仕事のすすめ方

8-5.魚の釣り方を身につける 老子の言葉で「魚を与えるのではなく、魚の釣り方を教えよ」というものがあります。「飢えている人に魚をとってあげれば、一日は食べられるけれど、魚のとり方を教えれば、彼は一生食べることができる」という意味です。 中堅になって伸び悩む人とそうでない人がいます。どちらも頭の回転もはやく、いちを聞いて十を理解してくれますし、実務を任せても定常業務は抜群の安定感です。また、コミュニケーションやリーダーシップも不満のないレベルどころか、周囲と比較しても優れているといった感じです。 ところが定常業務から徐々に方針管理、つまり答えのない仕事を担当し、自ら課題を設定して、その解決方法…

8-4.仕事のバージョンをあげる 毎月とか半年ごととか定期的にやってくる仕事があります。３回も同じことをやると、だいたいやり方やコツもつかめてきて、スムーズにできるようになります。スムーズに仕事がこなせるようになったとき、みなさんはどうしますか？ そこで自分はどうすべきか、ぜひ考えてほしいのです。 同じアウトプットを短い時間で出せるようにして、効率的に仕事をしてほかの仕事をおぼえたり、早く帰るのもひとつでしょう。また、同じ時間をかけるならば、より質の高い、目的に対して不足のないレベルまで付加価値をあげていくという選択肢もあると思います。 要するに仕事に慣れてきたときに、担当しているその仕事は、…

8-3.仕事に「雑用」はない よく「こんな雑用ばかりやらされて」などといったつぶやきを聞くことがあります。ご本人にしてみれば、おそらく気乗りのしない仕事なのでしょうが、このような気分で仕事をすることはだれにとってもハッピーなことではありません。 「変えられないのは、過去と他人。変えられるのは未来と自分」とはよくいったもので、自らがコントロールできないものにフォーカスしてもロクなことはありません。 著者は「仕事に雑用はない」と考えています。なぜならば会社は営利組織である以上、ムダなことはやらないはずであり、頼まれた仕事というのは、必要性があって頼まれたので、自分がやらなくてもだれかがやらなければ…

8-2.苦手意識をリセットする 職場で部下や同僚と話をすると、意外と多いのが「わたしは〇〇が苦手でして…」とお話しされる方です。本人は謙遜しているのかと思いきや、そうではなく本当にそのように思い込んでいる方が大半です。 その証拠にその人に苦手だという分野の仕事をお願いすると、本当に困った顔をされるのです。そして自信なさげに「得意ではないのですが、とりあえずやってみます」といって仕事をはじめる方がほとんどです。 なかには会社員になってから、さまざまな仕事を経験され、その経験を通じて苦手意識が醸成された方もいるのでしょうが、大半は学生時代からの思い込みを引きずっているように感じます。 学生時代に思…

7-9.最新版管理を徹底する よく起こりがちなプリントアウトした資料とＰＣに保存している最新版の内容が違っているといった状況を防ぐ方法を考えてみたいと思います。 最新版の資料を印刷して会議に出す場合に気をつけたいのが、会議に出した資料のバージョンと保存されているファイルのバージョンが合っているかどうかがポイントです。 たとえば会議の直前に軽微な修正が入り、最新版の電子ファイルを開き、該当する部分を直して印刷し、会議の資料は差し替えたとしましょう。それでホッとして、修正した最新版を保存するのを忘れてしまい、会議後に配布資料としてメールで最新版のファイルを配布したつもりが会議で使用した紙の資料と違…

7-8.読み取り専用に設定する さて、ファイル名のルール化とならんで身につけておきたい習慣があります。オフィスのアプリを使って書類をつくる場合、かなりの割合で以前に作成した書類を流用する方法がとられていて、まっさらな新規ファイルに資料をつくりはじめることは、かなりレアではないでしょうか。 以前のファイルを流用するというのは、きわめて合理的な行動ですので、みなさんすでにそうしているであろうと思います。その際に注意したいことは、以前のファイルを流用する際に、ほとんどの場合は完璧にできあがった最終版を使います。 ファイルを開いてそのまま修正箇所を更新しはじめて作業に集中するあまり、ついクセでファイル…

7-6.マスターを決める モノづくりに限らず、品質を管理する手法として、「基準」をを決めて管理し、つねにその基準と照らして管理項目が決められた範囲内におさまっているかをチェックしていく方法があります。 たとえば「メートル原器」とか「温度標準」、「日本標準時」など、単位や時刻の定義をしているものと考えればわかりやすいかと思います。 そのようなオリジナルや基準になるものを「マスター」と呼びます。 事務系の仕事ではおもになにか処理を行う場合の対象者や対象物を基準日時を設けて、正しい状態にして、その内容や件数、値などをマスターデータとして保管し、そのマスターデータを複製してさまざまな資料に加工したり、…