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2015-04-16 はてな友の皆様、ご無沙汰しました。お元気ですか?

組織が抱える問題をチェックする10項目と問題解決への長い道のり

同族企業の内輪もめが、耳目を集め、その動向が世をにぎわす昨今です。

とても他人事とは思えない方から、所詮、対岸の火事と冷ややかに見る方、親子喧嘩はトコトン拗れるものと笑える人、反応も様々でしょう。

ある調査機関によると、日本国内の企業94.7%が同族企業だといいます。

会社組織である以上、仮に全株式を所有しているオーナーであっても、他人を一人でも雇用した瞬間から、会社組織は個人の持ち物ではなく、「社会の公器」となります。当然その時点でさまざまな社会的責任が発生します。

したがって会社組織について、常に冷静かつ論理的に、株式の所有と会社経営の本質的な意味を明確に分けて考える必要があります。このことを忘れたまま思考停止した経営者、もしくはそもそもこの原理・原則を知らない経営者が数多く存在するのも事実です。

会社はだれのものか

会社はだれのものか

現代日本において、さまざまな就労形態があるなか、企業にお勤めの皆々様、OBの方々にとっても、程度の差こそあれ、組織人として、ありとあらゆる「理不尽な出来事」に遭遇してきたのではないでしょうか?

いままさに理不尽な揉め事の渦中にあるという方もおられるでしょう。

また各種団体、学校などで、組織を構成する一員=組織人として生きていくうえで、組織の抱える問題に悩まされたことのある方も少なくないはずです。

そこで、組織が抱える問題をチェックするために、こんなチェックリストを用意してみました。

もちろん我と我が身を振り返り、常に自戒と反省を忘れないことを矜持とするために。

私が勝手に「はてなさまのお告げ」と呼んでいる(笑)、今週のお題に答えて言うならば、「この春に始めたいこと・始めたこと」はこのセルフチェックと問題解決へのアプローチです。

組織が抱える問題をチェックする10項目

  1. 定常業務のなかで繰り返し発生する仕事を毎回同じような時間を掛けて処理している。 Yes/No
  2. 個人のやるべきこと、業務の棚卸しができていないため、問題の整理ができていない。 Yes/No
  3. 3年以内の退職率が高いため、社内のPDCAサイクルが機能しない。 Yes/No
  4. メンバーのヤル気によって、成果が大きく変わってしまう。 Yes/No
  5. 属人的な業務遂行スタイルによって、同じような種類のミスが発生している。 Yes/No
  6. ミスを起こす「仕組み」に注目せず、属人的な業務遂行スタイルを容認している。 Yes/No
  7. 「忙しい」という言葉が口癖となり、本来取り組むべき「重要な仕事」に取り組めていない。 Yes/No
  8. 「責任の所在を明らかにする」という口実のもと、犯人捜し、責任転嫁が常態化している。 Yes/No
  9. 「準備:実行:後始末=1:1:1」が理想だが、仕事量の基本配分が偏っている。 Yes/No
  10. 報告・連絡・相談、意思疎通、組織内コミュニケ―ションが十分に行われていない。 Yes/No

Yesとした項目が3つ以上あれば、かなり深刻な状態にあると考えてよいでしょう。

さて、それでは問題解決のためのアプローチはどう行えば良いのでしょうか?

順を追って、見ていきましょう。

1.定常業務のなかで繰り返し発生する仕事を毎回同じような時間を掛けて処理している

毎日発生する事務処理、定常業務は効率よく、片づけてしまいたいものです。特に単純作業でありながら面倒なことは出来る限り、ミスなく、遅滞なく処理したいものです。

そのための工夫はしていますか?

この自問を毎日自分自身の心に向かって繰り返してみてください。

毎日行うことならば、無理なく、無駄なく、ムラなく、処理する方法を考えてみませんか?

この気付きが問題解決の原点だと思います。

2.個人のやるべきこと、業務の棚卸しができていないため、問題の整理ができていない

多くの企業では事業計画、学校では年間予定表などがあるはずです。計画に基づく具体的な目標、目的、それによって生み出されるはずの「価値」が明確に定義できていますか?

