年毎にメールアドレスを取得しメールをアーカイブする(Gmailを使う)

24時間365日戦える営業マンを作りあげます。ホームページコンサルタントの山田直毅(なおたか)です。

1つのメールアドレスに保存できるデータ容量は10ギガバイトです。使用する容量は使い方によって異なりますが、容量が不足する日がいつかはやってきます。

そこで、年毎にメールアドレスを取得して、アーカイブをつくる方法をご紹介します。

前回の記事で「複数アカウントを作成する」方法をご紹介しました。この要領で「年」を含むメールアドレスを取得します。

例えば「2012.yamadanaotaka@gmail.com」「2011.yamadanaotaka@gmail.com」・・・など。
※メインのメールアドレスが「yamadanaotaka@gmail.com」の場合の例

メールアドレスが取得できましたら、「バックアップソフトをインストールする」→「バックアップをとる」→「バックアップデータをリストア(復元)する」の流れで、年毎にバックアップデータを作成し、取得した年毎のメールアドレスにバックアップデータをリストア(復元)していきます。

これらの作業が終わりましたら、バックアップ→リストアしたメールをメインのメールアドレスから削除します。これで保存できるデータ容量が(ゴミ箱が空になった際に)回復します。

パソコンに保存されたバックアップデータはDVDなどに焼き付けて保管しておきましょう。2箇所にメールのデータが分散されますので、消失リスクを低減できます。

さて、これらの手順は、実は面倒なのです。年毎にメールアドレスを分けてまで、何故Gmailにデータを残すのか？！それはGmailの強力な検索機能を活かすためなのです。

過去のメールを検索する機会はそう多くはありません。しかし、年に数回はお客様とのやりとりや記憶を手繰り寄せる必要に迫られます。その時に、検索でささっと引っ張り出せたらステキです。

他にも利点があります。気づいていない方もいらっしゃいますが、Gmailはストレージサービスの一種なのです。メールに添付されたファイルはそのまま保存されています。例えば、撮影した写真を特定のメールアドレスに送付し続ければ、写真のストレージサービス的な使い方ができます。