕事が待っています。しかし「大学の職員の仕事って何をやるの？」といった方も多いのでは。そこで大学の代表的な部署の仕事内容を簡単にご紹介します。あくまで概略なのでもっとよく知りたいという方は直接近くの大学職員に聞いたり、ＯＢ訪問、インターンシップに参加するなど、直接見たり聞いたりするのをオススメします。

ちなみに呼称は一般的な例ですので機関によって異なります。
また部署ごとの仕事の分け方も機関によって異なりますので予めご了承ください。

−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
Ａ．総務
総務とは「とりまとめを行う部署」です。
会議の運営や式典・イベントの企画・運営に携わります。
学長秘書や広報も一般的には総務の仕事です。

一言で総務、と言っても２パターンがあります。機関全体の取りまとめを行う一般的に言う総務と、学部の取りまとめを行う学部総務です。扱う規模が違うのみで、概ね似たような仕事をするケースが多いです。

とりまとめを行う部署という性質から、仕事の幅が広くなりがちなのも特徴かもしれません。

−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
Ｂ．人事
文字通り人事です。
機関として人を採用し、勤務管理をし、給与を支払い、退職時には退職金を支払う。職員を雇用しているのですから当然人事の仕事をする部署は必要です。各機関で職員を育成する際の人事戦略、研修計画等を立て、運営するのも人事の仕事です。

−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
Ｃ．財務
大学の会計を行う部署です。
予算・決算の処理、外部資金や交付金に関する業務などがあります。大学の予算でモノを買うときは基本的に財務の職員が何かしら関わることになります。学生の立場からはあまり目立たない部署ですが、授業料納入の窓口にいる職員は大抵財務の職員です。また、固定資産の貸付業務など、施設に関する業務を行う場合もあります。

−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
Ｄ．施設
老朽化した建物を改築したい。新しい建物を建てる必要がある。そんなときに活躍する部署です。
大くくりにすると施設の管理も財務の仕事ですが、施設というとやや専門的になります。例えば、建物等の新築・改修の設計、積算を行ったり、電気設備の維持・保全を行います。キャンパスの建物が不便なく利用できるのは、施設の仕事の賜物です。

−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
Ｅ．学務
学生課とか教務課と呼ばれる部署です。
大学に通って真っ先に目にする職員はおそらく学務の職員だと思います。履修登録のための書類を持っていく窓口であったり。成績証明書を発行してもらう窓口であったり。サークル活動の諸申請をする窓口であったり。奨学金の申請をする窓口であったり。就職相談の窓口であったり。学生に関する何でも屋、といったイメージの部署です。

窓口の仕事、というイメージの強い学務ですが、そればかりではありません。教員免許に関する書類を文部科学省や教育委員会とやりとりする、など窓口以外の仕事もあります。入試業務などは寧ろ外から見えないようにしている機関のほうが多いと思います。

−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
Ｆ．研究支援
教員・学生・研究者の研究活動を支援する部署です。
受託研究では企業との橋渡しをしたり、国からの補助金の申請をしたり。学生よりも企業や官公庁の担当者とやりとりを行う機会が多くなります。

−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
Ｇ．国際交流
海外の学校や学生、研究者とのやりとりをする部署です。
海外の大学との交流協定を締結したり、海外からの研究者の受け入れに尽力します。また、この部署で留学生の支援を行う場合もあります。（留学生も学生、ということで留学生支援は学務が行う場合もあります。）

−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
Ｈ．医療支援
大学病院をもつ大学の職員となった場合、病院勤務になることがあります。
窓口であったり、診療報酬の計算などの経理担当であったり、病院で勤務する方の勤務管理なども行います。病院は土日も開いていますから、機関によっては交代勤務があるかもしれません。

−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
Ｉ．学術情報サービス
情報基盤関係業務と図書関係業務がここに分類されます。
情報基盤関係では学内の情報システムの管理運営に携わります。ヘルプデスクのような仕事をすることも。

図書関係業務は文字通り図書館の職員です。ただ、窓口業務などは非常勤や委託になっていることが殆どで、職員の人数はそれほど多くありません。

以上２つをまとめて学術情報サービスと分類することが多いですが、情報基盤関係業務は電子・情報の技術職員もしくはＰＣに明るい事務職員が、図書関係業務は図書の事務職員が担当することになり、相互で異動することは基本的に無いと思います。

−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
Ｊ．教室系技術職員
学生実験の技術指導や実験室の管理を行います。
文系の方にはあまり馴染みがないかもしれませんが、理系の研究室には教室系の技術職員がついている場合もあります。自身の専門を生かして教育・研究の一番近くにいる職員、かもしれません。

−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
「大学職員＝窓口」ではない、ということがわかっていただけましたでしょうか。大学といってもひとつの事業所ですから人事や経理を担当する職員も当然います、が、なかなか意識しづらいところかもしれません。なお、各種仕事内容についてもっと詳しく知りたい、という方は、ここでは敢えてそこまで踏み込みませんが、最近ではインターネット上などでも色々なところで情報が出ているようですので、ぜひ探してみてください。

−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
前の記事：第１話　大学職員になるには　〜採用制度の違い〜
次の記事：第３話　「国立大学法人等」の正体を探る