それが明確ならば、あなたの「仕事の一覧表」を作ってみましょう。

まず作業項目ごとに小分けします。

そして発生する日、時間帯など時系列で並び替え、仕事の項目を分類します。

さらにそれを「重要性」「頻度」「緊急度」という三つの評価軸を設定し、再分類してみましょう。

上手に分類できれば、こころが「スッキリ!」してきて、その時点で課題の整理が出来ているはずです。

3.3年以内の退職率が高いため、PDCAサイクルが機能しない

入社してきて3年以内で退職してしまう社員が多いのは、組織が抱えている問題が大きいともいえます。せっかく仕事を任せられるようになったところで人材流出。これは経営者やチームリーダーにとって、深刻なリスクです。社内にノウハウも蓄積しにくい状態にあるといえます。

一方、Plan→Do→Check→Action=PDCAサイクルが上手くまわっている「良い習慣」をお持ちの組織に属している方は、日々の仕事をこなす「仕組み」がしっかり機能していて、「いつ、どこで、誰がやっても、同じような品質で、一定の成果が出せる」快感を味わっているはずです。この差はあまりにも大きい。

4.メンバーのヤル気によって、成果が大きく変わってしまう

人間は不安定な生き物である。どんなに優れた人でも、根性やヤル気といったものにはムラがあるものです。私は経験則からそう確信しています。

誰もが体調や生活環境の変化、その日の天候、精神状態などに少なからず左右されます。それを気合いや根性で何とかしようと思うのは、やはり無理があります。よく見てみると仕事の成果にムラが確実に表れているものなのです。

こうした「不安定な要素」や「失敗の種」を人は常に、数多く抱えているといった見方をすることが問題の早期発見につながります。

そして、問題が整理出来たら、チームメンバーが疲弊する要因を特定し、問題を合理的に解決する方法も学ばなければなりません。

その第一歩は「問題に気付くこと」にあると考えます。組織が成長すると「共に気付き、共に考え、共に行動する」習慣が身に付きます。こうなれば、問題解決力は飛躍的にアップします。

5.属人的な業務遂行スタイルによって、同じような種類のミスが発生している

属人的とは「この人でないと処理出来ない」「この人でないと決められない」といった業務遂行パターンがあるかどうかということを指します。

「これが無いと、もしくはこの人がいないと事業や仕事が成り立たない」という要素はどんな組織にもあると思います。

しかし、それは本当にそうなのでしょうか?

その「社内の常識」、「世間の非常識」になっていませんか?

徹底的に業務、作業の標準化を進めてみましょう。その過程で得た「知見」は大きな力となり、個人と組織を成長させてくれます。

6.ミスを起こす「仕組み」に注目せず、属人的な業務遂行スタイルを容認している。

属人的ではない「仕組み」=いつでも、だれでも、同じようにできる業務標準化に目を向けていない。業績が好調な時ほど、こうした問題は顕在化してきません。大きなリスクを抱えているにもかかわらず、です。

7.「忙しい」という言葉が口癖となり、本来取り組むべき「重要な仕事」に取り組めていない

ことば本来の意味に戻って考えてみると、「忙しい」の「忙」とは「心を亡くす」と書きます。

「心を亡くした状態にあることを自ら宣言することを恥だと思いなさい」。こう教えてくれた上司がいました。とても尊敬できる人でした。

慌ただしいとは「心が荒れた状態」であること、心を亡くしたり、荒れた状態にしたまま、仕事の優先順位が決められるはずがない。頭のなかが整理できていないから、心が荒れる、心を亡くすのだと、私はその上司に出会ってから25年経った今、そのように考えています。

さらにいうと、「思考の整理はモノの整理に表れる」と考えています。心を亡くした状態、荒れた状態では、机の上が乱雑になり、鞄のなかに何が入っているか分からなくなるものです。

8.「責任の所在を明らかにする」という口実のもと、犯人捜し、責任転嫁が常態化している。

リーダーが率先して、責任回避や部下への責任転嫁を行っている会社を知っていますが、まあそれはそれは酷いものです。こうした状態で働く人は不幸としか言いようがありません。

部下の心身は疲弊し、コミュニケーションは「分断」され、労働市場において市場価値の高い人から順番に、人と組織を恨んで去っていきます。このような人材流出が大きなリスクであることも知らず、わが世の春?を謳歌しているおめでたい(苦笑)困ったリーダー、あなたの周りにいませんか?

※どうしようもない「ダメ上司」を見分ける5つのポイント

  1. あいまいな指示しか出さず、抽象的な理念・理想を語る
  2. 「部下は上司のために存在する」と考えている
  3. 部下育成のノウハウを学ばない、もしくは考えたこともない
  4. 部下が育つと自分のポジションがなくなると考え、部下の足を引っ張る
  5. 部下を罵倒したり、感情発散の対象にしている
世界基準の上司

世界基準の上司

9.「準備:実行:後始末=1:1:1」が理想だが、仕事量の基本配分が偏っている

仕事量の基本配分は「準備:実行:後始末=1:1:1」。とくにスタートアップや問題解決ではこの配分は強く意識して、無理なく、無駄なく、ムラなく自分の仕事を整理し、進めたいものです。

  • 準備でもっとも大切なことは「連絡」「連携」
  • 実行段階でもっとも大事なことは「確認」と「相談しながら進めること」
  • そして後始末とは「片づける」こと、そして「報告」すること

と私は考えています。

10. 報告・連絡・相談、意思疎通、組織内コミュニケ―ションが十分に行われていない

組織内コミュニケーション不全はなぜ起こるのでしょうか?

