事故が起きてからでは遅すぎる

みなさんこんにちは。セキュアなオフィスリサイクルにガチンコで取り組むリパックのX部長です。今週はブログほったらかしでテレマーケティングを頑張ってみました。以下、お電話口に出てくださった機密文書処理ご担当者さまのコメントのサマリーです。

①社内スタッフがシュレッダー処理して焼却してます。
②業者さんが目の前でシュレッダー処理。
③親会社と同一の処理方法。機密文書のセキュリティやリスクは私の責任外。
④月に1-2度のダンボール回収であとは業者に任せてある。
⑤年に一度、業者さんに同行して回収&処理現場を見てるので大丈夫。

以上、中央区の大企業を含むおよそ120社の大雑把なサマリーです。そこで私なりにセキュリティ・リスクについて考えてみました。ご参考になれば幸いです。

①社内スタッフによるシュレッダー処理のリスク
当人に直接関係の無い機密文書の処理を本当に迅速かつ慎重にやってくれるのか。シュレッダー処理を情報抹消の中心に据えている企業さんを訪問すると、セキュリティ管理の甘い場所に山積された重要文書（帳票や顧客名簿）をよく目にします。企業における情報漏えい事故の約77%が内部犯罪・不正であることを理解していただければ、持ち回りのシュレッダー係りやアシスタント任せの処理はリスク高と言えるのでは…。

②目の前でシュレッダー処理＆立ち会い
月に一度とか四半期に一度業者が来て処理しているということは、機密文書をたっぷり溜め込んでいるということ。まずは、文書をアクセスコントロールされた安全な場所に保管してください。また、業者さんの選定は特に慎重に。高速処理している場合でも、自社の機密に第三者の手と目が触れるのだから、ご担当者にとっては気の抜けない仕事であるはず。セキュリティ意識が高いならば、立ち会いは最初と最後の10分だけでOK…の筈はない。

③親会社頼み
規模の大小を問わず、総務部の方は日々、本当に多くのタスクを抱えています。でも、しかし、機密文書、重要文書のハンドリングについて思考停止状態や責任転嫁モードはとても危険です。今後は、情報漏えいが会社に与える社会的、金銭的損害についてもこのページでご紹介していきます。

④ダンボール回収＆業者任せ
機密文書処理のアウトソースが進んでいる会社の例。ダンボール箱はカッターひとつで開けられるので、回収〜処理にいたるプロセスのセキュリティ・チェックは必須。一度会社の外に出てしまえば機密文書は「古紙」扱いになりやすく、ずさんな管理の処理場で何日も放置されてるケースも多々あります。ご注意、ご注意。

⑤同行＆現場チェック
年にたった一度なら、同行した当日だけセキュリティ・レベルをあげているのかもしれませんよ。

会社の「危ない！」、「もったいない！」はオフィスリサイクルひと筋12年のリパックお問い合わせフォームにてお送りください。
皆さまの声をお待ちしています。
　
さて、次回はリパックの「コンフィデンシャル Box サービス」誕生秘話を掲載予定です。お楽しみに。