その原因を考えたことはありますか?

品質低下やミスを防ぐための「仕組み」も用意せずに、当事者意識の欠如やスキル、経験の不足を居丈高に叱り飛ばすといった理不尽な叱責を行っていませんか?

ダメなリーダーほど恫喝、パワーハラスメントを安易に行うものです。

このようなことが常態化していませんか?

特にリーダーと呼ばれる肩書きを持ったら、このことを自問してみましょう。

現在の日本で暮らす圧倒的大多数は、社会人生活を「従業員」という立場で過ごしています。従業員という立場で「正しいと思ったことが言えない」「自分でコントロールできないことが多い」状況に追い込まれていませんか?

こうした状況で「無理が通れば、道理が引っ込む」というコミュニケーション不全の末期症状が出ている組織では従業員は本来持っている力を出すことができません。

目標達成を阻害する最大の要因は「人の感情」にあるのです。

問題解決に必要な5つのスキル

一人でも部下を持ったら、リーダーたるものチームを構成するメンバーとともに、一度業務遂行の土台となる「仕事のスキル」を確認するところから始めましょう。

チームの組織力を高め、メンバーに気持ち良く働いてもらい、成果を上げるためには以下に述べる5つの基本スキルが構成メンバーすべてに必要不可欠なのです。

  1. 「片づける」スキル:仕事そのものともいえる最重要スキルです。感情をコントロールし、脳トレにもなる最高の鍛錬です。日々の達成感は「片づけ」から味わうことにしましょう。
  2. 「聴く」スキル:常にメモとペンを持ち歩き、正確に最後まで聴き出し、メモを取る技術を身に付ける
  3. 「伝える」スキル:伝える内容は小分けにして、正確かつシンプルな分かりやすい表現を心掛ける
  4. 「段取る」スキル:全ての仕事は「個々の作業」に分解、優先順位を付け、PDCAサイクルを設計する
  5. 「動かす」スキル:あいまいなルールを作らず、特例を認めず、メンバーに気持ち良く動いてもらう

仕事の99%はこの5つのスキルなしでは進められません。また仕事の成果が出ないと悩んだり、評価されていないと不満を口にしたり、報われないと嘆く人の多くは、この5つのスキルが身についていないことが多いのです。

しかも目の前の仕事を「力技」で一気に仕上げようとします。一気にやるということは「失敗したときのやり直しリスク」を高めます。

特に上司や他のメンバーの意見を取り入れながら進めるタイプの仕事では認識の差が大きいほどやり直しの作業量が増え、取り返しのつかない状態に陥ります。

一方、プロフェッショナルと呼ばれ、高い評価を受ける人は、しっかりと準備をしてから、仕事を小分けにして、さらにそれをパターンや型にはめ、仕事の流れをつくるという作業を行います。

さらに成功体験と失敗の苦い経験から得た「知見」を徹底的に整理・分類します。これがプロの基本スキルとなるのです。

根性や運(まぐれ)に頼っているだけでは仕事の成果は安定しません。

時間が生み出すこころの余白。余裕がもたらす「待つ」根気、そして勇気


整理整頓によって、生み出された「時間」がこころの余裕を生む。その余裕がリーダーの思考・感情を整理し、制御可能な冷静な状態に戻してくれる。

それがリーダーの「待つ」根気と勇気を育み、仕事の「仕組み」作りを促し、個人と組織を強く育てることができる。

そのポイントは以下の6つに絞られます。

  1. 事業を安定させるためはまずリーダー自ら率先して、常に自分の身の回り、頭の中を整理する。
  2. 忙しいと感じるときほど「整理」に時間を掛ける。仕事の効率、品質を上げるために必要不可欠な作業であることを知る。ミスやトラブルが発生したときこそ、整理に時間を掛ける。
  3. 仕事の第一優先順位を「空間・情報・思考」を整理すること」に置く。思考の整理は「モノの整理」に表れる。特に思考が混乱し、感情がコントロールできなくなったときに、机、鞄といった身の回りの「モノの整理」をすることが立て直しの最高の処方箋であると実感できる。
  4. 整理して得られる「快感」と整理できないことで起こる「痛み」を正確に知る。
  5. 指示を出す前に仕事についての全体像をしっかり理解・把握し、頭の中を整理すること。
  6. そして指示を出すときは常に「6W3H」を明確にする。

◆6W3Hとは?

  1. When:実施時期と納期(いつやるのか、いつまでにやるのか)
  2. Where:場所(どこでやるのか)
  3. Who:担当者(誰がやるのか)
  4. What:作業内容(何をやるのか)
  5. Why:作業目的(なぜその作業が必要なのか)
  6. Whom:相手/もしくは実施対象(誰のためにその作業を行うのか)

  1. How:具体的な作業の進め方(分かりやすく、シンプルにする)
  2. How much:コスト(いくら掛けるのか)
  3. How many:頻度(何度行うのか)
ブラック・スワン[上]―不確実性とリスクの本質

ブラック・スワン[上]―不確実性とリスクの本質

組織が抱える問題を解決するために、ポイントを整理してみます。

  • 仕事をするうえで、最も重要なスキルは「整理する」ことである。
  • 「整理」とは始まり(起点)と終わり(着地点)を明確に定義し、理にかなったルールを持って、モノ・コト・情報を分類し、いつでも即時対応可能な状態に準備万端整えることである。
  • 感情にとらわれていては「整理」することができない。感情はちょっとした他人の言動、その日の天気など些細なことに影響を受ける。感情にとらわれる人の「できない理由」は次から次へと表れる。
  • 片づけは仕事そのものである。加えて、片づけは「感情」を自らコントロールする鍛錬として理想的な作業でもある。この日々の片づけという小さな「達成体験」が個人と組織を強くする。
  • 「モノ・コト・情報の整理・共有ができないという人間は評価に値しない」。
  • 片づけない、整理しない、情報を共有しない個人と組織はあらゆる場面で隠ぺい工作が常態化する。
  • 特権や例外を認めてはならない。特権や特例を認めれば、その事実が組織全体にモラルハザードを起こし、会社組織を崩壊させる最大の要因となる。悪貨は良貨を確実に駆逐してしまうことを忘れてはならない。
  • 片づけることは理想的な「脳トレ」になる。片づけは前頭葉の主要な活動である「選択・判断・系列化」の三大要素がバランス良く含まれている脳トレーニングである。
  • 片づけを手際よくやれる人は脳科学的にも前頭葉がしっかり鍛えられていることが証明されている。
  • 逆に片づけができない人は単純な処理ミスや致命的な事故を起こしやすい。
脳が冴える15の習慣 記憶・集中・思考力を高める (生活人新書)

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  • 前頭葉の主要三大活動「選択・判断・系列化」は、脳の司令塔である前頭葉を鍛える有効な基礎トレーニングである。

   1.「選択」:複数の選択肢があるときにどちらが良いかを選ぶこと

   2.「判断」:どう処理するかを決める。有効性や重要度を決める。断捨離の基本。

   3.「系列化」:選択し、判断した内容を並べ、思考や行動を組み立てること。

  • 片づけはその作業の連続であり、機能的に身の回り(空間・情報・思考)を整理していくことである。
  • 体調が悪いときや思考が混乱しているとき、さらには「忙しい」という言葉が口から出てくるときほど、生活のリズムが崩れていることが多い。より具体的な症状でいうと、鞄や机の中に何が入っているか分からなくなったり、同じ処理ミスを繰り返したりすることで、時間とコストを浪費してしまう。
  • 体力や前頭葉の機能が著しく低下している人は片づけができなくなる。何をどこに仕舞えば良いかを考える力が弱いので、モノをよく無くすようになる。ビジネスでは致命傷となる。
  • 時間の制約を意識し、選択・判断を効率化させるためのルールを自分の中に作る。その際仕事量の基本配分を強く意識する。仕事量の基本配分は「準備:実行:後始末=1:1:1」。
  • 「準備:実行:後始末=1:1:1」という仕事量配分の基本を身に付け、仕事の起点から通過点、さらにはゴール=着地点まで各段階に報告・連絡・相談という作業を紐付けて、PDCAサイクルを自ら設計、運用できることがリーダーの最も重要なスキルのひとつである。
  • 小さなことから個人と組織の目的、ルール、目標を一致させることを訓練によって学ぶ。組織で学ぶ仕組みをつくることが成否の分かれ目となる。
  • そして、リーダーは謙虚に己を見つめ、反省し、共に働く人が目標を達成するための「助け」として、「仕組み」があるということを根気強く伝え続ける。リーダーが倦まず、休まず、弛まず、この「仕事の本質」を伝え続けることで、ミスを生まない仕組みが動き始める。

本日の参考図書

[図解]トヨタの片づけ

[図解]トヨタの片づけ

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僭越ながらこれまで読んだビジネス書のなかで、30年以上の社会人生活を振り返り、文字通りオールタイムベストと呼べるがこの一冊です。とにかくすべてが合理的で、「整理」とは何かを教えてくれる貴重な一冊です。

通読すると沸き起こる感動、そして、何よりもこころがスッキリする快感を味わえる至高の一冊です。世界で何百万部、いや何千万部と売れて欲しい、ジャパンコンテンツの誇りだと思います。

本日のBGM

One Direction - What Makes You Beautiful/ThePianoGuys

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The Piano Guys

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Wonders (+DVD)

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Piano Guys 2(CD+DVD)

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